Veja como fazer o faturamento de convênios e evitar glosas

Quando um profissional de saúde resolve abrir sua própria clínica ou consultório, além dos conhecimentos técnicos específicos de sua área, ele também acaba se tornando responsável pela administração de seu negócio. Essa nova função exige outras habilidades desse médico ou dentista, que precisa ser ainda mais organizado, consciente de suas decisões e, muitas vezes, metódico para que todos os processos funcionem perfeitamente.

Se o profissional opta por realizar seus atendimentos via operadoras de convênios, essa escolha se torna um dos principais fatores para a saúde financeira da empresa e deve ser tratada com muita dedicação, especialmente porque as chamadas glosas, que são faturamentos não recebidos ou recusados, podem afetar significativamente o negócio como um todo.

Fuja das glosas e tenha vantagens para a sua clínica ou consultório

Evitar glosas permite que o seu planejamento financeiro seja mantido, proporciona um controle maior do fluxo de caixa, evita retrabalho, perda de tempo, prejuízos e também abre um espaço maior para dedicação à uma gestão de pacientes, que gera serviços de qualidade e fidelização.

As glosas são classificadas de três formas: administrativas, técnicas e lineares

Glosa administrativa: normalmente mais fáceis de resolver, são falhas nos processos administrativos, como preenchimento incorreto de informações do beneficiário do plano de saúde, inclusão de serviços que não fazem parte das coberturas, falta de assinaturas etc.

Glosa técnica: esse tipo exige uma auditoria para avaliar os procedimentos que foram cobrados sem argumentações técnico-científicas.

Glosa linear: acontecem de acordo com um posicionamento unilateral dos convênios. Podem caracterizar práticas irregulares e necessitarem de medidas regulatórias da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).

Confira as dicas que a Proativa separou para você

1. Entenda o processo como um todo e invista em treinamento

Os procedimentos para faturar com os convênios são realmente complexos. O passo número um para evitar erros é entender como tudo funciona e garantir que todos os profissionais que fazem parte das etapas estejam alinhados. Investir em treinamento e ter recursos para consultas, em caso de dúvidas, faz com que a equipe se torne capacitada e gere resultados bem-sucedidos.

2. Tenha uma gestão diária das informações

Esse controle do fluxo das informações, desde o momento da chegada do paciente até a realização do último procedimento, é fundamental para evitar prejuízos e perda de tempo. Afinal, se o responsável por aquela etapa tiver acesso facilitado a esse banco de dados (que muitas vezes pode ser uma simples planilha), ele não perde tempo procurando em lugares diferentes e resolve qualquer eventual pendência mais rápido.

3. Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente existem softwares de gestão que facilitam muito o dia a dia das clínicas e consultórios, permitindo que o trabalho manual seja reduzido e resultando em menos oportunidades de erros. Esses programas são ótimas ferramentas para organização e integração das informações. Existem inúmeras opções no mercado, por isso, pesquise a que se encaixe melhor às necessidades do seu negócio.

Quer manter a saúde financeira da sua clínica ou consultório? Conte com os serviços especializados da Proativa Consultoria Contábil e Empresarial. Entre em contato conosco!

Coworking para profissionais de saúde – as vantagens da economia colaborativa

Compartilhar. Essa palavra tem agregado cada vez mais sentido e valor na rotina da sociedade moderna. E não estamos falando de compartilhamento de postagens nas mídias sociais, mas de uma economia colaborativa que gerou uma nova percepção de mundo: substituir o acúmulo pela divisão.

Essa tendência é muito bem representada por aplicativos como Airbnb, Yellow e Uber que geraram soluções que transformaram formas de consumo. Dentro dessas novas formas, não poderíamos deixar de falar do coworking, modelo de trabalho que é baseado no compartilhamento de espaço e recursos de escritório. Esse modelo tem se expandido e alcançou os profissionais de saúde, se tornando uma alternativa bem interessante para quem não tem (ou não quer gastar) uma reserva financeira investindo na própria clínica ou consultório.

