Gestão Contábil: Os 8 erros mais comuns cometidos na gestão de pequenas empresas

Graças à enorme variedade de aplicativos e sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado para pequenas e médias empresas, esta cada vez mais fácil manter os registros contábeis com exatidão, para se saber para onde está indo o dinheiro da sua empresa, não é mesmo?

Embora os softwares de gestão tenham tornado o controle financeiro e a gestão contábil mais fácil para os pequenos empresários, ainda assim, muitos erros são cometidos na contabilidade de uma pequena empresa. Por exemplo, classificar incorretamente uma transação, ou lançar um código errado de um imposto é muito mais comum do que se imagina, principalmente quando é o próprio empresário que resolve fazer os seus lançamentos e a sua própria gestão contábil, visando “economizar” algum dinheiro.

Alguns erros na contabilidade são pequenos, insignificantes e, quando são inevitavelmente percebidos por alguém dentro do seu negócio, fáceis de corrigir. Porém, outros são mais graves e podem ter um efeito significativo sobre a saúde financeira do seu negócio.

Ao longo do tempo, práticas contábeis pobres, feitas por quem não entende de contabilidade, podem distorcer a realidade da saúde fiscal da sua empresa. Em casos graves, repetidos erros contábeis e práticas contábeis ruins podem levar o seu negócio para a insolvência ou até mesmo a falência da empresa.

Neste artigo, examinaremos oito dos erros mais comuns cometidos na contabilidade de pequenas empresas e explicaremos como eles podem criar problemas pequenos ou até muito significativos para o seu negócio.

Boa leitura!

  1. Assumir os lucros sem considerar os custos de um projeto

Você acabou de fechar um negócio de R$ 50.000,00, porém, sua empresa levará três meses para finalizar o mesmo e entregar ao cliente. Sua empresa terá com isso, um custo de R$ 20.000,00 para financiar o projeto. Logo você pensa – “Terei um lucro de R$ 30.000,00 sobre este negócio”, e já o lança em seu financeiro, mesmo antes de ter entregue absolutamente nada. Isso é um grande erro!

O que acontecerá se ao invés de levar três meses, você se deparar com um problema na execução do projeto, que lhe obrigue a precisar de mais três meses para finalizá-lo? Quanto isso irá lhe custar a mais? Este novo prazo, irá tornar a estimativa de custos iniciais de R$ 20.000,00 totalmente incorreta, não é mesmo? Então qual será o seu lucro agora?

É muito tentador lançar cada novo negócio como entrada de recursos financeiros logo que se fecha um contrato – afinal, é uma nova renda para o seu negócio, e como não lançar? Mas agir assim pode fazer sua empresa parecer mais saudável do que realmente é e dar-lhe uma imagem distorcida da condição financeira real do seu negócio. Nem toda entrada de recurso em seu caixa, significa lucro.

  1. Não levar a gestão contábil do negócio realmente a sério

A chave para uma gestão contábil realmente eficiente é registrar tudo. Desde pequenas transações até grandes pagamentos de clientes e fornecedores, é importante garantir que tudo seja registrado e devidamente categorizado em seu plano de contas.

Não importa o quão pequeno seja o seu negócio, encarar a gestão contábil seriamente lhe dará uma imagem precisa e confiável da saúde financeira da sua empresa, permitindo que você determine exatamente quão bom (ou ruim) foi o seu desempenho empresarial em um determinado período.

Categorizar diferentes tipos de ativos e passivos corretamente para realizar uma verificação mensal de seus lançamentos, o estabelecimento de uma gestão contábil séria e a utilização de um bom sistema de gestão para o seu negócio, são as grandes chaves para mantê-lo financeiramente seguro.

  1. Falha ao definir suas contratações

Sua empresa tem funcionários? Em caso afirmativo, eles são funcionários da sua empresa, isto é, contratados em regime de CLT, ou são pessoas jurídicas contratadas para exercer determinadas funções?

