Veja como fazer o faturamento de convênios e evitar glosas

Quando um profissional de saúde resolve abrir sua própria clínica ou consultório, além dos conhecimentos técnicos específicos de sua área, ele também acaba se tornando responsável pela administração de seu negócio. Essa nova função exige outras habilidades desse médico ou dentista, que precisa ser ainda mais organizado, consciente de suas decisões e, muitas vezes, metódico para que todos os processos funcionem perfeitamente.

Se o profissional opta por realizar seus atendimentos via operadoras de convênios, essa escolha se torna um dos principais fatores para a saúde financeira da empresa e deve ser tratada com muita dedicação, especialmente porque as chamadas glosas, que são faturamentos não recebidos ou recusados, podem afetar significativamente o negócio como um todo.

Fuja das glosas e tenha vantagens para a sua clínica ou consultório

Evitar glosas permite que o seu planejamento financeiro seja mantido, proporciona um controle maior do fluxo de caixa, evita retrabalho, perda de tempo, prejuízos e também abre um espaço maior para dedicação à uma gestão de pacientes, que gera serviços de qualidade e fidelização.

As glosas são classificadas de três formas: administrativas, técnicas e lineares

Glosa administrativa: normalmente mais fáceis de resolver, são falhas nos processos administrativos, como preenchimento incorreto de informações do beneficiário do plano de saúde, inclusão de serviços que não fazem parte das coberturas, falta de assinaturas etc.

Glosa técnica: esse tipo exige uma auditoria para avaliar os procedimentos que foram cobrados sem argumentações técnico-científicas.

Glosa linear: acontecem de acordo com um posicionamento unilateral dos convênios. Podem caracterizar práticas irregulares e necessitarem de medidas regulatórias da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).

Confira as dicas que a Proativa separou para você

1. Entenda o processo como um todo e invista em treinamento

Os procedimentos para faturar com os convênios são realmente complexos. O passo número um para evitar erros é entender como tudo funciona e garantir que todos os profissionais que fazem parte das etapas estejam alinhados. Investir em treinamento e ter recursos para consultas, em caso de dúvidas, faz com que a equipe se torne capacitada e gere resultados bem-sucedidos.

2. Tenha uma gestão diária das informações

Esse controle do fluxo das informações, desde o momento da chegada do paciente até a realização do último procedimento, é fundamental para evitar prejuízos e perda de tempo. Afinal, se o responsável por aquela etapa tiver acesso facilitado a esse banco de dados (que muitas vezes pode ser uma simples planilha), ele não perde tempo procurando em lugares diferentes e resolve qualquer eventual pendência mais rápido.

3. Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente existem softwares de gestão que facilitam muito o dia a dia das clínicas e consultórios, permitindo que o trabalho manual seja reduzido e resultando em menos oportunidades de erros. Esses programas são ótimas ferramentas para organização e integração das informações. Existem inúmeras opções no mercado, por isso, pesquise a que se encaixe melhor às necessidades do seu negócio.

Quer manter a saúde financeira da sua clínica ou consultório? Conte com os serviços especializados da Proativa Consultoria Contábil e Empresarial. Entre em contato conosco!

3 PASSOS SIMPLES PARA MELHORAR O FLUXO DE CAIXA DE SUA EMPRESA

Empreendedores e donos de empresas sabem que ter um fluxo de caixa estável é fundamental para a sobrevivência da empresa em longo prazo. Quando os donos de quaisquer tipos de negócios precisam se esforçar para cobrar os seus recebíveis, com certeza os mesmos terão menos dinheiro disponível para gerenciar suas operações, pagar os funcionários ou cuidar de outras despesas variáveis ou não da empresa.

Embora os problemas de cobrança sejam comuns para as pequenas empresas, desenvolver algumas estratégias simples, de modo a fortalecer as políticas comerciais, rotinas e tecnologias de suas contas a receber pode ter um impacto dramático na redução dos atrasos nos pagamentos e até mesmo nos índices de inadimplência.

Por isso, neste artigo preparamos três estratégias simples para ajudá-lo a melhorar o fluxo de caixa de sua empresa e receber suas faturas de seus clientes de uma forma mais rápida e fácil:

  1. USE A TECNOLOGIA  A SEU FAVOR

Mesmo em uma era digital, recheada de opções tecnológicas e dispositivos móveis, é de se surpreender  ao saber quantas empresas ainda enviam suas faturas por correio ou emitem carnês de pagamentos.  É preciso que se modifique este processo de cobrança urgente, substituindo por meios de cobrança eletrônicos. A entrega eletrônica de suas faturas permite recursos como, dados de rastreamento para saber se se seu cliente abriu seu e-mail  e visualizou a fatura, além de permitir, dependendo da tecnologia que você utilizar, que seus clientes vejam seu status de contas a pagar em tempo real. Com o uso da tecnologia, cada vez menos os clientes encontrarão desculpas para afirmar que “não receberam uma conta”.

Fazer uso da tecnologia e enviar lembretes de pagamento via e-mail, whatsapp ou sms também são ótimas maneiras de garantir que as notificações sejam enviadas ao cliente e a “cobrança seja feita” sem que o proprietário da empresa seja visto como o “cara mau” que persegue o cliente por conta de um pagamento.

  1. FACILITE A VIDA DE SEUS CLIENTES

Se você enviar  os boletos de pagamento via e-mail, certifique-se de incluir instruções claras junto a um link “clicável” de modo a permitir pagamentos imediatos com apenas alguns cliques curtos. Você também pode ativar esses serviços utilizando aplicativos para dispositivos móveis ou através de uma área do cliente segura em seu site.

Ao invés de você forçar seus clientes a cumprir etapas manuais como, preencher e assinar um cheque, colocá-lo em um envelope, e enviá-lo por Sedex para sua empresa, você pode facilitar a vida deles modernizando o seu sistema de cobranças. Seus clientes irão ficar muito satisfeitos se você facilitar suas vidas fornecendo uma variedade de métodos rápidos e fáceis de pagamentos para eles.

  1. TRABALHE COM A TECNOLOGIA CERTA PARA O SEU NEGÓCIO

Com a tecnologia correta para o seu negócio, gerenciar o seu fluxo de caixa torna-se um fardo a mesmo para você carregar.

Existem sistemas de gestão para pequenas e médias empresas formidáveis no mercado. Estes sistemas facilitam o envio de suas faturas, programam pagamentos recorrentes, configuram lembretes automáticos sobre pré-pagamento, do tipo: “Sua Fatura vence amanhã” e também para os pagamentos atrasados, fazem conciliação bancária automática e o principal, integram e sincronizam os dados com os sistemas usados pelo seu contador, o que otimiza e muito o processo de envio de notas fiscais e apuração dos seus impostos, por exemplo.

Informe-se com seu contador sobre qual o sistema que ele indica para que você faça a gestão de seu fluxo de caixa (contas a pagar e contas a receber) e também que otimize a integração entre sua empresa e sua contabilidade. Com certeza, o seu contador irá te indicar uma ferramenta que lhe ofereça funcionalidade, segurança, facilidade de uso, classificações de terceiros e integração com o sistema de sua empresa contábil.

MENOS TEMPO GERENCIANDO COBRANÇAS, MAIS TEMPO DEDICADO AOS CLIENTES

Ao simplificar o processo de cobrança de sua empresa – oferecendo opções de pagamento para os clientes simples e fáceis de usar e aproveitando-se de ferramentas digitais – você pode aperfeiçoar os processos administrativos de sua empresa, deixando os seus problemas como, inadimplência e cobrança lá no passado. Explore suas opções, descubra qual a tecnologia que melhor se adequa ao seu tipo de negócio e mantenha-se focado nas estratégias para aumentar o nível de satisfação dos seus clientes e no crescimento de sua empresa.

