4 Dicas de Contabilidade para Pequenas Empresas

Todo empreendedor que decide abrir uma empresa, tem um objetivo em mente: A Lucratividade do Negócio! No entanto, para que uma empresa seja verdadeiramente lucrativa, é preciso que seus gestores gerenciem suas contas com sucesso. Não é preciso que se tenha qualificação contábil para gerenciar as finanças da uma empresa de forma eficiente. Porém, é preciso que se tenha um excelente sistema de gestão que ofereça soluções eficazes para todos os problemas de gerenciamento de contas de sua empresa. Além do software, é fundamental contar com o apoio de uma assessoria contábil especializada em seu tipo de negócio, para integrar o sistema de gestão e otimizar os processos financeiros de sua empresa.

Converse com seu contador a respeito, de repente ele já trabalhe com algum sistema de gestão integrado e pode lhe oferecer este serviço para que sua contabilidade e seu financeiro estejam totalmente alinhados.

Ao gerir administrativamente uma pequena empresa, pequenos erros financeiros e contábeis, por mais simples que sejam, podem causar sérios problemas ao futuro do empreendimento. Por isso, é muito aconselhável esta integração entre a empresa e sua assessoria contábil, para além de se evitar problemas financeiros que possam comprometer a sustentabilidade do negócio, se possa também, realizar um bom planejamento financeiro e um planejamento tributário, de modo a se reduzir os custos com impostos e melhorar a rentabilidade da empresa.

Por isso, hoje resolvemos compartilhar algumas dicas de contabilidade para pequenas empresas, para que você, como gestor de um pequeno empreendimento corporativo consiga entender os prós e os contras de se ter um bom planejamento financeiro e uma gestão contábil eficiente.

1º Organização é Fundamental

A primeira dica que temos para você é: Mantenha todos os documentos financeiros de sua empresa organizados. Uma atitude simples de organização de todos os seus documentos referente as suas contas a pagar e suas contas a receber, pode gerar uma grande economia de tempo e reduzir consideravelmente as possibilidades de erros humanos que por ventura poderiam acontecer.

2º Você precisa manter seu foco em…

    • Previsões de fluxo de caixa  – A previsão de fluxo de caixa é a previsão das receitas e despesas mensais de sua empresa e é usada para identificar possíveis falta de liquidez para se cumprir com os compromissos financeiros do negócio.
    • Percentuais de lucro  – Os valores recebidos pelas vendas de seus produtos ou serviços, menos os custos fixos e variáveis para produção dos produtos ou serviços vendidos, é igual ao percentual de lucro de sua empresa.
    • Ponto de equilíbrio  – O ponto de equilíbrio de um negócio é quando o rendimento total é igual às suas despesas. Uma vez alcançado o seu ponto de equilíbrio, você está pronto para começar a ter lucro.

Os três aspectos acima são importantes indicadores de gestão financeira para o seu negócio. Eles também fornecem feedback sobre o desempenho atual e o futuro provável de sua empresa.

Tente manter uma rotina eficiente de controle em seu estoque e verifique se a quantidade de itens registrados no sistema é a mesma que consta fisicamente armazenada.

3º Mantenha uma rotina semanal de revisão contábil/financeira

Manter uma rotina semanal de controle e revisão em seu fluxo de caixa resultará em um processo contábil suave ao final de cada mês, para que assim, se consiga gerar relatórios com dados financeiros precisos para que os gestores possam tomar as melhores e mais assertivas decisões para o bem do negócio.

4º A utilização do sistema de gestão é fundamental

Não basta apenas ter uma pessoa competente para administrar o financeiro de uma empresa. O sucesso empresarial depende de uma série de fatores, isto é, ter uma pessoa competente, um excelente sistema de gestão integrado à sua assessoria contábil e o acompanhamento e monitoramento de seu contador para que todos os processos estejam muito bem alinhados. A utilização de um sistema de gestão é fundamental para a organização e fidelização dos dados e processos, pois, caso você troque de funcionário por qualquer motivo, outro colaborador possa ser facilmente treinado e assim, continuar o mesmo processo padrão que o anterior.