Há uma grande diferença entre um empregado e um empreiteiro (P.J. contratado) – uma diferença que você precisará levar seriamente em conta.

Compreender a diferença entre um empregado e um contratado, bem como as consequências contábeis dessa diferença, é vital para evitar que sua empresa registre suas contas de forma imprecisa.

  1. Gerenciar, você mesmo, todas as suas contas internas

Você administra bem o seu financeiro e as suas despesas internas?

Quando você gerencia uma empresa extremamente pequena com receita limitada, pode ser tentador para reduzir custos, lidar com sua contabilidade de seu próprio jeito.

Você mesmo fazer a sua gestão contábil pode parecer uma ótima maneira de poupar dinheiro, porém, este tipo de atitude pode ser realmente o maior custo do seu negócio, afinal, qual é a sua especialidade?

A contratação de um contador especializado em seu segmento de mercado, pode até parecer um custo que você pode evitar “fazendo você mesmo a sua contabilidade”, porém, um contador especializado é indispensável ao planejamento tributário e financeiro de sua empresa, e pode lhe poupar muito dinheiro na gestão contábil eficiente de suas finanças.

Desde deduções fiscais que você não sabia que poderia se beneficiar, o melhor regime de tributação, a geração de dados contábeis precisos, o cumprimento das declarações acessórias que devem ser enviadas ao fisco, a apuração correta de seus impostos e orientações contínuas sobre as melhores decisões que você precisa tomar na gestão de seu negócio, a presença de um contador se torna indispensável para qualquer negócio que almeja um crescimento sustentável.

Fazer você mesmo a sua gestão contábil pode lhe custar muito dinheiro.

  1. Falha em conciliar as contas bancárias e os registros contábeis

É importante que sua empresa faça a conciliação bancária de suas contas com frequência. A conciliação bancária é o processo de verificação de que o saldo de uma conta listada em seus livros é realmente precisa e correta, garantindo que os registros correspondam ao saldo real de sua conta bancária.

É muito comum que pequenos gastos e despesas que você não julgue importante não sejam registrados. Isto é um erro que deve ser evitado. Conciliar as suas contas – desde o saldo bancário do seu negócio até as contas a pagar – lhe permite controlar com precisão a sua situação financeira.

Pequenas empresas devem sempre conciliar suas contas com seus livros a cada mês para garantir que todas as suas transações sejam registradas com precisão, impedindo que seus livros fiquem fora de sincronia com o status real de suas contas.

  1. Esquecer-se de registrar pequenas transações

Como sua empresa gerencia suas pequenas transações?

É muito fácil pensar em transações de pequeno porte como sem importância.  Mas é essencial que sua empresa tenha um registro de todos os seus gastos, não importa quão insignificantes você julgue que sejam. É importante registrar pequenas transações, como por exemplo, pagar por uma entrega postal ou a compra de um envelope, mesmo que o custo seja insignificante.  Todo e qualquer gasto deve ser registrado, mesmo que sejam apenas R$0,10 centavos de real.

Isto é especialmente importante em ambientes de varejo, onde muitas transações são realizadas em dinheiro. Seja rigoroso em registrar as pequenas transações e torne muito mais fácil gerenciar os custos maiores.

Mantendo um registro das pequenas transações, você será capaz de gerenciar facilmente seus livros contábeis. Você verá o quanto isso será importante à medida que sua empresa for crescendo e o numero de transações financeiras também.

  1. Não atribuir orçamentos claros para cada projeto

Sua empresa inicia projetos sem atribuir um orçamento claro e específico para o mesmo?

Assumir um projeto sem qualquer ideia de quanto ele pode custar a sua empresa é uma maneira fácil de gastar muito mais do que você pretendia inicialmente.

Não conseguir orçar efetivamente um projeto, torna difícil o controle dos custos referente ao mesmo, e pode gerar um custo muito maior para o seu financeiro. Isso pode fazer com que sua empresa gaste seus recursos financeiros, que já são limitados, em projetos que não produzirão retorno algum sobre o investimento.