Conforme já dissemos acima, entre em contato com seu contador hoje mesmo e lhe peça apoio e orientações para ajudar a melhorar o processo de recebimento e cobrança de sua empresa. Faça isso para que você possa se preocupar menos com cobranças e se concentre mais em encantar seus clientes.

Até a próxima!

Previsão de Fluxo de Caixa

Prepare sua pequena empresa para um crescimento sustentável!

A Previsão de Fluxo de Caixa é uma ferramenta vital que você pode usar para controlar os aspectos financeiros de sua pequena empresa. As empresas não vão à falência porque perdem dinheiro, elas vão à falência porque ficam sem dinheiro.

A maioria dos gestores de pequenas empresas equipara o sucesso do negócio com o volume de vendas e lucro. A realidade é que um negócio pode tornar-se insolvente exatamente em seu melhor ano em termos de vendas e lucros! Portanto, existe uma necessidade de ser muito cuidadoso com o fluxo de caixa, principalmente quando o negócio está crescendo rapidamente, pois é extremamente necessário ter capital de giro suficiente para financiar este crescimento.

A razão de algumas pequenas empresas enfrentarem problemas de liquidez é que muitos de seus administradores não pensam sobre as necessidades de ter dinheiro disponível em caixa até que sejam surpreendidos por uma situação inesperada. Quando eles, de repente, se encontram nesta situação, se desesperam e tentam freneticamente conseguir empréstimos para cobrir o rombo no financeiro de suas empresas, e isso é uma péssima ideia.

Como empresário, você tem ciência que o dinheiro é caro, especialmente quando você mais precisa dele. Além disso, os bancos são menos propensos a emprestar dinheiro quando uma empresa está com dificuldades para cumprir seus compromissos financeiros. O melhor momento para conseguir dinheiro é antes de você precisar dele.

A previsão de fluxo de caixa é uma previsão de como o dinheiro vai circular dentro e fora de um negócio durante um determinado período de tempo. É responsabilidade do empreendedor monitorar, medir, investir, pedir e juntar dinheiro suficiente para manter o negócio em atividade.

Você deve ser capaz de prever futuros rendimentos e gastos através de orçamentação e previsão. Você, como empresário, precisa antecipar o capital necessário para sustentar a operação e deve ser capaz de se organizar e conseguir financiar pequenas quedas de seu fluxo de caixa. Você também deve organizar investimentos de curto prazo para excedentes temporários em seu fluxo de caixa. E tudo isso pode ser alcançado com o uso adequado da previsão de fluxo de caixa.

Benefícios da previsão de fluxo de caixa

  1. Ela resume o impacto de todas as atividades nos negócios;
  2. Ela mostra quanto dinheiro será necessário em um determinado momento para financiar todas as atividades da empresa;
  3. Ela emite avisos prévios de baixas no fluxo de caixa para que a administração possa se adaptar prontamente;
  4. Ela transmite confiança para algum investidor ou instituição financeira que eventualmente possa ser chamado a ajudar no financiamento;
  5. Ela permite que o gestor de uma pequena empresa possa monitorar e manter o controle sobre os seus custos. 

Como preparar previsões de fluxo de caixa

Preparar a previsão de fluxo de caixa não requer um alto nível de habilidade em contabilidade. Basta seguir estas quatro etapas básicas que preparamos para você:

  1. Identifique as entradas de caixa
  2. Identifique as saídas de caixa
  3. Calcule o fluxo de caixa líquido
  4. Ajuste os saldos bancários

Identifique as entradas de caixa

As entradas de caixa incluem o seguinte:

  • Vendas em dinheiro;
  • Cobrança em Recebíveis;
  • Fundos Emprestados;
  • Venda de ativos;
  • Retorno de investimentos;
  • Entrada Adicional de Patrimônio do Proprietário

Identifique as saídas de caixa

As saídas de caixa serão:

  • Pagamento dos salários dos funcionários;
  • Compra de materiais para trabalhos ou estoque;
  • Custos Operacionais (Despesas Diretas Gerais);
  • Pagamentos de Empréstimos;
  • Compra de Ativos para investimento;
  • Pagamento dos Impostos;
  • Retirada de capital próprio;

Observe que a depreciação não conta, pois, ela não envolve movimento de fundos.

Calcule o fluxo de caixa líquido

Para calcular o fluxo de caixa líquido você deve fazer a seguinte equação:

Fluxo Total de Entradas no Caixa – Fluxo Total de Saídas do Caixa = Fluxo de Caixa Líquido. 

Como você percebeu a equação é simples. A parte difícil é como identificar com precisão as fontes que definem a entrada de fluxo de dinheiro em seu caixa.

Sua experiência no segmento de mercado em que atua pode ser uma fonte vital de informações para uma previsão de fluxo de caixa mais assertiva. Por isso, realizar uma pesquisa de mercado pode revelar condições de pagamento típicas para clientes e fornecedores. Essas informações lhe darão a oportunidade de se organizar melhor. Você também pode entender os picos sazonais de seu mercado em termos de vendas. A pesquisa de mercado pode ajudá-lo a identificar os custos potenciais. Acima de tudo, consultores de negócios profissionais, como contadores e gerentes de banco, podem ser ótimos parceiros para ajudar você a fazer a previsão de fluxo de caixa de sua empresa. Eles podem desafiar as suposições que você fez e verificar se a previsão está completa e precisa.

Ajuste os saldos bancários

Adicione o fluxo de caixa líquido ao saldo bancário no início do mês para prever o que vai acontecer até o final do mês. O saldo do caixa no final deste mês será o saldo inicial do banco do mês seguinte.

Problemas comuns com a previsão de fluxo de caixa

Uma vez que o fluxo de caixa é uma previsão de eventos futuros, não há nenhuma maneira de garantir que as informações ali contidas realmente serão sempre precisas. Por isso, listamos alguns dos problemas mais comuns de uma previsão de fluxo de caixa:

Otimismo Exagerado

Muitos empresários podem ser muito otimistas sobre o potencial de vendas de seus produtos ou serviços, e aí, ao final de um dia, de um mês ou de um determinado período as vendas podem ser inferiores ao que foi projetado.

Formas de pagamento subjetivas

Faz-se uma projeção das vendas em dinheiro, porém realiza vendas financiadas a crédito. Existe o risco da inadimplência e dos atrasos no pagamento, e isso prejudica e muito a previsão do fluxo de caixa.

Custos acima do esperado

Os custos operacionais podem ser maiores do que o previsto. Isso pode acontecer por diversos fatores, como alta da inflação, da variação cambial, da carga tributária ou mesmo pela ineficiência da gestão.

Erro de omissão

Certos custos podem ser completamente omitidos da previsão. Este erro é muito comum entre os novos empreendedores.