Fora a questão da economia, esses espaços são vantajosos por oferecerem experiências tanto para os profissionais quanto para os pacientes. Esses diferenciais vão desde a arquitetura e design dos ambientes, que esbanjam modernidade e fogem completamente dos padrões de consultórios tradicionais, até a possibilidade de networking, pois a oportunidade de conhecer outros profissionais, trocar conhecimentos e realizar parcerias não pode ser desperdiçada.

Como médicos e dentistas podem utilizar espaços de coworking?

No Brasil já existem espaços de coworking especializados para profissionais de saúde. Eles possuem facilidades para agendamento de consultas, recepcionistas, café, cozinha, armários, bicicletários, áreas para exames e equipamentos específicos para a área. Muitos também oferecem serviços personalizados que permitem que o médico ou dentista tenha uma linha telefônica, website, cartão de visita, entre outros itens de papelaria.

Quanto custa trabalhar em um coworking?

Existem diferentes tipos de pacotes, mas um dos mais comuns é o pay-per-use, no qual os profissionais só pagam pelo tempo que utilizarem o espaço escolhido. Esse recurso evita a geração de gastos quando o profissional não estiver atendendo.

Juntando com o fato de que as despesas de espaço, equipamentos de escritório, mobiliário e funcionários acabam sendo compartilhados, atender em um coworking permite uma economia expressiva.

Quem atende em espaços de coworking precisa de um contador?

Segundo Marcelo Henrique Pereira da Silva, sócio da Proativa Consultoria Contábil e Empresarial, mesmo os profissionais que optarem por atender no modelo de economia colaborativa irão precisar dos serviços de um contador. “Na verdade, toda empresa precisa. Além das obrigações fiscais e conformidades perante o fisco, o contador irá desenvolver planejamentos tributários e de custos, proporcionando um apoio financeiro diferenciado para o negócio”.

Marcelo também aproveita para dar dicas para os profissionais que estão em início de carreira e pensam em fazer parte da tendência do coworking. “É importante prestar atenção na escolha do local. Dê preferência para lugares que não sejam tão impessoais e que, mesmo que sejam tão grandes, tenham uma boa infraestrutura, localidade e conforto para os seus pacientes. Também é necessário verificar a viabilidade da utilização do endereço fiscal para a atividade médica”.

Vai iniciar seus atendimentos em algum coworking?

Entre em contato conosco e deixe sua empresa com as obrigações fiscais em dia.

Dicas valiosas para médicos e dentistas melhorarem as redes sociais de suas clínicas ou consultórios

As redes sociais são uma verdadeira extensão do atendimento que você oferece aos seus pacientes em sua clínica ou consultório. Esse ambiente digital, além de ser uma forte ferramenta para prospecção de novos pacientes, é o local onde o seu negócio está exposto para o mundo. Essa enorme vitrine online tem inúmeras vantagens, mas, caso seja utilizada de forma incorreta, pode ser um grande fator de risco para a saúde da sua empresa.

Como ninguém quer ser malvisto no universo da internet, a Proativa separou algumas dicas valiosas para você, médico ou dentista, aproveitar as redes sociais para consolidar a imagem do seu negócio e até aumentar seu faturamento. Continue a leitura e prepare-se para colocar tudo em prática!

Antes de tudo, conheça seu público

Tão importante quanto ser especialista na sua área é conhecer o seu público. Isso irá determinar o tipo de conteúdo e a linguagem que o seu negócio deve ter nas redes sociais. Informações como faixa etária, interesses, localização e gênero fazem toda a diferença. Por exemplo, se você tem um consultório de odontopediatria, seu público não é de crianças, mas muito provavelmente de mães. Você pode buscar entender o comportamento dessas mães e direcionar um conteúdo realmente relevante para elas.

Cuidado com o conteúdo

Um ponto de atenção que profissionais de saúde precisam levar em consideração é que, se o seu discurso é direcionado para clientes/pacientes, você precisa se comunicar para eles. O que isso quer dizer?

Muitos médicos ou dentistas postam imagens de cirurgias ou qualquer outro procedimento e ainda enchem as legendas com termos técnicos e difíceis para o público geral compreender.