À medida que você fizer uma gestão contábil eficiente, sua empresa se tornará cada vez mais estabelecida, e você terá ciência de quanto seu negócio precisará gastar para continuar operando. Isso facilitará a configuração de orçamentos para projetos que são grandes o suficiente para tornar o sucesso possível, porém sem excesso ou desperdícios.

  1. Comunicação ruidosa e ineficiente com seu contador

Seu contador sabe o que realmente está acontecendo em seu negócio?

É muito importante que sua empresa mantenha todas as informações registradas de forma clara e precisa sobre suas transações e ainda mais importante, que essas informações sejam continuamente enviadas à contabilidade.

Custos aparentemente pequenos como a compra de produtos ou serviços – especialmente aqueles com custos mensais recorrentes – se não reportados ao seu contador pode causar sérios problemas e muito trabalho extra para ajuste das contas.

Além de se comunicar claramente com seu contador, mantenha um registro de todas as transações, de preferencia numa planilha fornecida por ele, pois será muito mais fácil monitorar todos os seus rendimentos e gastos.

Se for difícil para você fazer isso de forma digitalizada, faça em um livro-caixa de papel mesmo. Mas, o importante é manter rigorosamente o registro de tudo.

Conclusão

Como um empreendedor de sucesso e proprietário de um pequeno negócio, talvez seja muito tranquilo se pensar que se é um super-herói e que se consegue realizar múltiplas tarefas com o mesmo nível de eficiência. Porém, quando se trata da administração financeira da empresa, o assunto é muito mais sério e requer conhecimentos especializados no assunto. E é muito mais inteligente e benéfico para o bem do negócio, deixar que especialistas no assunto cuidem disso para você.

Um contador especializado em contabilidade para pequenas empresas pode ajudá-lo a descobrir a melhor maneira de usar seus ativos, para que você possa se beneficiar de inúmeras vantagens financeiras.

São muitos os benefícios que você e sua empresa terão ao envolver a experiência de um contador na gestão contábil e financeira de seu pequeno negócio. Contadores não sabem lidar apenas com números, eles podem fornecer conselhos sobre tributação, modelos de negócios e formas vitais de gerir o seu negócio financeiramente, para que sua empresa atinja a sustentabilidade e o sucesso necessário num futuro bem próximo.

Lembre-se: como proprietário de uma pequena empresa, você é um especialista em seu próprio campo de atuação, e não um especialista em formas de tributação ou administração financeira. E isso é fantástico, pois o seu negócio precisa da sua expertise para ser competitivo. Por isso, um contador pode ser o seu maior aliado rumo ao sucesso empresarial tão desejado por você ao abrir sua pequena empresa. Pense nisso!

E então, você mesmo administra as finanças de seu negócio e sente uma imensa dificuldade em fazer a gestão contábil de todas as suas operações de um modo eficiente? Conte-nos mais sobre isso deixando seu comentário logo abaixo. Registre também suas dúvidas. Amamos interagir com você!

Muito boa sorte ao empreender com sucesso e até a próxima!

A Contabilidade eficaz para sua clinica médica

Talvez você, como um empreendedor da área da saúde esteja pensando: “Eu sei que eu deveria ter um orçamento adequado e uma contabilidade eficaz para minha clínica médica, mas eu nunca consegui chegar nem perto disso”.  Será que Isso soa familiar?

Fique tranquilo, você não está sozinho meu caro doutor. Muitas clínicas médicas não conseguem estabelecer um orçamento adequado para sua gestão financeira, e algumas o fazem, porém, algum tempo depois nunca mais olham para ele novamente.

Infelizmente, empreendedores da área da saúde que não fazem um planejamento orçamentário e uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, estão a cada dia mais endividados e com a saúde financeira da clínica indo de mal a pior. A sobrecarga orçamentária parece muito alta e muitas vezes não sobra sequer dinheiro suficiente para os próprios médicos no final do mês.