Como lidar com problemas na previsão de fluxo de caixa

  1. Certifique-se de que você é realista sobre a entrada de capital em sua empresa (dinheiro não promete e dinheiro não mente);
  2. Evite ser muito otimista em termos de gerar vendas ou manter os custos diretos baixos;
  3. É útil preparar vários cenários com “situações positivas” e “Situações Negativas”. Os cenários são uma maneira de desenvolver futuros alternativos baseados em diferentes combinações de suposições, fatos e tendências. Construir cenários forçará você a fazer perguntas relevantes e identificar uma gama de possíveis escolhas ou eventos que podem definir o futuro de sua organização.
  4. Envolva especialistas, como um contador de sua confiança,  na preparação;

Conclusão

A elaboração de uma previsão de fluxo de caixa simples e objetiva para o seu negócio, não tomará muito do seu tempo – principalmente se você contar com a ajuda de um contador experiente – e lhe dará informações vitais sobre as chances de sobrevivência de seu negócio em diferentes cenários.

Dedicar parte do seu precioso tempo para criar uma previsão de fluxo de caixa hoje e adaptá-la de acordo com o desenrolar dos meses, irá melhorar e muito as chances de sua empresa  ter muito sucesso nos próximos anos, além de garantir um crescimento sustentável ao seu empreendimento.

Se precisar de ajuda com a elaboração da previsão do fluxo de caixa de sua empresa, entre em contato conosco. Nós podemos lhe ajudar, com certeza!

Se você gostou deste artigo, COMENTE, e compartilhe conosco as suas experiências como empreendedor!

Muito sucesso e até a próxima!

8 dicas para manter as finanças de uma pequena empresa sempre em dia

Gerenciar uma pequena empresa é um grande desafio, especialmente quando o assunto é: MANTER AS FINANÇAS SEMPRE EM DIA!

Dizem que no Brasil o ano só começa após o Carnaval. Pois bem, o Carnaval já passou, o novo já está em curso e nós já estamos finalizando o 1º trimestre de 2017. O tempo passa rápido meu caro empreendedor! Por isso, resolvemos dar a você, que é um pequeno empresário e enfrenta todos os dias o desafio de gerir uma pequena empresa, 8 dicas que irão ajudá-lo a manter as finanças do seu negócio em “excelente forma”.

Vamos tomar apenas 4 minutos do seu tempo, mas que valerão muito à pena se você seguir essas dicas. Boa leitura!

  1. Faça um planejamento financeiro realista

Se você abriu sua empresa em 2016 ou este foi o ano em que você finalmente começou a expandir seus negócios, talvez você ainda não tenha um planejamento financeiro detalhado e bem ajustado às suas reais necessidades do negócio. Porém, uma vez que você já tem uma ideia da média mensal de suas contas a pagar e contas a receber, você já pode criar uma projeção orçamentária realista para definir um planejamento financeiro bem ajustado às suas necessidades do novo ano calendário. Se você já tem um planejamento financeiro configurado para este ano, não se esqueça de sempre revisá-lo, e se for necessário ajustes, faça-o sempre que possível, para que você esteja sempre ciente do real estado da saúde financeira do negócio.

  1. Saiba lidar com um fluxo de caixa negativo

Um fluxo de caixa negativo pode gerar sérios problemas para uma pequena empresa. Sendo assim, você precisa colocar como prioridade zero neste novo ano mudar este cenário e reverter esta situação.

Acabar com a inadimplência pode ser o primeiro passo para manter o coração de sua pequena empresa (seu financeiro) sempre com batimentos bem compassados e firmes. Para fazer isso, chame seus clientes para um bate-papo amigável, negocie prazos de pagamento mais adequados, considere talvez abrir mão de juros e multas sobre as parcelas vencidas e dê a oportunidade ao seu cliente de se tornar adimplente novamente. Mostre aos seus clientes que vocês são parceiros e estão no “mesmo barco”. Você vai ver que isso pode fazer uma grande diferença para tornar o seu fluxo de caixa positivo novamente.

  1. Invista em um bom sistema de gestão

Existe uma variedade muito grande de sistemas de gestão para pequenas empresas disponíveis no mercado. Isto significa que nunca foi tão fácil manter suas finanças organizadas e em dia. Um sistema de gestão adequado ao seu tipo de negócio irá facilitar seu controle sobre suas despesas e recebimentos, lhe trará ciência sobre a situação de adimplência de seus clientes. Isso, com certeza, lhe trará uma visão holística das finanças de sua empresa.

Opte por sistemas online, para que você tenha acesso aos dados de gestão de sua empresa de onde você estiver.

  1. Cuidado com seus limites de crédito

Muitas empresas de pequeno porte utilizam cartão de crédito e possuem linhas de financiamento junto às instituições financeiras, e muitas vezes se valem desses recursos para “equilibrar” o fluxo de caixa. Se este for o seu caso, é importante que você nunca exceda seus limites, pois isso pode ter um efeito negativo sobre seu “score” (pontuação de crédito) junto às estas instituições e pode prejudicar suas chances futuras de obter outros tipos de financiamento empresarial, como um empréstimo para custear uma inovação ou ampliação de sua estrutura, por exemplo.

Controlar seus gastos é muito importante, pois, se regularmente você ultrapassar seus limites de crédito, mesmo que você consiga regularizar sua situação, as instituições financeiras entenderão que você está com dificuldades em seu fluxo de caixa e dificultarão a cessão de novos créditos quando necessário.

Em um mundo ideal, o negócio teria sempre que ter reservas de recursos financeiros aplicados para momentos de dificuldade. Naturalmente, esta não é a realidade de 99% das pequenas empresas no Brasil e os custos inesperados estão a todo o momento adulterando o planejamento financeiro.  Por isso, é muito importante manter uma “bandeira verde” para suas linhas de crédito em momentos de dificuldades ou expansão.

  1. Tenha um planejamento tributário

Na mesma linha, é muito importante que você tenha em seu planejamento financeiro a inclusão de seus impostos a pagar. O planejamento tributário irá definir o melhor regime de apuração, quais os tipos e quando você devera recolher estes impostos de acordo com a sua atividade. Para que seu orçamento seja preciso, você precisa ter ciência da situação fiscal de sua empresa. Portanto, é muito prudente e sábio ter um planejamento tributário bem estruturado para que sua empresa esteja sempre em dia com o fisco e evite a descapitalização desnecessária com multas e autuações.

  1. Pare de misturar despesas pessoais e empresariais

Uma das melhores estratégias de gestão financeira para uma pequena empresa é nunca se misturar as despesas pessoais dos sócios com as despesas da empresa. Isso traz um nível de organização e um controle exato da situação da empresa, e mais, contabilmente aumenta a credibilidade da empresa junto a possíveis credores e investidores.

  1. Mantenha uma organização dos arquivos financeiros

Existem muitas razões para se manter, de forma rigorosa, a organização dos arquivos financeiros de uma pequena empresa. Porém, a razão mais importante é que ao se manter uma organização e atualização de todas as contas de gerenciamento do negócio em dia, você terá uma visão clara de onde você realmente está, o que pode ajudá-lo, por exemplo, a obter um financiamento empresarial rapidamente, se você precisar.

Embora muitas empresas esperem o final do ano calendário para organizar seus arquivos financeiros, se você criar uma rotina de organização mensal ou pelo menos bimestral, você terá sempre uma visão realista da saúde financeira do negócio e demonstrativos contábeis/financeiros precisos e atualizados, caso precise apresentá-los a um investidor ou credor.

  1. Contrate uma Assessoria Contábil  

Desde os dias do ábaco, contadores são considerados profissionais confiáveis e são respeitados e tratados como os melhores aliados dos proprietários de pequenas empresas bem-sucedidas em todos os lugares do mundo. O profundo conhecimento da profissão, bem como das leis tributárias vigentes no país por parte destes profissionais, sempre ajudarão as empresas a economizarem em vários aspectos financeiros, e isto é uma realidade irrefutável.