É necessário ter bom senso. Escolha imagens que transmitam o resultado do seu trabalho e não o “problema” que você solucionou. Você pode tomar como exemplo as campanhas publicitárias de grandes hospitais: elas nunca vão mostrar um paciente debilitado, em tratamento ou sendo operado, mas sempre feliz e sorridente, transmitindo a sensação de que foi bem cuidado. O discurso segue a mesma linha e precisa cumprir sua missão de ser entendido.

Fique dentro da lei

Tanto o Conselho Federal de Medicina, quanto o de Odontologia possuem seus códigos de ética e precisam ser respeitados. Posts como “antes e depois”, consulta e diagnóstico online, promessas de resultados e exposição vexatória de pacientes não são permitidos. Caso você fique na dúvida se o que você vai postar está de acordo com o código de ética da sua classe, não hesite em pesquisar e confirmar antes.

Não deixe seu público “a ver navios”

Busque solucionar qualquer eventual problema e sempre demonstre preocupação com a solicitação do seu cliente. Lembre-se, todas essas pessoas são formadoras de opinião na internet, mesmo que em pequena escala.

Também é importante prestar atenção na frequência de postagens. Monte um cronograma e programe-se para cumpri-lo.

Considere investir

Mesmo as redes sociais fazendo parte do nosso dia a dia, manter um perfil ou página profissionais exige alguns investimentos, seja de tempo e/ou dinheiro.

Caso você não tenha uma agenda que permita que você dê uma atenção especial a essa área do seu negócio, procure capacitar algum funcionário ou busque a ajuda de profissionais especializados.

Analise seus resultados

Mais do que números de curtidas, comentários ou compartilhamentos, você pode utilizar as redes sociais para escutar as necessidades (ou reclamações) do seu público e transformá-las em soluções para a sua clínica ou consultório. Por exemplo, se você recebe muitas mensagens perguntando sobre um serviço X, que você não oferece, considere estudar melhor a possibilidade de implementá-lo.

A Proativa Consultoria Contábil e Empresarial está sempre buscando soluções para que o seu negócio seja ainda mais bem-sucedido. Continue acompanhando nosso blog e, caso surja alguma dúvida, entre em contato com o nosso time!

Como decorar uma clínica médica?

Decorar uma clínica médica exige alguns cuidados básicos, principalmente para criar um ambiente agradável para os pacientes sem necessariamente ficar próximo da ideia de um hospital.

A decoração de uma clínica médica exige uma intervenção de forma a transformar o ambiente em algo íntimo, onde os clientes devem se sentir à vontade, com bom acolhimento, e esse ponto deve nortear o decorador.

Uma das sugestões para decorar uma clínica médica é inserir na recepção tonalidades mais quentes, principalmente nos estofados e em alguns objetos de decoração, mostrando que os profissionais transmitem confiança, com uma iluminação suave e direcionada para marcar e valorizar os materiais aplicados.

Decorar uma clínica médica de acordo com cada especialidade

Ao mesmo tempo em que é preciso mostrar um ambiente acolhedor, tranquilo, que amenize a situação clínica de cada paciente, decorar uma clínica médica também exige que o projeto reflita de alguma maneira a especialidade médica.

Para uma clínica de dermatologia, por exemplo, o material mais interessante deve ser em laca, representando a pele humana em toda a sua delicadeza, sem qualquer imperfeição. A recepção deve ser decorada de forma a oferecer momentos de relaxamento ao paciente enquanto espera pelo atendimento.

Para decorar uma clínica médica, é necessário ter o apoio de um profissional de design de interiores que congregue todos os valores da clínica, a especialidade médica e o estado geral dos pacientes que a procuram, uma vez que o objeto maior da clínica sempre é o ser humano. E é preciso lembrar que, quando o cliente procura uma clínica médica, ele está de alguma forma debilitado ou carente, necessitando de um ambiente adequado para seu estado de espírito.