A falta de uma contabilidade eficaz para sua clínica médica gera uma série de outros problemas, tais como:

  • Excesso ou falta de pessoal
  • Desperdício de suprimentos
  • Compras impróprias ou desnecessárias
  • Conflitos entre os médicos (sócios)
  • Pagamento indevido de impostos sobre o faturamento
  • Falta de reserva para contingencias e planos de melhorias
  • As vezes geram até desfalques

Infelizmente não se aprende a fazer uma contabilidade eficaz para sua clínica médica nas faculdades de medicina ou em residências nos hospitais. Porém, é uma habilidade que todo empreendedor deve desenvolver, e nada melhor do que o auxilio de uma assessoria contábil para facilitar este aprendizado.

A assessoria contábil será uma grande aliada de sua clínica médica e o ajudará a manter a saúde financeira do seu empreendimento totalmente estável. Os contadores especializados irão criar juntamente com você um planejamento tributário e um planejamento financeiro, com controles orçamentários que irão gerar diversos benefícios para sua clínica médica. Você terá mais disciplina em suas retiradas, em seus processos de compra de suprimentos, controle de estoque, contratação de pessoal, gastos com infraestrutura e muito mais. Isto resultará numa prática financeira mais saudável para o negócio, mitigando os problemas e aumentando a lucratividade do mesmo.

Por isso, ao falarmos sobre uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, pensamos em três passos que você pode dar para estabelecer um padrão de gestão voltado ao crescimento do negócio, Vamos lá? .

Passo 1: Controle as despesas adequadamente através de um bom planejamento financeiro

Muitos médicos não conhecem sequer os custos para que a prática diária de seu ofício seja eficiente e sua clínica médica mantenha um bom padrão de atendimento. Alguns não sabem nem como fazer uma planilha simples para criar um acompanhamento diário ou semanal de suas contas a pagar e contas a receber. Isto é um fato!

Então vamos lá! Comece mantendo o controle de onde você gasta o seu dinheiro. Se você conta com o apoio de uma assessoria contábil, felizmente você terá padrões de controles estabelecidos para as despesas. Esses controles estão estabelecidos no seu planejamento financeiro, possibilitando assim previsões para evitar sobrecargas de contas a pagar ao final de um período. Tendo esta visão de para onde está indo o seu dinheiro, você poderá inclusive modificar o planejamento financeiro caso seja necessário.

Embora você possa controlar as despesas sem um planejamento financeiro adequado para sua clínica médica, se você não tiver um bom planejamento realizado por profissionais especializados em contabilidade, você terá uma difícil (ou quase impossível) missão de visualizar e entender se o seu empreendimento é lucrativo ou não.

Por isso, fazer uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, deve fazer parte do seu modelo de negócios. Este planejamento deve ser realizado pelos profissionais designados por sua assessoria contábil contratada, com a participação de todos os sócios e gestores, para que todos tenham ciência e se portem de modo à que o planejamento seja um sucesso!

Importante: O planejamento financeiro deve ser analisado mensal, trimestral ou semestralmente, para que ações de contingência sejam tomadas caso necessário.

Passo 2: Use pontos de referência para criar o seu planejamento financeiro

O próximo passo para se ter uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, é criar um plano de contas simples para identificar cada despesa e receita do empreendimento em seu planejamento financeiro.  O ideal é se criar categorias para cada tipo de despesa e cada tipo de receita e ajustá-las em seu plano de contas, para que sirvam como pontos de referência em futuras análises contábeis comparativas entre o seu planejamento financeiro e real situação financeira da clinica.

Provavelmente sua assessoria contábil já tenha um modelo padrão de plano de contas e um ponto de referência estabelecido para facilitar a integração de dados contábeis com o sistema contábil utilizado pela mesma. Assim o processo ganha em agilidade e segurança, pois se evita uma terceira digitação de dados, o que poderia incorrer em erros comuns de digitação, gerando dados não confiáveis.

