Planejamento Financeiro para Clínicas Médicas: todos os fatos que você precisa saber!

O planejamento financeiro para clínicas médicas é uma das bases para o sucesso do empreendimento. Da mesma maneira como o empresário médico cuida da vida de seus pacientes, deve também cuidar da saúde financeira de sua empresa.

Os pacientes procuram a clínica para cuidar de sua saúde, que precisa estar em perfeita ordem para suas atividades e, assim também, a clínica precisa dos cuidados específicos, principalmente com relação à área financeira, o principal alicerce para a estrutura empresarial.

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser feito com critério e metodologia, já que, se o setor não for levado a sério, quem corre risco é a própria clínica, que pode correr sérios riscos com relação à sua manutenção no mercado.

Torna-se claro que, para responsável por uma clínica médica a maior preocupação está relacionada com o bem estar do paciente, mas quem administra uma clínica não pode se esquecer de que, para mantê-la com saúde financeira, com os melhores equipamentos e com as condições de atendimento necessárias, o gerenciamento financeiro deve ser eficiente.

Conheça as principais recomendações para manter o bom planejamento financeiro para clínicas médicas:

        1-Manter em dia o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma necessidade para toda e qualquer empresa. A administração financeira exige alguns cuidados especiais com relação à sua estrutura, como equipamentos e pessoal. O profissional responsável deve registrar todas as movimentações financeiras do empreendimento, até mesmo as menores despesas.

A manutenção do fluxo de caixa de uma clínica médica pode ser feita através de um sistema de gestão informatizado, atendendo melhor às necessidades da empresa e permitindo ao profissional cuidar de todas as atividades sem grandes preocupações.

         2-Criar um plano financeiro para a clínica

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve orientar-se pelas atividades normais do dia a dia da empresa. A utilização de dados concretos permite ao médico estabelecer um plano para o futuro da clínica com mais praticidade.

Utilizando os dados obtidos através de um sistema de gestão financeira cria-se a possibilidade de projetar os dados para o futuro, considerando as receitas e as despesas necessárias e gerando condições para redução de custos sem perda de qualidade no atendimento, ao mesmo tempo em que se abre a possibilidade de novos investimentos.

Para o médico, é importante entender que a tecnologia está em constante evolução e a medicina não fica fora dessa evolução. A aplicação de novas tecnologias exige investimentos, que somente será possível mediante um planejamento financeiro consciente e criterioso.

        3-Contratar assessoria contábil especializada

Devemos lembrar, contudo, que o médico foi preparado para cuidar da saúde e não especificamente para administrar uma empresa. Em determinados casos, a melhor alternativa é contratar uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas  que possa direcionar a gestão financeira e montar o planejamento financeiro para clínicas médicas.

A assessoria contábil, através de um contador qualificado, poderá montar o planejamento financeiro de uma forma organizada, simulando condições e permitindo que o profissional médico responsável tenha mais tranquilidade para conduzir suas próprias atividades profissionais.

Vale dizer, no entanto, que o profissional responsável pela empresa é quem conduz os destinos de sua clínica médica. Embora tenha uma assessoria especializada em contabilidade para clínicas médicas para poder direcionar melhor as atividades financeiras da empresa, é ele quem decide os destinos de sua clínica, com o acompanhamento direto dos processos empresariais.

         4-Criar uma estrutura para a contabilidade

Para ter mais tempo para suas atividades profissionais e, ao mesmo tempo, conduzir o planejamento financeiro para clínicas médicas, o responsável pela empresa deve montar uma estrutura para a contabilidade, mantendo sempre em ordem as contas a pagar e contas a receber.

Com essa estrutura montada, ficará mais fácil verificar com antecedência as atitudes a tomar, evitando contas a receber em atraso e permitindo a liquidação de contas a pagar dentro dos prazos.

        5-Manter um fundo de reserva

Para viabilizar o planejamento financeiro para clínicas médicas, é necessário estabelecer um fundo de reserva para enfrentar possíveis momentos de crise na empresa, como a necessidade de manutenção de equipamentos ou a queda nos serviços.

O capital de giro deve ser analisado para os próximos meses e a reserva deve ser suficiente para cobrir qualquer necessidade futura. Com a reserva, se a clínica passar por momentos de crise será possível superar e encontrar meios para dar continuidade às atividades empresariais.

       6-Separar contas pessoais das contas da clínica médica

Mesmo sendo uma clínica conduzida por um só profissional, trata-se de uma empresa. Desta maneira, o planejamento financeiro para clínicas médicas exige a total separação das contas pessoais daquelas da empresa.

O profissional, embora proprietário, deve conduzir seus gastos através de um pró-labore previamente estabelecido, sem recorrer ao caixa da empresa para cobrir seus custos pessoais, da mesma forma que não deve usar de seus recursos para cobrir gastos da empresa, como a utilização do cartão de crédito, por exemplo.

Manter o planejamento atualizado

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser visto através de seu próprio conceito: trata-se de um plano que ainda não foi concretizado e que, portanto, está sujeito a alterações.