Estando debilitado e com seu estado de espírito alterado, o ambiente de uma clínica médica deve ser adequado ao paciente, além de, obviamente, cumprir com todas as normas de higiene e segurança, apresentando o conforto necessário tanto para o paciente quanto para o seu acompanhante, ou mesmo para os profissionais que atuam na clínica.

Toda a clínica deve refletir a preocupação dos profissionais com relação à recuperação dos pacientes e, da mesma forma como se faz na decoração de uma residência, é preciso haver um bom planejamento e uma boa experiência por parte do decorador.

Decorar uma clínica médica para tornar o ambiente convidativo

Decorar uma clínica médica, portanto, exige criar um ambiente convidativo, de uma certa forma impessoal, o que possibilita o uso de madeira na decoração, podendo ser através de painéis em paredes, nos balcões ou em móveis, já que se trata de um elemento que traz a sensação de calor.

O uso correto de cores pode influenciar no estado mental de determinados pacientes, e esse ponto deve ser observado, não inserindo muitas cores quentes e fortes, e sim com limitação, deixando as tonalidades mais calmantes em destaque.

Tons de verde e azul são excelentes opções, já que são cores que acalmam e combinam muito bem com a madeira.

Além do uso de cores de forma adequada, é necessário levar em conta o bom planejamento da iluminação para decorar clínicas médicas, tornando o ambiente ainda mais suave e com um design que possa oferecer o conforto necessário.

Decorar uma clínica médica para reforçar a imagem médica

Em clínicas e consultórios que buscam destaque, a construção de uma boa imagem do profissional médico e da marca de sua clínica é essencial na hora de decorar uma clínica médica.

Para decorar uma clínica médica é preciso dar atenção à disposição dos móveis, à combinação das cores e aos efeitos de iluminação, tornando o ambiente aconchegante para a clientela. Utilizando a correta combinação de cores, por exemplo, é possível ampliar os espaços, deixando a clínica mais confortável.

Utilizando boa iluminação em combinação com as cores, o ambiente se tornará mais propício a oferecer a calma e a tranquilidade para os pacientes, antes de serem atendidos.

Decorar uma clínica médica: escolher bem a mobília

Para decorar uma clínica médica, um dos principais cuidados deve ser com a escolha do mobiliário, sempre com o objetivo de deixar o ambiente mais convidativo, o que demanda a escolha de madeira nos móveis e balcões.

Madeira é o tipo de elemento que oferece a sensação de calor e aconchego, podendo ser misturada em vários formatos e cores, além de desenhos, como símbolos ou figuras, deixando que os pacientes, enquanto esperam, não sintam preocupação com relação ao problema que apresentam.

Selecionar com cuidado tons quentes e mais fortes, com apenas alguns detalhes na decoração oferece um ambiente aconchegante, evitando que fiquem mais nervosos e agitados. Procurar cores que transmitam tranquilidade é importante, não deixando muitas tons mais claras, como gelo e branco, ou tons pastéis, evitando que o ambiente lembre hospitais, situação que poderia trazer maior preocupação ao paciente.

Para combinar melhor o ambiente, na hora de decorar uma clínica médica, também é importante montar um sistema de iluminação adequado, apostando na iluminação indireta, com cúpulas de luminárias, por exemplo, feitas em tecido, deixando o ambiente mais acolhedor, oferecendo uma sensação de maior cuidado com os clientes.

Um bom decorador, com experiência em decorar uma clínica médica, deve ser selecionado pelos gestores da empresa, adequando o ambiente ao paciente e à especialidade médica atendida, gerando o ambiente mais propício aos pacientes e trazendo maior relevância ao profissional ou profissionais que ali trabalham.

Em última análise, as especialidades são os fatores que determinam a melhor abordagem para a decoração de uma clínica médica. Uma clínica pediátrica terá diferentes necessidades de design em relação à uma clínica de oncologia para adultos, por exemplo.  Por isso, ao planejar a decoração de uma clínica médica, o que deve ser levado em consideração é como alcançar a maior eficiência operacional para o melhor atendimento ao paciente.

Até a próxima!