Sabemos o quão tentador pode ser para um empreendedor ser o “salvador da pátria” e querer executar todas as tarefas de sua empresa sozinho, bem como, resolver todos os seus problemas corporativos. Porém, quase sempre isto é um verdadeiro desastre para o negócio. É preciso contar com o auxílio de especialistas em cada área, principalmente em se tratando de contabilidade e finanças.

O contador será o responsável por confeccionar, através da análise de dados, o planejamento tributário citado na dica 5 deste post, o que o ajudará a economizar em impostos e o manterá livre da mira do Fisco. Ele também será o responsável por cobrá-lo de manter uma organização das contas de gerenciamento financeiro para que suas demonstrações contábeis estejam sempre atualizadas, o que fará com que você esteja sempre muito bem informado sobre a saúde financeira do negócio durante todo o ano.

Para que as finanças de sua pequena empresa estejam sempre em dia, necessariamente você precisa contar com o apoio de um contador.

Conclusão

Embora ser dono de próprio negócio e poder gerenciá-lo da forma que melhor lhe convir possa lhe parecer ser “um sonho de liberdade emocionante”, também pode se tornar uma “nevralgia crônica”, especialmente quando se trata do gerenciamento financeiro de modo a tornar o negócio rentável e lucrativo.

Por isso, não deixe seu negócio sofrer devido à má gestão das finanças. Mantenha as dicas acima sempre em mente, procure segui-las com regularidade e garanta a sua empresa um futuro brilhante.

Conte sempre com um contador!

Até a próxima!

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: O CAPITAL DE GIRO

Em nosso 13º post da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, vamos falar sobre a importância do capital de giro para a saúde financeira de uma clínica odontológica.

O que é Capital de Giro?

O capital de giro é o montante de recursos financeiros que a clínica odontológica precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da clínica para suportar as oscilações de caixa. O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela clínica, são eles:

  • prazos médios recebidos de fornecedores (PMF);
  • prazos médios de estocagem (PME) e
  • prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos pacientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro.

Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao paciente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa. Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao paciente para pagamento dos serviços, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa.

Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da clínica deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa. Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem menores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos pacientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a clínica odontológica venha a ter problemas com seus pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na clínica para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.

Existem dois tipos de montantes necessários para a estruturação de um negócio, o primeiro deles compreende o investimento fixo, que foi mencionado no tópico anterior e que é destinado à aquisição de equipamentos e estrutura física. O segundo deles compreende o capital de giro.

O Capital de Giro permite sustentar as atividades financeiras da clínica odontológica por determinado tempo até que o negócio se estabeleça, ou seja, até que o empreendedor dentista consiga pacientes, atenda-os e receba o montante necessário para quitar este investimento. Esses recursos ficam nos estoques, nas contas a receber, no caixa, no banco, etc. É o conjunto de valores necessários para a empresa fazer seus negócios acontecerem.

Para manter o controle de seu capital de giro, o dentista empreendedor deve estar atento às entradas e saídas de seu caixa. Essa reserva é destinada sempre que o negócio necessitar quitar seus compromissos em dia. Dessa forma, o capital de giro indica a parte do patrimônio que sofre constante movimentação nas empresas, tais como as disponibilidades e os valores realizáveis, diferenciando-se entre estes os créditos, os estoques e os investimentos. A redução do ciclo de caixa requer a adoção de medidas de natureza operacional, envolvendo o encurtamento dos prazos de estocagem, produção, operação e vendas.

Para manter o controle do capital de giro da clínica, o empreendedor dentista deve atentar-se aos seguintes itens:

  • Manter organizado o controle de pagamentos a receber;
  • Desenvolver técnicas de negociações para obter maior prazo para pagamento de fornecedores;
  • Evitar ao máximo a utilização de financiamento como capital de giro em função dos juros;
  • Estruturar reservas para capital de giro baseado no investimento total;
  • Em caso de contração de empréstimos, priorizar instituições que ofereçam melhores condições, como prazos estendidos e taxas mais baixas.

As dificuldades relativas ao capital de giro numa clínica odontológica são devidas, principalmente, à ocorrência dos seguintes fatores:

    • Redução de vendas de serviços
    • Crescimento da inadimplência
    • Aumento das despesas financeiras
    • Aumento de custos
    • Desperdícios de natureza operacional

A necessidade de capital de giro para uma clínica odontológica dependerá dos gastos do empreendimento. Neste tipo de empreendimento, os gastos são relativamente variáveis, acarretando um maior controle por parte do empreendedor, que deve se preocupar com a movimentação cambial de moeda estrangeira no caso de aquisição de matéria prima importada ou a necessidade de aquisição de maquinário com tecnologia de ponta.

A recomendação ou estimativa do capital de giro para esse tipo de negócio, com base na rotatividade da prestação de serviços odontológicos e na cadeia de fornecedores, é em torno de 15% do montante de investimentos fixos realizados instalação do consultório, de modo a garantir o equilíbrio de contas.

Conclusão

O capital de giro permite uma flexibilidade de ações em sua clínica odontológica e lhe garante paz de espírito.

Um fluxo de caixa saudável é tão importante para o sucesso de uma clínica odontológica quanto oferecer um excelente atendimento ao paciente. O planejamento é fundamental para todos os elementos da gestão da clínica e não pode ser ignorado, pois é o principal ingrediente para manter a estabilidade financeira da mesma.

O planejamento permite aos gestores o gerenciamento efetivo de seu fluxo de caixa e permite a tomada das decisões mais inteligentes sobre quando e como utilizar o capital de giro e até mesmo quando é necessário se pedir empréstimos junto às instituições financeiras e/ou investidores. O planejamento também inclui descobrir maneiras de reduzir as despesas do negócio. Poupar dinheiro lhe dará mais dinheiro para trabalhar.

Pense nisso e muito boa sorte!

Controle financeiro para médicos: saiba como se organizar!

O controle financeiro para médicos deve ser feito em seu consultório ou clínica, de modo à atender às necessidades da clínica  ou em planilha pessoal para atender as necessidades financeiras particulares do médico. Porém, para um médico gestor de uma clínica médica manter o controle financeiro da mesma ou até mesmo o seu controle financeiro pessoal, pode ser uma tarefa um tanto complicada, já que a profissão costuma ter diferentes formas de renda ligadas à pessoa física, à pessoa jurídica ou à clínica.

O médico empreendedor precisa ter ciência que, para manter o controle financeiro corporativo ou pessoal, exige um nível de organização de todas as contas da clínica em um sistema ou aplicativo, separando os gastos pessoais dos gastos empresariais e fazendo a projeção de rendimentos e de despesas para se programar, tornando assim a gestão financeira mais eficientes, evitando principalmente, os riscos de cair na malha fina da Receita Federal.

Vamos analisar como deve ser feito um controle financeiro para médicos com algumas recomendações para otimizar as finanças e garantir a continuidade da clínica, mantendo todas as contas em dia:

Primeiro passo: montar o fluxo de caixa, facilita o controle financeiro para médicos

Seja numa clínica mantida como empresa jurídica ou através de atividade médica exercida como profissional liberal, o controle financeiro para médicos exige a criação do fluxo de caixa. Assim, é possível manter o controle sobre todas as atividades, tais como, contas a pagar e a receber, sobre rendimentos de outras fontes e pagamentos de salários, encargos da secretaria da saúde e todos aqueles pertinentes à atividade exercidas pelo profissional da saúde e de sua clínica médica.