Conclusão

Um bom sistema de gestão pode simplificar, automatizar e acelerar muitas das tarefas que você executa em sua pequena empresa no todos os dias. Mas, o uso da tecnologia para ajudar na gestão de sua empresa pode fazer mais do que isso. Ao implementar  um bom sistema de gestão, customizá-lo de forma adequada às suas necessidade e integrá-lo aos sistemas contábeis de sua assessoria contábil contratada, você poderá transformar esse processo financeiro/contábil tecnológico em um dos pontos mais fortes da sua gestão empresarial, permitindo que sua gestão seja mais eficiente, mais produtiva e mais sensível às necessidades reais de seu negócio e de seus clientes.

Esperamos que estas dicas de contabilidade para pequenas empresas o ajudem na gestão financeira de seu negócio! Se precisar de auxílio e mais informações sobre como implantar um sistema de gestão eficiente em sua empresa e integrá-lo ao sistema contábil de seu contador, entre em contato com sua assessoria contábil contratada, pois com certeza, eles poderão lhe ajudar e lhe apoiar em todos estes processos.

Se ainda tiver dúvidas, compartilhe as mesmas nos comentários abaixo. Teremos um imenso prazer em interagir com você!

Até a próxima!

8 dicas para manter as finanças de uma pequena empresa sempre em dia

Gerenciar uma pequena empresa é um grande desafio, especialmente quando o assunto é: MANTER AS FINANÇAS SEMPRE EM DIA!

Dizem que no Brasil o ano só começa após o Carnaval. Pois bem, o Carnaval já passou, o novo já está em curso e nós já estamos finalizando o 1º trimestre de 2017. O tempo passa rápido meu caro empreendedor! Por isso, resolvemos dar a você, que é um pequeno empresário e enfrenta todos os dias o desafio de gerir uma pequena empresa, 8 dicas que irão ajudá-lo a manter as finanças do seu negócio em “excelente forma”.

Vamos tomar apenas 4 minutos do seu tempo, mas que valerão muito à pena se você seguir essas dicas. Boa leitura!

  1. Faça um planejamento financeiro realista

Se você abriu sua empresa em 2016 ou este foi o ano em que você finalmente começou a expandir seus negócios, talvez você ainda não tenha um planejamento financeiro detalhado e bem ajustado às suas reais necessidades do negócio. Porém, uma vez que você já tem uma ideia da média mensal de suas contas a pagar e contas a receber, você já pode criar uma projeção orçamentária realista para definir um planejamento financeiro bem ajustado às suas necessidades do novo ano calendário. Se você já tem um planejamento financeiro configurado para este ano, não se esqueça de sempre revisá-lo, e se for necessário ajustes, faça-o sempre que possível, para que você esteja sempre ciente do real estado da saúde financeira do negócio.

  1. Saiba lidar com um fluxo de caixa negativo

Um fluxo de caixa negativo pode gerar sérios problemas para uma pequena empresa. Sendo assim, você precisa colocar como prioridade zero neste novo ano mudar este cenário e reverter esta situação.

Acabar com a inadimplência pode ser o primeiro passo para manter o coração de sua pequena empresa (seu financeiro) sempre com batimentos bem compassados e firmes. Para fazer isso, chame seus clientes para um bate-papo amigável, negocie prazos de pagamento mais adequados, considere talvez abrir mão de juros e multas sobre as parcelas vencidas e dê a oportunidade ao seu cliente de se tornar adimplente novamente. Mostre aos seus clientes que vocês são parceiros e estão no “mesmo barco”. Você vai ver que isso pode fazer uma grande diferença para tornar o seu fluxo de caixa positivo novamente.

  1. Invista em um bom sistema de gestão

Existe uma variedade muito grande de sistemas de gestão para pequenas empresas disponíveis no mercado. Isto significa que nunca foi tão fácil manter suas finanças organizadas e em dia. Um sistema de gestão adequado ao seu tipo de negócio irá facilitar seu controle sobre suas despesas e recebimentos, lhe trará ciência sobre a situação de adimplência de seus clientes. Isso, com certeza, lhe trará uma visão holística das finanças de sua empresa.

Opte por sistemas online, para que você tenha acesso aos dados de gestão de sua empresa de onde você estiver.

  1. Cuidado com seus limites de crédito

Muitas empresas de pequeno porte utilizam cartão de crédito e possuem linhas de financiamento junto às instituições financeiras, e muitas vezes se valem desses recursos para “equilibrar” o fluxo de caixa. Se este for o seu caso, é importante que você nunca exceda seus limites, pois isso pode ter um efeito negativo sobre seu “score” (pontuação de crédito) junto às estas instituições e pode prejudicar suas chances futuras de obter outros tipos de financiamento empresarial, como um empréstimo para custear uma inovação ou ampliação de sua estrutura, por exemplo.