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: ESTRATÉGIAS EFICIENTES DE MARKETING ODONTOLÓGICO

Marketing é a chave para o sucesso de qualquer negócio, e as clínicas odontológicas não são exceção. Para uma clínica odontológica crescer, um único dentista deve atender de  24 a 50 novos pacientes todos os meses.

Para atrair novos pacientes, uma clínica deve oferecer produtos competitivos a preços igualmente competitivos, juntamente com serviços convenientes de muita qualidade, todos apoiados por um sólido plano de marketing odontológico. 

No nosso 11º post de nossa série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, vamos falar exatamente sobre  6 estratégias de marketing odontológico muito eficientes para que sua clínica seja um sucesso.

Aqui estão algumas estratégias de marketing odontológico que você pode testar:

  1. Presença online (VOCÊ DEVE TER)

Eu sei que é óbvio, mas, por favor, qualquer estratégia de marketing odontológico por mais básica que seja, inclui ter uma presença on-line. Vamos detalhar algumas peças chave que não podem faltar em uma estratégia de marketing odontológico bem estruturada.

  • Peça Chave 1: Website –  Não vamos detalhar muito , mas você sabe que você precisa de um site para sua clínica odontológica. Mesmo que você não concorde, lembre-se – É melhor ter algo ao invés de nada.

As pessoas vão procurar por clínicas odontológicas no Google, e você quer que elas te encontrem. Um site bem desenvolvido, além de fazer você ser visto, passará um conceito de experiência e idoneidade. E isso é tudo o que você precisa… Credibilidade!  

Certifique-se de que teu site tenha pelo menos o básico: Endereço, informações de contato, os tipos de serviços que você presta, e informações sobre você ou sobre a sua clinica. O ideal é que tudo isso seja pensado numa linguagem e identidade visual que alcance ao seu perfil de público alvo ideal.

Peça Chave 2: Search engine optimization (SEO)  – Muitas vezes você já deve ter se perguntado: O que é SEO? SEO é considerado por muitos o “Santo Graal” do marketing digital. SEO não é um conceito muito difícil de entender, a parte mais difícil de SEO é o comprometimento com as atividades que você precisa executar a longo prazo.

Aprender o básico vale o tempo investido. Fazer algumas coisas básicas vai fazer você se destacar da multidão. Uma compreensão básica de SEO irá ajudá-lo a utilizar todos os seus esforços on-line e off-line para tornar o seu site mais relevante para os motores busca, como o Google, por exemplo.

Se você estiver realmente interessado em aprender sobre SEO, leia este post: O que é SEO? Da Agência Mestre.

Peça chave 3: Perfis em Mídias Sociais –  Uma estratégia de marketing odontológico eficiente, que quer criar consciência em seu público alvo sobre a sua existência e autoridade sobre os serviços de sua clínica, não pode deixar de lado as mídias sociais, pode?

A cada dia as redes sociais provam ser das mais eficientes ferramentas de uma estratégia de marketing odontológico. Redes Sociais como Facebook, Twitter e Linkedin estão se tornando rapidamente alguns dos meios mais influentes para se criar consciência entre os pacientes em potencial. Dentistas e pacientes agora são capazes de se comunicar 24 horas por dia através dessas mídias de massa.

Se você decidir incluir as mídias sociais em sua estratégia de marketing odontológico, indicamos que comece com o Facebook. Esta é a mídia social onde com certeza seus consumidores estão, e se eles “gostarem” dos seus serviços, pode ter certeza, há uma grande chance de que eles compartilhem sua satisfação com seus amigos e com os amigos dos amigos. Logo, em bem pouco tempo, você será visto por milhares de pacientes em potencial. Isso é excelente, não é mesmo?

  1. Envolvimento Comunitário – Conheça Pessoas / Rede de relacionamento

Uma estratégia de marketing odontológico eficaz e que é comumente usada por muitos dentistas é simplesmente manter-se e manter a sua clínica popular em sua comunidade. Participe ativamente de várias atividades sociais em sua comunidade. Seja sempre simpático e útil aos seus vizinhos para que você possa ganhar a sua confiança e respeito. Desta forma, você sempre estará no topo de sua lista sempre que eles precisam de um dentista.