O fluxo de caixa é feito através de um livro caixa, onde se registram todas as movimentações financeiras, tornando-se um registro de todas as entradas e saídas em espécie ou em cheques. Com o livro-caixa é possível controlar e passar as informações para o fluxo de caixa, onde será feita a análise de todos os custos e todos os rendimentos.

No fluxo de caixa é necessário manter registros de Receitas, Despesas, Contas a Pagar, Contas a Receber, Empréstimos, Reembolsos, Investimentos e tudo o que se relaciona à movimentação financeira.

É importante destacar que o fluxo de caixa deve ser atualizado todos os dias, logo após os lançamentos serem feitos no livro caixa, o que exige muita disciplina. No caso de haver uma pessoa responsável, essa pessoa deve ter acesso a todas as informações, inclusive de contas bancárias, recebendo todos os comprovantes necessários para fazer os lançamentos.

Segundo passo: organizando o fluxo de caixa

Vamos ao segundo passo para manter o controle financeiro para médicos organizando a ferramenta do fluxo de caixa.

Além de sua atualização diária, é necessário organizar o fluxo de caixa. Para isso, é necessário algumas técnicas específicas:

Determinar o período do fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve ter um período determinado, e isso geralmente é feito mês a mês. Não é interessante escolher um período muito longo, para que não se perca o controle.

Definir como identificar receitas e despesas

As receitas e despesas devem ser diferenciadas. No caso de usar uma planilha eletrônica, é possível fazer isso através de cores. O mais importante é que sejam facilmente visualizadas no fluxo de caixa.

Identificar movimentações financeiras periódicas

Havendo pagamentos ou recebimentos periódicos, é necessário registrá-los no fluxo de caixa na data determinada, podendo fazer as previsões de recebimentos e de pagamentos.

Registrar as contas a pagar

Todas as despesas mensais devem ser registradas, como aluguel, energia, telefonia, pagamentos parcelados ou taxas. O saldo do fluxo de caixa será consolidado com o caixa atual e poderá ser provisionado o saldo futuro, considerando as contas que devem ser pagas.

Registrar as contas a receber

Lançamentos de contas a receber, como de convênios, por exemplo, devem ser feitos para contrabalançar o saldo do caixa, verificando se haverá ou não necessidade de aporte para o cumprimentos das obrigações.

Bônus: baixe agora a sua  Planilha de controle de custos para clínicas médicas

Terceiro passo: criando categorias

Para ter maior controle financeiro da clínica médica é necessário criar uma classificação de categorias para as receitas e despesas. Essas categorias devem ser suficientes para atender todas as necessidades do controle financeiro para médicos, destacando que poucas categorias irão deixar o controle superficial e que muitas o deixarão por demais detalhado. Aqui é importante encontrar e manter o equilíbrio.

Quarto passo: fazer um controle financeiro pessoal

O controle financeiro de um médico deve ser separado entre o pessoal e o profissional. O trabalho na clínica ou consultório é o seu lado profissional, enquanto que os gastos pessoais fazem parte de sua vida fora do trabalho.

Ao manter um controle financeiro pessoal, o médico saberá qual é o seu rendimento mensal e qual é o seu padrão de consumo. Assim, vai se tornar mais fácil gerenciar as contas, evitando misturar dinheiro do consultório ou clínica com o dinheiro de sua vida pessoal e de sua família.

Se quiser se organizar melhor, o médico poderá aplicar as mesmas técnicas do consultório para o seu controle pessoal, com o fluxo de caixa e o livro caixa, registrando tudo o que consome e sabendo onde pode ou deve cortar gastos.

Quinto passo: contrate uma assessoria para lhe auxiliar em seu controle financeiro para médicos

Fazendo um controle financeiro , o médico pode manter todo o controle sobre suas finanças, tanto pessoais quanto da clínica ou consultório. No entanto, é importante destacar que qualquer profissional liberal deve prestar contas à Receita Federal.

É bastante comum que médicos que atuam como profissionais liberais sejam alvo da malha fina da Receita Federal em função das relações de trabalho atípicas e da variedade de fontes de renda.

Mesmo sendo um expert em seu legado como profissional da saúde, sabemos que o médico não é obrigado a conhecer todas as leis que regem a vida de um profissional. Sendo assim, a melhor coisa a fazer é contratar uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas, que possa lhe orientar com relação ao que pode ou não ser lançado no livro caixa pessoal e no livro caixa de sua empresa.

Se restarem algumas dúvidas sobre o controle financeiro para médicos, poste-as nos comentários. Será muito bom interagir com você!

Até a próxima!

As 8 melhores dicas de gestão financeira para sua clínica ou consultório

Tão importante quanto cuidar da vida de seus pacientes é cuidar da saúde financeira da sua clínica. Assim como pessoas possuem órgãos vitais, que precisam estar em perfeito funcionamento, a clínica precisa de cuidados especiais em diversos setores. Um deles é o financeiro, responsável por movimentar toda a estrutura da empresa.

A gestão financeira deve ser feita de forma metódica e exige quase tanto perfeccionismo quanto um cirurgião envolvido em um procedimento de alto risco para seu paciente. A diferença é que, se os devidos cuidados com a gestão financeira não forem levados a sério, quem corre graves riscos é a longevidade da sua clínica.

Naturalmente, médicos tendem a refletir sobre todas as questões relacionadas a sua atividade com foco na cura e no bem estar do paciente. Quem administra uma clínica, entretanto, não pode esquecer que para mantê-la em bom funcionamento, com os melhores equipamentos e as melhores condições de atendimento, ela precisa de um gerenciamento financeiro eficiente. Neste post, selecionamos 8 dicas de gestão financeira que facilitarão seu trabalho!

Vamos conhecê-las?

Faça o fluxo de caixa

Todas as empresas precisam fazer fluxo de caixa e no caso das clínicas não é diferente. O profissional responsável pela administração financeira precisa dedicar cuidados especiais aos gastos que a clínica possui, por exemplo, com estrutura e pessoal. É fundamental registrar todas as movimentações financeiras do negócio, mesmo as pequenas despesas do dia a dia, que geralmente são desconsideradas.

Aprender a organizar e controlar toda a movimentação financeira de uma empresa está mais fácil! É possível fazer do modo tradicional, utilizando uma planilha do Excel, ou aderir a um software de gestão financeira, como o Conta Azul, por exemplo, para cumprir essa demanda. Para saber mais sobre as vantagens das novas tecnologias, fique ligado na próxima dica!

Trabalhe com tecnologias

As tecnologias costumam atrair o interesse humano e trazer praticidade. Um software de gestão financeira pode proporcionar inúmeros benefícios, como facilidade no acesso a informações para os médicos e também para os pacientes. Pacientes podem, eles mesmos, agendar suas consultas, além de acessar prontuários e receitas médicas.

As tecnologias auxiliam também na organização financeira se você separar as contas a pagar e a receber por exemplo. Um software de gestão financeira traz agilidade aos mais diversos processos internos da clínica e, com isso, aumenta a produtividade da equipe.

Contrate ajuda especializada

Em alguns casos, uma assessoria pode facilitar a gestão da clínica. Esse tipo de ajuda evitará erros, como se esquecer de declarar alguma entrada de dinheiro para a Receita Federal — um contador qualificado não se esquecerá disso em hipótese alguma. Afinal, eles são especialistas na gestão de finanças e, enquanto você se dedicava às aulas de anatomia, eles simulavam manejamentos para administrar empresas.