Controlar seus gastos é muito importante, pois, se regularmente você ultrapassar seus limites de crédito, mesmo que você consiga regularizar sua situação, as instituições financeiras entenderão que você está com dificuldades em seu fluxo de caixa e dificultarão a cessão de novos créditos quando necessário.

Em um mundo ideal, o negócio teria sempre que ter reservas de recursos financeiros aplicados para momentos de dificuldade. Naturalmente, esta não é a realidade de 99% das pequenas empresas no Brasil e os custos inesperados estão a todo o momento adulterando o planejamento financeiro.  Por isso, é muito importante manter uma “bandeira verde” para suas linhas de crédito em momentos de dificuldades ou expansão.

  1. Tenha um planejamento tributário

Na mesma linha, é muito importante que você tenha em seu planejamento financeiro a inclusão de seus impostos a pagar. O planejamento tributário irá definir o melhor regime de apuração, quais os tipos e quando você devera recolher estes impostos de acordo com a sua atividade. Para que seu orçamento seja preciso, você precisa ter ciência da situação fiscal de sua empresa. Portanto, é muito prudente e sábio ter um planejamento tributário bem estruturado para que sua empresa esteja sempre em dia com o fisco e evite a descapitalização desnecessária com multas e autuações.

  1. Pare de misturar despesas pessoais e empresariais

Uma das melhores estratégias de gestão financeira para uma pequena empresa é nunca se misturar as despesas pessoais dos sócios com as despesas da empresa. Isso traz um nível de organização e um controle exato da situação da empresa, e mais, contabilmente aumenta a credibilidade da empresa junto a possíveis credores e investidores.

  1. Mantenha uma organização dos arquivos financeiros

Existem muitas razões para se manter, de forma rigorosa, a organização dos arquivos financeiros de uma pequena empresa. Porém, a razão mais importante é que ao se manter uma organização e atualização de todas as contas de gerenciamento do negócio em dia, você terá uma visão clara de onde você realmente está, o que pode ajudá-lo, por exemplo, a obter um financiamento empresarial rapidamente, se você precisar.

Embora muitas empresas esperem o final do ano calendário para organizar seus arquivos financeiros, se você criar uma rotina de organização mensal ou pelo menos bimestral, você terá sempre uma visão realista da saúde financeira do negócio e demonstrativos contábeis/financeiros precisos e atualizados, caso precise apresentá-los a um investidor ou credor.

  1. Contrate uma Assessoria Contábil  

Desde os dias do ábaco, contadores são considerados profissionais confiáveis e são respeitados e tratados como os melhores aliados dos proprietários de pequenas empresas bem-sucedidas em todos os lugares do mundo. O profundo conhecimento da profissão, bem como das leis tributárias vigentes no país por parte destes profissionais, sempre ajudarão as empresas a economizarem em vários aspectos financeiros, e isto é uma realidade irrefutável.

Sabemos o quão tentador pode ser para um empreendedor ser o “salvador da pátria” e querer executar todas as tarefas de sua empresa sozinho, bem como, resolver todos os seus problemas corporativos. Porém, quase sempre isto é um verdadeiro desastre para o negócio. É preciso contar com o auxílio de especialistas em cada área, principalmente em se tratando de contabilidade e finanças.

O contador será o responsável por confeccionar, através da análise de dados, o planejamento tributário citado na dica 5 deste post, o que o ajudará a economizar em impostos e o manterá livre da mira do Fisco. Ele também será o responsável por cobrá-lo de manter uma organização das contas de gerenciamento financeiro para que suas demonstrações contábeis estejam sempre atualizadas, o que fará com que você esteja sempre muito bem informado sobre a saúde financeira do negócio durante todo o ano.

Para que as finanças de sua pequena empresa estejam sempre em dia, necessariamente você precisa contar com o apoio de um contador.

Conclusão

Embora ser dono de próprio negócio e poder gerenciá-lo da forma que melhor lhe convir possa lhe parecer ser “um sonho de liberdade emocionante”, também pode se tornar uma “nevralgia crônica”, especialmente quando se trata do gerenciamento financeiro de modo a tornar o negócio rentável e lucrativo.

Por isso, não deixe seu negócio sofrer devido à má gestão das finanças. Mantenha as dicas acima sempre em mente, procure segui-las com regularidade e garanta a sua empresa um futuro brilhante.