Veja bem, a indústria de cuidados e higiene bucal é um negócio que depende do fator: confiança. A maioria das pessoas só irá confiar a sua saúde bucal a alguém que sintam que conhecem pessoalmente ou a alguém que tenha uma boa reputação em sua comunidade.

  • Patrocine uma pequena equipe de esportes local
  • Patrocine algum evento social da comunidade
  • Realize trabalhos voluntários em sua comunidade, como um “day clinic odontológico”, totalmente gratuito, onde você e sua equipe realizarão análises e pequenos procedimentos visando a melhora da saúde dos participantes.
  1. Clientes Referência – Use seus pacientes para obter novos pacientes

Tenho certeza que você já sabe o poder das referências, do chamado marketing boca a boca. Esta é uma estratégia de marketing odontológico que não pode ser deixada de fora desta lista. Algumas pequenas clínicas até conseguem algum crescimento sem este tipo de estratégia, porém, as mesmas não conseguem mensurar o potencial de crescimento do empreendimento.

A criação de um programa baseado em incentivos, torna o rastreamento de clientes e referenciadores 10x mais fácil. 

Usando um serviço como  http://referralrock.com  você pode facilmente configurar um programa e controlar  todos os resultados . 

  1. E-mail marketing – Lembre-os que você existe

Conseguir uma lista de e-mails de seus potenciais pacientes vale ouro. Endereços de e-mail são uma linha direta de comunicação para empresas que desejam prosperar os seus negócios. Você pode começar a criar esta lista deixando claro aos seus pacientes que sua intenção é ajudá-los com dicas de higiene e saúde bucal, e também para envio de lembretes de consultas e agendamentos.

Não pratique SPAM. Somente envie aos seus pacientes informações realmente relevantes, pois é importante que você mantenha uma imagem de confiança.

O objetivo é lembrá-los que você está sempre ali, à disposição deles. Fale sempre sobre coisas relevantes (e guie-os de volta ao seu site), Isto aumenta a frequência e consequentemente a relevância do seu site junto aos motores de busca.

Fale sobre:

  • Seu envolvimento em ações comunitárias;
  • Dicas de higiene e tratamentos bucal;
  • Histórias sobre como uma boa saúde bucal mudou a vida de seus pacientes ( com sua permissão, e respeitando os princípios do Marketing para Médicos).

O e-mail marketing é realmente uma das melhores estratégias de marketing odontológico para sua clínica.

  1. Junte-se à sua comunidade on-line

Onde quer que você se localize, existem fóruns locais que você pode participar e grupos em mídias sociais para discussões sobre saúde bucal. Faça uma pesquisa sobre “cidade + fórum” e estas pesquisas o guiarão para um fórum onde você poderá interagir com as pessoas de sua comunidade e construir um relacionamento com os mesmos. Isso ajudará a construir e/ou melhorar a sua presença online.

Existem também grupos no Facebook, grupos no Linkedin e comunidades do Google Plus das quais você pode participar.

Seja útil e contribua com assuntos interessantes e relevantes em cada grupo que participar. Além disso, promova-se consensualmente, colocando o seu site em sua assinatura. É ótimo para o SEO de seu site.

  1. Marketing de conteúdo

Quando falamos em marketing de conteúdo queremos dizer: Crie um blog em seu site e publique muitos conteúdos relevantes para o seu público no mesmo. Se você é um empreendedor, e está lendo um conteúdo que lhe interessa, isto significa que você está conectado em nosso blog, correto?

Você pode fazer a mesma coisa e atrair visitantes para o seu próprio blog.

Para uma estratégia de marketing odontológico de conteúdo ser eficiente, você precisa ser muito consistente com a mesma. Deve ter disciplina em suas publicações, preparar conteúdos realmente relevantes para o seu público e mostrar que realmente você é uma autoridade em saúde bucal.

Conclusão

Essas 6 estratégias de marketing odontológico, quando implementadas de modo consistente e por profissionais especializados em marketing, podem realmente trazer um resultado sensacional para suas metas de crescimento.