Importante: Através do plano de contas, você pode criar uma linha de referência para seus relatórios financeiros anuais ou seu balanço. Todos os anos, é de suma importância a atualização dos dados de referência do período, para que os seus pontos de referência sempre reflitam a realidade financeira do negócio.

Passo 3: Regularmente compare a realidade financeira de sua clínica com o seu planejamento financeiro

Um planejamento financeiro não serve para nada se você não comparar periodicamente as finanças reais da sua clínica médica, com o seu plano orçamentário, para assim realizar alguns ajustes caso seja necessário.

Este tipo de avaliação comparativa é conhecido como “análise de variância.” Em uma análise de variância, você deve olhar para todos os números financeiros reais de sua clínica que estão dentro do estabelecido em seu planejamento financeiro, o quanto eles variam e por que razão. Realizar este tipo de análise e agir sobre o que você identificou com ela, orientando adequadamente a sua atenção para uma solução imediata da questão,  é o que faz ser muito útil a criação de um planejamento financeiro e consequentemente uma contabilidade eficaz para sua clínica médica.

Recomendamos uma analise de variância para a maioria das clinicas médicas, para que possíveis problemas sejam identificados antecipadamente e um plano de contingência seja colocado em prática. Assim, evita-se que a saúde financeira da clínica fique em risco e a estabilidade no negócio ameaçada.

Vamos a um exemplo prático de analise de variância:

Se os custos com horas extras dos funcionários das clínicas ou de médicos contratados estão subindo de forma demasiada, e os gestores querem descobrir isso antes do final do ano, uma análise de variância mensal pode ser muito para a maioria das clinicas, já que o número de dias (e às vezes o número de períodos de pagamento) varia a cada mês e algumas clínicas praticam formas de pagamentos distintas, tais como pagamentos trimestrais, semestrais e até anuais dessas horas extras.  Logo, o mais indicado seria uma análise trimestral, que tenderia a suavizar a variação estatística mensal, mostrando um cenário mais próximo da realidade, com menos falso-positivos para anormalidades.

Além da análise da variância trimestral, você também deve ajustar o seu orçamento a qualquer momento, prevendo ou provisionando possíveis mudanças, como no caso de um aumento de retiradas dos sócios ou algumas premiações extras por metas concretizadas para motivar seus os funcionários.

Como mencionado anteriormente, é melhor que sua assessoria contábil realize esta análise de variância. E quando uma análise revelar quaisquer estatísticas que variam de forma significativa a partir do planejamento financeiro, um contador responsável por sua empresa é quem irá explicar cuidadosamente os resultados obtidos com as análises aos sócios.

Importante: Apenas por segurança, é muito interessante que os sócios e gestores da clínica possam ocasionalmente realizar esta análise em conjunto com sua assessoria contábil. Assim, evita-se qualquer tipo de desconforto em relação aos resultados apresentados e se tem a ciência de todos em relação à realidade financeira do negócio.  

E por fim…

Um investimento realmente inteligente ao se pensar em empreender na área da saúde com a abertura de uma clínica médica é a contratação de uma assessoria contábil quando você estiver montando o seu plano de negócios, pois assim você terá um planejamento financeiro antes mesmo do empreendimento entrar em funcionamento.

Este tipo de investimento possibilitará que você tenha uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, resultando em uma prática empreendedora de seu ofício mais suave, mais rentável e menos estressante para todos.

Nós da Proativa Contabilidade, somos especializados em contabilidade para clinicas médicas. Venha tomar um café conosco, vamos finalmente fazer o planejamento financeiro de sua clinica médica, para que você consiga ter realmente um diagnóstico adequado sobre a saúde financeira do seu tão sonhado empreendimento na área da saúde!

 

Um forte abraço e até muito breve!