A atualização do planejamento financeiro deve ser constante, fazendo-se o seu manejo sempre que se apresentar necessário. O empresário deve estabelecer metas que possam ser atingidas, dentro das possibilidades da clínica médica, cumprindo com essas metas e mantendo as previsões de acordo com as alterações percebidas pela contabilidade.

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser analisado constantemente, verificando o crescimento da empresa, suas necessidades de atualização tecnológica, previsão de custos e necessidade de investimentos.

Conclusão

Da mesma forma que qualquer outro tipo de atividade, a clínica médica também exige constante atualização por parte de seu dirigente. À medida que está aprendendo novas técnicas de planejamento financeiro para clínicas médicas, o próprio profissional poderá encontrar meios de conduzir sua empresa e torná-la viável no concorrido mercado de saúde.

Contudo, é preciso entender que vivemos num mundo em constante evolução, onde quem não busca aprender pode ser atropelado pela concorrência. Assim, é necessário sempre buscar novas informações e novas ferramentas, conhecendo os conceitos de gestão financeira e participando de cursos que possam melhorar a área financeira da empresa.

Se tiver alguma dúvida sobre como fazer um bom planejamento financeiro para clínicas médicas, e precisar do auxílio de uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas, entre em contato conosco.

Nós da Proativa Contabilidade conhecemos todos os trâmites legais da área da saúde, a atuamos lado a lado com médicos empreendedores há muito tempo buscando encontrar as mais diversas soluções que melhor se adaptem ao propósito do crescimento e sustentabilidade financeira e contábil de suas clínicas médicas.

Venha tomar um café conosco Doutor e vamos atuar juntos rumo ao sucesso total de seu empreendimento!

Muito boa sorte!

A Contabilidade eficaz para sua clinica médica

Talvez você, como um empreendedor da área da saúde esteja pensando: “Eu sei que eu deveria ter um orçamento adequado e uma contabilidade eficaz para minha clínica médica, mas eu nunca consegui chegar nem perto disso”.  Será que Isso soa familiar?

Fique tranquilo, você não está sozinho meu caro doutor. Muitas clínicas médicas não conseguem estabelecer um orçamento adequado para sua gestão financeira, e algumas o fazem, porém, algum tempo depois nunca mais olham para ele novamente.

Infelizmente, empreendedores da área da saúde que não fazem um planejamento orçamentário e uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, estão a cada dia mais endividados e com a saúde financeira da clínica indo de mal a pior. A sobrecarga orçamentária parece muito alta e muitas vezes não sobra sequer dinheiro suficiente para os próprios médicos no final do mês.

A falta de uma contabilidade eficaz para sua clínica médica gera uma série de outros problemas, tais como:

  • Excesso ou falta de pessoal
  • Desperdício de suprimentos
  • Compras impróprias ou desnecessárias
  • Conflitos entre os médicos (sócios)
  • Pagamento indevido de impostos sobre o faturamento
  • Falta de reserva para contingencias e planos de melhorias
  • As vezes geram até desfalques

Infelizmente não se aprende a fazer uma contabilidade eficaz para sua clínica médica nas faculdades de medicina ou em residências nos hospitais. Porém, é uma habilidade que todo empreendedor deve desenvolver, e nada melhor do que o auxilio de uma assessoria contábil para facilitar este aprendizado.

A assessoria contábil será uma grande aliada de sua clínica médica e o ajudará a manter a saúde financeira do seu empreendimento totalmente estável. Os contadores especializados irão criar juntamente com você um planejamento tributário e um planejamento financeiro, com controles orçamentários que irão gerar diversos benefícios para sua clínica médica. Você terá mais disciplina em suas retiradas, em seus processos de compra de suprimentos, controle de estoque, contratação de pessoal, gastos com infraestrutura e muito mais. Isto resultará numa prática financeira mais saudável para o negócio, mitigando os problemas e aumentando a lucratividade do mesmo.

Por isso, ao falarmos sobre uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, pensamos em três passos que você pode dar para estabelecer um padrão de gestão voltado ao crescimento do negócio, Vamos lá? .

Passo 1: Controle as despesas adequadamente através de um bom planejamento financeiro

Muitos médicos não conhecem sequer os custos para que a prática diária de seu ofício seja eficiente e sua clínica médica mantenha um bom padrão de atendimento. Alguns não sabem nem como fazer uma planilha simples para criar um acompanhamento diário ou semanal de suas contas a pagar e contas a receber. Isto é um fato!

Então vamos lá! Comece mantendo o controle de onde você gasta o seu dinheiro. Se você conta com o apoio de uma assessoria contábil, felizmente você terá padrões de controles estabelecidos para as despesas. Esses controles estão estabelecidos no seu planejamento financeiro, possibilitando assim previsões para evitar sobrecargas de contas a pagar ao final de um período. Tendo esta visão de para onde está indo o seu dinheiro, você poderá inclusive modificar o planejamento financeiro caso seja necessário.

Embora você possa controlar as despesas sem um planejamento financeiro adequado para sua clínica médica, se você não tiver um bom planejamento realizado por profissionais especializados em contabilidade, você terá uma difícil (ou quase impossível) missão de visualizar e entender se o seu empreendimento é lucrativo ou não.