A ajuda do contador dará mais tempo ao médico para executar suas próprias tarefas. Ainda assim, é importante reservar um tempo em algum dia do mês para analisar os resultados atingidos junto do contador. Ele estará focado nisso, mas você precisa estar relativamente perto e acompanhar os processos.

Separe contas a pagar e a receber

Outro bom método de gestão financeira fundamental é a separação das contas a pagar e a receber em diferentes planilhas de controle. Essa prática permitirá que você enxergue quais são os custos mais altos da clínica e se eles são supérfluos. Daí então, será possível diminuir essas despesas. Eventuais atrasos em pagamentos também poderão ser identificados com mais rapidez. O setor de cobranças terá mais tempo para agir e diminuir a inadimplência, evitando surpresas para a saúde financeira da clínica.

Mantenha um fundo de reserva

Empresas podem enfrentar momentos de crise por fatores internos, como a quebra de alguns equipamentos importantes, e externos, como uma crise econômica mundial. Por isso, um gestor financeiro realmente preocupado com seu trabalho precisa se lembrar de fazer reservas de dinheiro. Caso passe por algum momento financeiramente difícil, a clínica sofrerá menos impacto se possuir recursos financeiros reservados para esses momentos. Fundos de reserva também podem cobrir despesas como pagamento de férias e décimo terceiro salário, que não são frequentes, mas ocorrerão em algum momento.

Não misture as contas pessoais e da clínica

O caixa da empresa não é a sua carteira e nem a sua conta-corrente. Você não deve utilizar dinheiro da clínica quando precisar suprir uma despesa de casa. Essa prática atrapalha o controle financeiro da empresa e pode esconder a real situação em que ela se encontra. Esse dinheiro também poderia ser revertido em algum investimento importante, como a compra de um aparelho ou a contratação de um novo plantonista. Da mesma forma, você não deve utilizar suas finanças pessoais para atender a demandas da clínica, pois isso também vai atrapalhar o controle financeiro.

Planeje

Mais do que simplesmente planejar, planeje com consciência. Estabeleça metas financeiras palpáveis, que possam ser atingidas. Não adianta mirar na lua, não acertar nem as estrelas e frustrar a equipe. Um bom planejamento financeiro requer que o registro de gastos e as previsões de faturamento sejam metódicos. Observar esses números e visitar o planejamento com alguma frequência permitirá ao médico fazer uma boa avaliação do crescimento da clínica. Onde é necessário investir? Qual o melhor período para isso? As respostas dessas questões podem entrar no planejamento, que precisa ser considerado no curto, no médio e também no longo prazo.

Busque ampliar conhecimentos em planejamento financeiro

Assim como em qualquer outra atividade, o gestor financeiro também precisa de constante atualização. É claro que anos de experiência ensinarão os atalhos do mercado e seus tradicionais comportamentos, mas num mundo em constante transformação, quem não estuda é atropelado pela concorrência. Busque informações sobre novas ferramentas e conceitos de gestão financeira, participe de cursos sobre sua área de conhecimento. Alguns empreendedores têm resistência para reconhecer a importância de dominar os conhecimentos de gestão financeira. Os que conhecem as ferramentas básicas já saem na frente.

Já precisou se organizar e dedicar mais atenção à saúde financeira da sua clínica? Tem outras dicas e sugestões sobre o assunto? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências com a gente!

Fonte: Portal Telemedicina

Saiba como fazer o controle financeiro do seu consultório médico

Fazer o controle financeiro do seu consultório médico é muito mais do que simplesmente registrar o movimento de entrada e saída e buscar o equilíbrio da conta corrente.

O controle financeiro exige planejamento de gastos e investimentos, de projeções de curto, médio e longo prazo. E, além disso, também é preciso estabelecer metas e objetivos.

Como se pode ver, o controle financeiro é necessário para todos os aspectos do consultório médico, ou seja, um consultório que possui muitos clientes, mas que não tem um bom controle financeiro, pode se tornar menos lucrativo do que qualquer outro que tenha controle total das finanças, mesmo tendo menor número de clientes.

O grande problema é que nem sempre um empresário médico pode dispor de tempo necessário para fazer o controle financeiro do seu consultório médico, muito menos acompanhar e estabelecer metas da forma como deveria. Nesse caso, é importante buscar sempre o aprimoramento dos conhecimentos de administração, encontrando meios de manter o controle financeiro do seu consultório médico ao mesmo tempo em que pratica sua atividade principal.

Como conseguir manter o controle financeiro

Com relação ao controle financeiro do seu consultório médico, a melhor coisa a fazer é uma avaliação exata dos rendimentos, anotando todas as receitas e despesas em todos os dias do mês. É necessário manter as contas organizadas para não ter surpresas ao longo do caminho.

A maior parte dos profissionais médicos no Brasil é filiada a um ou mais planos de saúde e, como resultado, o controle do faturamento e a atenção às movimentações financeiras é de fundamental importância.

Com todas as suas responsabilidades do dia a dia, um médico que mantém um consultório deve buscar apoio para gerenciar o seu negócio. Existem diversos programas informatizados para facilitar o controle financeiro do seu consultório médico, simplificando os processos de lançamentos e facilitando a vida do profissional médico que, dessa forma, tem como fazer uma boa gestão financeira.

No entanto, o médico também deve ter a visão de empresário e precisa ir além do controle financeiro do seu consultório médico, procurando fazer as projeções necessárias para evoluir com seu empreendimento e conseguir aumentar o seu fluxo de clientes.

Neste artigo, vamos entender como fazer o controle financeiro do seu consultório médico com a análise do fluxo de caixa, uma ferramenta de suma importância para qualquer tipo de empreendimento.

Como manter o fluxo de caixa atualizado

O fluxo de caixa é a ferramenta para manter o controle efetivo de todas as contas e, sem ele, o consultório médico pode ser considerado um veículo sem o condutor.

Sem o registro de todas as entradas e saídas, o profissional médico não irá saber se seu consultório médico está sendo ou não rentável, sem saber se está dando lucro ou se está deixando de pagar alguma conta importante.

O fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras, com as contas a pagar e a receber e as entradas e saídas de dinheiro durante o mês, geralmente o período adotado para fechar a contabilidade.

A partir do fluxo de caixa, que pode ser feito através de um sistema de gestão ou até mesmo de uma planilha eletrônica, como a que disponibilizamos para download no final deste artigo, permite ao médico a análise em separado de todas as contas, podendo identificar quais são os maiores custos do consultório, quantos e quais foram os procedimentos realizados e quais são os mais rentáveis, além de oferecer outros relatórios financeiros.

Com o fluxo de caixa também é possível fazer uma projeção de receitas e despesas futuras, dando ao profissional a capacidade de investigar dias em que o caixa poderá estar negativo, preparando-se para isso através de uma reserva financeira.

É claro que tudo só vai funcionar se houver a disciplina, com a atualização constante do sistema ou da planilha.

O fluxo de caixa é composto do livro caixa, que deve ser lançado todos os dias, com todos os movimentos, e das contas a pagar e receber, que serão lançadas em planilha à parte, onde se poderá ter ideia do movimento futuro da clínica, evitando qualquer tipo de surpresa financeira desagradável.