Conte sempre com um contador!

Até a próxima!

A importância do Contador para pequenas empresas!

21 motivos que provam que o contador pode ser o maior aliado do pequeno empresário!

Se você é um Pequeno Empresário ou Microempreendedor Individual e esta iniciando uma pequena empresa, ou até mesmo gerindo um pequeno negócio há algum tempo com um orçamento limitado, provavelmente você deve estar gastando um tempo precioso tentando encontrar formas de como cortar custos, para que o seu negócio se torne financeiramente rentável, não é mesmo?

Talvez um pensamento que lhe passe pela cabeça seja: “Acho que vou começar a cortar custos dispensando o meu contador. Fazer o que ele faz é fácil, e eu posso tocar sozinho! Afinal, eu sou um empreendedor de sucesso e ninguém melhor que eu para gerir financeiramente meu próprio negócio”

Uau… Pensamento interessante! Concordo com você! Se tem uma coisa que você pode fazer sozinho é a contabilidade de sua própria empresa ao invés de continuar pagando um contador, principalmente se você tiver boa noção sobre procedimentos contábeis, sobre toda legislação vigente, processos burocráticos legais,  e também uma sólida compreensão das finanças do negócio, então este pode ser um bom lugar para iniciar seu corte de custos.  Será mesmo?

No entanto, se você não tiver experiência na gestão contábil e legal de um negócio e tiver que contar com a sorte ou com a sua intuição apenas para saber como andam as finanças da sua pequena empresa? Você deve pensar duas vezes antes de dispensar o seu contador. Gerir incorretamente a contabilidade do seu negócio certamente pode e vai prejudicar o seu negócio não só agora, mas também em longo prazo, tanto financeiramente como perante aos órgãos competentes de fiscalização e arrecadação do governo.

Por isso preparamos para você um pequeno resumo, dividido em 21 motivos que provam que o contador pode ser o maior aliado do pequeno empresário.

Peço a você que leia com muito carinho este conteúdo, se possível releia-o quantas vezes julgar necessário, especialmente se você ainda não tem certeza do por que um contador pode ser a melhor contratação para apoiá-lo na gestão do seu pequeno negócio.

Então vamos começar?

O contador pode ser o maior aliado do pequeno empresário…

Durante o processo de arranque

Ao iniciar um negócio, há uma série de ações que você precisa tomar, para determinar formas de gerir seus processos estratégicos e operacionais a fim de criar uma base para que o seu negócio seja bem sucedido. Por isso, aqui estão algumas maneiras que um contador pode ser o seu maior aliado no começo ou arranque inicial do seu negócio.

Portanto, o contador vai…

  1. Determinar o tipo de empresa que você precisa abrir, ou seja, se Sociedade Ltda. Empresário Individual, Eireli, MEI (Microempreendedor individual), dentre outras opções e cuidar de todo processo burocrático de abertura e registro junto aos órgãos competentes;
  2. Ajudar com a análise da melhor forma de tributação para o seu tipo de atividade (Lucro Real, Lucro Presumido, MEI ou Simples Nacional) e também com as análises financeiras em seu plano de negócios;
  3. Auxiliar na escolha de um software de gestão adequado para o seu tipo de operação comercial e financeiro;
  4. Aconselhar e dar assistência na abertura de uma conta bancária corporativa e sobre os melhores meios de se obter créditos das instituições financeiras;
  5. Certificar-se de que seus procedimentos fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciários estão em conformidade com os regulamentos e exigências governamentais;
  6. Ajudar na criação de um Planejamento Financeiro adequado, para que você entenda como controlar as despesas durante suas atividades no dia a dia da empresa;
  7. Explicar e lhe mostrar na prática a importância de você manter as despesas pessoais separadas das despesas e receitas do negócio;

Durante suas operações comerciais regulares

Depois que sua empresa estiver estabilizada, isto é, totalmente legalizada, com o plano de negócios bem estruturado, planejamento financeiro configurado e funcionando á todo vapor, você vai precisar do contador para manter toda esta estabilidade que o mesmo o ajudou a estabelecer. Por isso, vamos à mais algumas ações específicas que seu contador irá realizar para ajudá-lo em uma base contínua.