Por isso, fazer uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, deve fazer parte do seu modelo de negócios. Este planejamento deve ser realizado pelos profissionais designados por sua assessoria contábil contratada, com a participação de todos os sócios e gestores, para que todos tenham ciência e se portem de modo à que o planejamento seja um sucesso!

Importante: O planejamento financeiro deve ser analisado mensal, trimestral ou semestralmente, para que ações de contingência sejam tomadas caso necessário.

Passo 2: Use pontos de referência para criar o seu planejamento financeiro

O próximo passo para se ter uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, é criar um plano de contas simples para identificar cada despesa e receita do empreendimento em seu planejamento financeiro.  O ideal é se criar categorias para cada tipo de despesa e cada tipo de receita e ajustá-las em seu plano de contas, para que sirvam como pontos de referência em futuras análises contábeis comparativas entre o seu planejamento financeiro e real situação financeira da clinica.

Provavelmente sua assessoria contábil já tenha um modelo padrão de plano de contas e um ponto de referência estabelecido para facilitar a integração de dados contábeis com o sistema contábil utilizado pela mesma. Assim o processo ganha em agilidade e segurança, pois se evita uma terceira digitação de dados, o que poderia incorrer em erros comuns de digitação, gerando dados não confiáveis.

Importante: Através do plano de contas, você pode criar uma linha de referência para seus relatórios financeiros anuais ou seu balanço. Todos os anos, é de suma importância a atualização dos dados de referência do período, para que os seus pontos de referência sempre reflitam a realidade financeira do negócio.

Passo 3: Regularmente compare a realidade financeira de sua clínica com o seu planejamento financeiro

Um planejamento financeiro não serve para nada se você não comparar periodicamente as finanças reais da sua clínica médica, com o seu plano orçamentário, para assim realizar alguns ajustes caso seja necessário.

Este tipo de avaliação comparativa é conhecido como “análise de variância.” Em uma análise de variância, você deve olhar para todos os números financeiros reais de sua clínica que estão dentro do estabelecido em seu planejamento financeiro, o quanto eles variam e por que razão. Realizar este tipo de análise e agir sobre o que você identificou com ela, orientando adequadamente a sua atenção para uma solução imediata da questão,  é o que faz ser muito útil a criação de um planejamento financeiro e consequentemente uma contabilidade eficaz para sua clínica médica.

Recomendamos uma analise de variância para a maioria das clinicas médicas, para que possíveis problemas sejam identificados antecipadamente e um plano de contingência seja colocado em prática. Assim, evita-se que a saúde financeira da clínica fique em risco e a estabilidade no negócio ameaçada.

Vamos a um exemplo prático de analise de variância:

Se os custos com horas extras dos funcionários das clínicas ou de médicos contratados estão subindo de forma demasiada, e os gestores querem descobrir isso antes do final do ano, uma análise de variância mensal pode ser muito para a maioria das clinicas, já que o número de dias (e às vezes o número de períodos de pagamento) varia a cada mês e algumas clínicas praticam formas de pagamentos distintas, tais como pagamentos trimestrais, semestrais e até anuais dessas horas extras.  Logo, o mais indicado seria uma análise trimestral, que tenderia a suavizar a variação estatística mensal, mostrando um cenário mais próximo da realidade, com menos falso-positivos para anormalidades.

Além da análise da variância trimestral, você também deve ajustar o seu orçamento a qualquer momento, prevendo ou provisionando possíveis mudanças, como no caso de um aumento de retiradas dos sócios ou algumas premiações extras por metas concretizadas para motivar seus os funcionários.

Como mencionado anteriormente, é melhor que sua assessoria contábil realize esta análise de variância. E quando uma análise revelar quaisquer estatísticas que variam de forma significativa a partir do planejamento financeiro, um contador responsável por sua empresa é quem irá explicar cuidadosamente os resultados obtidos com as análises aos sócios.

Importante: Apenas por segurança, é muito interessante que os sócios e gestores da clínica possam ocasionalmente realizar esta análise em conjunto com sua assessoria contábil. Assim, evita-se qualquer tipo de desconforto em relação aos resultados apresentados e se tem a ciência de todos em relação à realidade financeira do negócio.  

E por fim…

Um investimento realmente inteligente ao se pensar em empreender na área da saúde com a abertura de uma clínica médica é a contratação de uma assessoria contábil quando você estiver montando o seu plano de negócios, pois assim você terá um planejamento financeiro antes mesmo do empreendimento entrar em funcionamento.

Este tipo de investimento possibilitará que você tenha uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, resultando em uma prática empreendedora de seu ofício mais suave, mais rentável e menos estressante para todos.

Nós da Proativa Contabilidade, somos especializados em contabilidade para clinicas médicas. Venha tomar um café conosco, vamos finalmente fazer o planejamento financeiro de sua clinica médica, para que você consiga ter realmente um diagnóstico adequado sobre a saúde financeira do seu tão sonhado empreendimento na área da saúde!

 

Um forte abraço e até muito breve!