Para fazer o fluxo de caixa, acompanhe algumas recomendações importantes:

  • Tenha um período pré-determinado para o controle, como o mês corrente, por exemplo;
  • Estabeleça centros de custos para agrupar as despesas fixas, as variáveis e os orçamentos;
  • Se não puder fazer isso por seus próprios meios, determine uma pessoa específica para cuidar do fluxo de caixa;
  • Havendo possibilidade, tenha um sistema de gestão informatizado, ou uma planilha pré-montada para evitar erros e retrabalhos;
  • Mantenha o livro caixa atualizado todos os dias.

Como fazer o livro caixa

No caso de um consultório médico estar registrado na Receita Federal como optante pelo Simples Nacional, o livro caixa é uma obrigatoriedade exigida por lei. Nessa condição, é preciso cumprir algumas formalidades.

Mesmo que o consultório não esteja no Simples Nacional, é uma ferramenta necessária para gestão financeira, controlando todas as entradas e saídas de dinheiro e permitindo a manutenção do fluxo de caixa, devendo ser lançado sempre em ordem cronológica e servindo como auxiliar para a contabilidade.

Para que o livro caixa tenha resultados, não se pode esquecer de fazer todas as anotações detalhadas da movimentação, deixando os valores futuros para o fluxo de caixa, como receitas ainda não recebidas, contas a pagar e cheques pré-datados, por exemplo.

Nunca misture contas pessoais com contas do consultório

Para fazer o controle financeiro do seu consultório médico de forma correta, nunca misture as contas pessoais com as contas do consultório.

Um médico gestor que tem as contas misturadas, entre as pessoais e as profissionais, não consegue manter o controle financeiro do seu consultório médico, ficando sem saber se, no final do mês, o consultório teve resultado positivo ou não.

Não importa se o consultório médico é particular, individual e autônomo ou se é registrado como Simples Nacional: o profissional médico deve estabelecer um valor mensal para suas despesas pessoais, evitando misturar o lado pessoal com o lado profissional.

Somente dessa maneira será possível saber se o consultório está ou não sendo viável e as providências que devem ser tomadas no futuro.

Consulte a planilha que estamos disponibilizando para download e comece a fazer o controle financeiro de seu consultório médico da forma como ele deve ser.

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Até a próxima!

Leia também: CONHEÇA AS FORMAS DE REGISTRAR SUA CLÍNICA MÉDICA E LEGALIZAR O SEU NEGÓCIO

Planejamento Financeiro para Clínicas Médicas: todos os fatos que você precisa saber!

O planejamento financeiro para clínicas médicas é uma das bases para o sucesso do empreendimento. Da mesma maneira como o empresário médico cuida da vida de seus pacientes, deve também cuidar da saúde financeira de sua empresa.

Os pacientes procuram a clínica para cuidar de sua saúde, que precisa estar em perfeita ordem para suas atividades e, assim também, a clínica precisa dos cuidados específicos, principalmente com relação à área financeira, o principal alicerce para a estrutura empresarial.

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser feito com critério e metodologia, já que, se o setor não for levado a sério, quem corre risco é a própria clínica, que pode correr sérios riscos com relação à sua manutenção no mercado.

Torna-se claro que, para responsável por uma clínica médica a maior preocupação está relacionada com o bem estar do paciente, mas quem administra uma clínica não pode se esquecer de que, para mantê-la com saúde financeira, com os melhores equipamentos e com as condições de atendimento necessárias, o gerenciamento financeiro deve ser eficiente.

Conheça as principais recomendações para manter o bom planejamento financeiro para clínicas médicas:

        1-Manter em dia o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma necessidade para toda e qualquer empresa. A administração financeira exige alguns cuidados especiais com relação à sua estrutura, como equipamentos e pessoal. O profissional responsável deve registrar todas as movimentações financeiras do empreendimento, até mesmo as menores despesas.

A manutenção do fluxo de caixa de uma clínica médica pode ser feita através de um sistema de gestão informatizado, atendendo melhor às necessidades da empresa e permitindo ao profissional cuidar de todas as atividades sem grandes preocupações.

         2-Criar um plano financeiro para a clínica

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve orientar-se pelas atividades normais do dia a dia da empresa. A utilização de dados concretos permite ao médico estabelecer um plano para o futuro da clínica com mais praticidade.

Utilizando os dados obtidos através de um sistema de gestão financeira cria-se a possibilidade de projetar os dados para o futuro, considerando as receitas e as despesas necessárias e gerando condições para redução de custos sem perda de qualidade no atendimento, ao mesmo tempo em que se abre a possibilidade de novos investimentos.

Para o médico, é importante entender que a tecnologia está em constante evolução e a medicina não fica fora dessa evolução. A aplicação de novas tecnologias exige investimentos, que somente será possível mediante um planejamento financeiro consciente e criterioso.

        3-Contratar assessoria contábil especializada

Devemos lembrar, contudo, que o médico foi preparado para cuidar da saúde e não especificamente para administrar uma empresa. Em determinados casos, a melhor alternativa é contratar uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas  que possa direcionar a gestão financeira e montar o planejamento financeiro para clínicas médicas.

A assessoria contábil, através de um contador qualificado, poderá montar o planejamento financeiro de uma forma organizada, simulando condições e permitindo que o profissional médico responsável tenha mais tranquilidade para conduzir suas próprias atividades profissionais.

Vale dizer, no entanto, que o profissional responsável pela empresa é quem conduz os destinos de sua clínica médica. Embora tenha uma assessoria especializada em contabilidade para clínicas médicas para poder direcionar melhor as atividades financeiras da empresa, é ele quem decide os destinos de sua clínica, com o acompanhamento direto dos processos empresariais.

         4-Criar uma estrutura para a contabilidade

Para ter mais tempo para suas atividades profissionais e, ao mesmo tempo, conduzir o planejamento financeiro para clínicas médicas, o responsável pela empresa deve montar uma estrutura para a contabilidade, mantendo sempre em ordem as contas a pagar e contas a receber.

Com essa estrutura montada, ficará mais fácil verificar com antecedência as atitudes a tomar, evitando contas a receber em atraso e permitindo a liquidação de contas a pagar dentro dos prazos.

        5-Manter um fundo de reserva

Para viabilizar o planejamento financeiro para clínicas médicas, é necessário estabelecer um fundo de reserva para enfrentar possíveis momentos de crise na empresa, como a necessidade de manutenção de equipamentos ou a queda nos serviços.

O capital de giro deve ser analisado para os próximos meses e a reserva deve ser suficiente para cobrir qualquer necessidade futura. Com a reserva, se a clínica passar por momentos de crise será possível superar e encontrar meios para dar continuidade às atividades empresariais.

       6-Separar contas pessoais das contas da clínica médica

Mesmo sendo uma clínica conduzida por um só profissional, trata-se de uma empresa. Desta maneira, o planejamento financeiro para clínicas médicas exige a total separação das contas pessoais daquelas da empresa.

O profissional, embora proprietário, deve conduzir seus gastos através de um pró-labore previamente estabelecido, sem recorrer ao caixa da empresa para cobrir seus custos pessoais, da mesma forma que não deve usar de seus recursos para cobrir gastos da empresa, como a utilização do cartão de crédito, por exemplo.

Manter o planejamento atualizado

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser visto através de seu próprio conceito: trata-se de um plano que ainda não foi concretizado e que, portanto, está sujeito a alterações.

A atualização do planejamento financeiro deve ser constante, fazendo-se o seu manejo sempre que se apresentar necessário. O empresário deve estabelecer metas que possam ser atingidas, dentro das possibilidades da clínica médica, cumprindo com essas metas e mantendo as previsões de acordo com as alterações percebidas pela contabilidade.