Procure por uma agência especializada em marketing odontológico e tenha retornos extraordinários para os seus investimentos.

Muito boa sorte e até a próxima!

Não perca o próximo post: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: QUAIS OS INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS?

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: ESTRATÉGIAS DE MARKETING E CANAIS DE DISTRIBUIÇÃO DOS SERVIÇOS ODONTOLÓGICOS

Crescer um negócio não é nada fácil, principalmente quando você não tem tempo para pensar em ações de marketing e distribuição dos seus serviços.  A maioria dos dentistas é treinada para prestar serviços odontológicos e quase nunca têm tempo de encontrar novas maneiras de como eles podem comercializar estes serviços.

É por isso que ler sobre ideias de marketing odontológico e formas de distribuir (vender) seus serviços ou sua clínica pode ajudá-lo imensamente a divulgar seu negócio. No final, tudo se resume a quão bem você conseguirá gerenciar suas estratégias de marketing odontológico usando tanto de meios tradicionais, bem como de marketing digital.

Neste 10º artigo da nossa série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, vamos falar sobre os canais estratégicos de marketing e distribuição dos serviços odontológicos.

Estratégia de Marketing Odontológico  e canais de distribuição

Como um dentista empreendedor você deve pensar não somente em ser o melhor profissional no tipo de prestação de serviços que oferece aos seus pacientes. Deve pensar também em como você irá divulgar estes serviços, em como atrair pacientes para sua clínica odontológica e atingir suas metas de vendas para que seu empreendimento seja lucrativo e você alcance os seus objetivos como profissional.

Sendo assim, criar estratégias de marketing odontológico e canais de distribuição dos serviços odontológicos é o que poderá garantir o sucesso e o crescimento de sua clínica.

Canais de Distribuição

Os serviços odontológicos se limitam a poucos canais de distribuição e vendas. Isso se dá pela necessidade da presença do dentista para realização e conclusão dos procedimentos e tratamentos oferecidos. Logo, os canais de distribuição se restringem a adesão a convênios com planos de saúde, contratos ou parcerias com médias e grandes empresas, pacotes promocionais a clientes individuais e a estratégias de marketing de atração de pacientes para que frequentem a clínica a fim de realizarem tratamentos. Qualquer outro mecanismo que amplie os canais de distribuição deve ser iniciado a partir de uma revisão do modelo de negócios atual e investimentos em adequações.

Porém, várias estratégias de marketing odontológico podem ser utilizadas pelo dentista empreendedor, tais como:

  1. Definição do perfil do cliente – Quem você deseja segmentar?

Uma coisa que você precisa incluir em sua estratégia de marketing odontológico é uma descrição do tipo de pacientes que você deseja atingir. Você está direcionando seus esforços para ser um consultório odontológico que vence a concorrência através de preços, isto é, oferecendo descontos e cobrando mais barato seus tratamentos a fim de ter uma lucratividade através de um apelo de marketing maciço? Se assim for, então você provavelmente seu público alvo será de famílias de classes tipo C,D, e E,  e também de pessoas com mais idade, provavelmente aposentados, que dependem exclusivamente de uma renda fixa mais baixa para sobreviver.

Você quer que a maior fatia do seu lucro venha através de cirurgias estéticas?  Tem a intenção de se tornar um dentista diferenciado, principalmente para os pacientes de classe média alta? Então você tem que direcionar suas ações de marketing para profissionais como médicos, advogados, executivos de grandes empresas, famosos, etc.

Uma vez que você define o perfil de público que deseja atrair para sua clínica odontológica, então você terá dado o primeiro passo para divulgar o seu negócio de forma eficiente. As estratégias de marketing odontológico agora irão definir como e para quem você irá se mostrar em seu mercado.

  1. Defina suas metas – Quantos novos pacientes por mês?

Depois de ter decidido sobre para quem irá direcionar seus serviços, você precisa definir suas metas e objetivos, para que assim, você possa medir seus esforços de marketing. Para isso, ao invés de dizer “eu quero muitos pacientes, quanto mais, melhor”, defina de forma clara e objetiva uma meta realista para si mesmo em quantidade de novos pacientes por mês.