Seu contador vai…

  1. Ajudar a garantir que suas contratações de funcionários estão totalmente de acordo com as normas trabalhistas vigentes no país. Vai também ajuda-lo na contratação de seus prestadores de serviços, se for o caso, confeccionando os contratos adequados dentro das referidas normas para que não seja configurado o famoso e perigoso vínculo empregatício;
  1. Gerar relatórios e explicar suas demonstrações financeiras para que possa que você possa compreender melhor os meandros de seu negócio e ter uma visão de futuro sobre o mesmo;
  1. Revisar, gerar e supervisionar a sua folha de pagamento;
  1. Determinar a melhor forma de tributação, isto é, planejar e orientar sobre as melhores formas de tributação para o seu tipo de negócio e quais são as estimativas de pagamentos dos impostos que você deverá recolher durante o ano, para que você não tenha prejuízos financeiros recolhendo tributos à maior;
  2. Compilar e gerar todas as suas obrigações acessórias e enviá-las de forma adequada ao Fisco, evitando multas e autuações;
  1. Apurar os impostos e gerar as guias de recolhimento dos mesmos dentro dos prazos estabelecidos pelos órgãos competentes
  2. Fechar seus livros fiscais e contábeis e criar relatórios financeiros e balanços no final do ano;

Durante o Estágio de Crescimento do Negócio

Quando todas as etapas anteriores estiverem devidamente cumpridas e o seu negócio estiver pronto para crescer, o contador será um membro integrante de seu conselho gestor, para lhe fornecer aconselhamento e lhe ajudar a gerenciar os processos. Aqui estão alguns exemplos do que o contador pode fazer nesta etapa.

O contador vai…

  1. Ajudar a determinar as áreas de crescimento do negócio, fornecendo uma visão baseada sobre os padrões de fluxo de caixa, gestão de estoque, formação de preços, financiamentos e investimentos necessários;
  2. Orientar sobre o processo de compra e venda de bens e equipamentos;
  1. Realizar um Compliance Fiscal e Contábil para evitar fiscalizações e autuações por parte do FISCO;
  1. Prepará-lo e orientá-lo sobre a necessidade de uma auditoria fiscal e contábil periódica;
  1. Gerar relatórios contábeis gerenciais, com previsões financeiras para que possa tomar as melhores decisões sobre o futuro de sua empresa;
  1. Trabalhar com você para criar um novo planejamento financeiro que irá apoiar seus objetivos de crescimento do negócio;
  1. Fornecer dados de avaliação de todo seu patrimônio empresarial para ajuda-lo numa eventual venda de seu negócio, afinal, sua empresa cresceu e chamou a atenção dos grandes investidores. Por que não?

Conclusão

Estes são apenas alguns dos motivos que provam que o contador deve ser o maior aliado dos pequenos empresários. 

Ainda pensando em cortar custos? Então, você pode optar por contratar um contador/gestor para lhe auxiliar com todas as suas atividades financeiras, o que deve ser um investimento maior, porém lhe trazendo inúmeros benefícios como mencionamos acima, ou você pode escolher contratar uma abordagem combinada que limita as ações do contador apenas ao que compete às suas obrigações acessórias com o fisco, reduzindo um pouco as sua despesas. E você cuida da gestão financeira do negócio.

Por exemplo, você pode contratar um contador durante a fase de arranque (abertura da empresa), e o mesmo terá apenas obrigações burocráticas sobre o processo de abertura e registro da empresa, de apurar seus impostos, gerar suas declarações, escriturar seus livros fiscais  e lhe enviar um balanço anual de seus negócios. Seu investimento será menor, porém, você terá uma segurança tributária tão necessária para manter o seu negócio em funcionamento.

No entanto, a coisa mais importante que você pode fazer quando se trata das finanças do seu negócio é reconhecer quando você precisa recorrer a ajuda de profissionais competentes para tomar as melhores e mais assertivas decisões à fim de garantir a estabilidade e o crescimento contínuo da empresa.

O contador, como seu maior aliado, é este profissional que vai ajudar a manter a saúde fiscal e financeira garantindo crescimento sustentável ao seu negócio”.

O mais aconselhável então, é que você contrate uma assessoria contábil completa, que vai lhe fornecer uma equipe totalmente especializada e eficiente para lidar com o seu pequeno negócio e fazê-lo se tornar um grande negócio!

Se você é um pequeno empresário, tome a melhor decisão da sua vida e contrate um contador!

O contador será o seu maior aliado com certeza, durante toda sua jornada empreendedora!

Até a próxima!