O planejamento financeiro para clínicas médicas deve ser analisado constantemente, verificando o crescimento da empresa, suas necessidades de atualização tecnológica, previsão de custos e necessidade de investimentos.

Conclusão

Da mesma forma que qualquer outro tipo de atividade, a clínica médica também exige constante atualização por parte de seu dirigente. À medida que está aprendendo novas técnicas de planejamento financeiro para clínicas médicas, o próprio profissional poderá encontrar meios de conduzir sua empresa e torná-la viável no concorrido mercado de saúde.

Contudo, é preciso entender que vivemos num mundo em constante evolução, onde quem não busca aprender pode ser atropelado pela concorrência. Assim, é necessário sempre buscar novas informações e novas ferramentas, conhecendo os conceitos de gestão financeira e participando de cursos que possam melhorar a área financeira da empresa.

Se tiver alguma dúvida sobre como fazer um bom planejamento financeiro para clínicas médicas, e precisar do auxílio de uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas, entre em contato conosco.

Nós da Proativa Contabilidade conhecemos todos os trâmites legais da área da saúde, a atuamos lado a lado com médicos empreendedores há muito tempo buscando encontrar as mais diversas soluções que melhor se adaptem ao propósito do crescimento e sustentabilidade financeira e contábil de suas clínicas médicas.

Venha tomar um café conosco Doutor e vamos atuar juntos rumo ao sucesso total de seu empreendimento!

Muito boa sorte!

Contabilidade Gerencial: Qual a utilidade das informações contábeis para as pequenas empresas?

A maioria dos donos de pequenas empresas está de certo modo familiarizada com a contabilidade financeira de seu negócio, porém, quando se fala em contabilidade gerencial, que trata de informações quantitativas sobre o desempenho da empresa e serve a um propósito totalmente diferente, os mesmos se perdem e muitos sequer sabem sobre o que se trata.

A contabilidade financeira fornece aos “stakeholders” externos informações e dados sobre o desempenho da empresa. Já a  contabilidade gerencial dá aos empresários e gestores as informações de que necessitam para tomar decisões-chave para o futuro do negócio.

A contabilidade gerencial tem um papel integral na melhoria do planejamento e controle em pequenas empresas. Neste tipo de negócio, a produção dos dados para a contabilidade gerencial é muitas vezes responsabilidade do proprietário da empresa, pois os recursos financeiros precisam ser “esticados”, e isto é até compreensível. Porém, esta é claramente uma decisão que pode sim, por um lado, economizar o dinheiro de uma pequena empresa, mas também pode ter impacto sobre a qualidade das informações produzida, e isto pode ser um grande problema para a sustentabilidade financeira da empresa.

Não existe uma exigência legal para que uma empresa tenha que manter uma contabilidade gerencial interna ou terceirizada, mas pode ser muito difícil gerir um negócio de forma eficaz sem os dados gerados por ela. 

Por isso, se você prefere não contratar um contador especializado para fazer sua contabilidade gerencial de forma eficiente, e a responsabilidade pela manutenção em dia dos dados gerenciais para que você tenha uma visão holística e precisa do seu negócio é sua, então, meu caro empreendedor, esta é uma matéria preparada especialmente para você. Preparamos informações muito relevantes sobre contabilidade gerencial para que as pequenas empresas se mantenham competitivas e sustentáveis financeiramente.

Boa leitura!

  1. Custos empresariais

Uma compreensão completa dos custos de uma pequena empresa é crucial para o seu bom desempenho. A falta de conhecimento e compreensão dos custos pode prejudicar o impacto das decisões de formação de preços de uma empresa de pequeno porte, por exemplo.

A figura para os custos totais do negócio é realmente apenas uma parte da história. Ao realizar uma análise de custos, esse número pode ser dividido em partes mais valiosas. Isso irá ajudá-lo a entender onde o dinheiro da empresa está sendo gasto e onde os custos estão ficando fora de controle. Você também terá uma ideia muito mais clara dos preços que você precisa cobrar de seus produtos ou serviços para aumentar sua rentabilidade.

  1. Capital de giro e fluxo de caixa

Muitas pequenas empresas não têm uma compreensão clara de seu fluxo de caixa, que é crucial para o funcionamento de um negócio bem sucedido. Ter acesso a informações como contas a pagar e contas a receber, rotatividade de estoque e saldos de caixa diários podem fornecer informações valiosas sobre sua situação real de fluxo de caixa e garantir que você tenha o capital de giro necessário para manter sua empresa em operação.

  1. Vendas

Embora os números de vendas ao final de um ano permitam identificar se as vendas totais aumentaram ou diminuíram, é improvável que uma visão muito ampla quase que “genérica” sobre os números, melhore a tomada de decisões ou o ajude a exercer controle sobre seu negócio.

Como parte de sua contabilidade gerencial para pequenas empresas, você deve realizar uma análise de suas vendas por produto ou área de serviço mês a mês. Isso permitirá que você identifique quais produtos e serviços produzem os melhores desempenhos e os que podem estar começando a trazer prejuízos. Com esses dados em mãos, você poderá então, tomar decisões fundamentadas em dados precisos e reais sobre investimentos futuros.

  1. Análise custo-volume-lucro

A análise custo-volume-lucro analisa principalmente o impacto de diferentes níveis de atividade sobre os resultados financeiros de uma empresa. Isso lhe dará uma visão de como as mudanças nos custos e nos volumes de vendas de sua empresa afetarão a lucratividade. Você pode então calcular quantas vendas a empresa terá de fazer para atingir as metas financeiras, bem como os números de vendas que levará a diferentes níveis de lucro.  

  1. Liquidez

A liquidez é um fator chave no desempenho de qualquer negócio, pois determina a capacidade do negócio de pagar suas dívidas de curto prazo. A relação atual – ativo circulante dividido pelo passivo circulante – é uma medida da sua solvência, e é uma métrica crucial para as pequenas empresas.

Um negócio saudável deve ter uma relação de liquidez corrente próxima de dois. Isso significa que você precisa ter o dobro de ativos em relação aos seus passivos. 

E por fim… Os benefícios da contabilidade gerencial

As pequenas empresas que conseguem manter este tipo de informação financeira chave em ordem através da contabilidade gerencial, gozam de benefícios competitivos muito significativos para a continuidade e crescimento do negócio.

Ter uma firme compreensão do desempenho financeiro de sua empresa irá melhorar a sua capacidade de detectar possíveis causas de preocupação e tratá-las em sua nascente, antes das mesmas ameaçarem a saúde do seu negócio. 

Ser capaz de se planejar adequadamente e evitar o impacto de potenciais ameaças é uma vantagem real para as pequenas empresas. 

A contabilidade gerencial também pode ajudar a demonstrar o seu controle e compreensão da empresa para os potenciais investidores, instituições financeiras e outras partes interessadas (internas e externas) em investir no seu negócio.  Este tipo de organização pode revelar um valor inestimável do negócio e atrair investimento externo ou financiamentos para que você coloque em prática todas as suas ideias de crescimento e alcance o sucesso tão sonhado e desejado.

Sabemos que você precisa pensar e se dedicar 100% ao crescimento de sua empresa, então, deixe a gestão contábil de sua empresa nas mãos de quem realmente entende e pode se tornar o seu maior parceiro nesta jornada empreendedora. Conte sempre com um contador!

Pense nisso e muito boa sorte nos negócios!

Até breve!