Defina metas viáveis, metas que sejam alcançáveis. Porém, metas que lhe tragam satisfação ao alcançá-las.  Não defina metas muito fáceis, pois não lhe trarão motivação alguma. Também não defina metas “surreais”, inalcançáveis, pois as mesmas só irão drenar sua energia e matar seu espírito empreendedor.

  1. Teste suas ideias no mercado – que está trabalhando?

Agora que você sabe para quem você deseja vender e quais são suas metas de pacientes por mês, você precisará definir alguns parâmetros importantes para medir se sua estratégia de marketing  é eficiente ou não.

Se você assiste a série  Shark Tank , no Canal Sony, você provavelmente está muito familiarizado com esses conceitos.

Conceito 1: Lifetime Value (LTV) – Quanto vale cada paciente ao longo do tempo? Ter uma compreensão do valor de vida de cada um de seus pacientes irá lhe dar uma ideia de quanto você pode investir em marketing odontológico para adquirir um novo paciente. Lembre-se, isso não precisa ser feito em uma base individual, isso deve ser calculado como uma média.

Se você acabar com uma ampla gama de opções, você pode querer optar por  segmentar grupos de clientes e criar estratégias para perfis de clientes separados.

Conceito 2: Custo de Aquisição do Cliente (CAC)  – Quanto custa você adquirir um cliente? É importante diferenciar seus custos operacionais (por exemplo, administrativos, higienistas, protéticos, recepcionistas…), pois estamos apenas medindo o custo do que é preciso para atraí-los. Nós não seremos capazes de calcular isso ainda, mas você precisa manter este conceito em mente para a hora de implementar cada estratégia de marketing.

Cada estratégia de marketing deve ser testada e acompanhada no tangente à sua eficácia para que você saiba onde “apostar” suas fichas (investir recursos / tempo / esforço). Sem calcular custos operacionais / serviços por cliente e assim por diante, uma regra geral seria: 3 x CAC < LTV

Conceito 3: Rastreando o sucesso –  Se você está aplicando estratégias de marketing digital, você pode acompanhar a eficácia usando softwares de análise da web como o  google analytics  para monitorar os resultados do seu site. Para obter detalhar o seu acompanhamento você pode usar as páginas de destino e direcionar o seu tráfego para essas páginas com base na estratégia de marketing / campanha.  Estratégias de Marketing off-line são muito mais difíceis de rastrear, mas podem ser feitas também, através de códigos de promoção.

É muito importante que você, como dentista empreendedor, entenda os conceitos de Marketing Odontológico e quais são os melhores canais de distribuição para os seus serviços.

Sendo assim, no nosso  11º post sobre: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, falaremos sobre: Estratégias eficientes de Marketing Odontológico.

Não perca!

Até a próxima!

Referência de pesquisa: SEBRAE

Plano de marketing para consultórios médicos: todos os fatos que você precisa saber

Como qualquer outro tipo de empresa, o marketing para consultórios médicos precisa ter um bom planejamento, já que o profissional ou profissionais que ali trabalham dependem também de divulgação dos serviços de saúde prestados para serem conhecidos e procurados pelos clientes.

O marketing para consultórios médicos terá, no planejamento, a base para todas as ações a serem realizadas para buscar crescimento e para se tornar conhecido no mercado.

O plano de marketing não é nada mais do que um planejamento das ações de marketing para consultórios médicos, procurando alcançar seus objetivos e conseguir aumentar o número de clientes e sua fidelização, aumentando também seu faturamento.

Desta forma, o plano de marketing deve ser visto como mais uma ferramenta de gestão para o consultório médico, que irá se tornar mais visto, mais lembrado e mais competitivo na área da saúde em que estiver inserido.

Como fazer o plano de marketing para consultório médico

No desenvolvimento do plano de marketing para consultórios médicos é preciso ter em mente o mercado de atuação e atender as regras do código de ética médico elaborado pela CFM – Conselho Federal de Medicina.

Todas as decisões tomadas no plano de marketing irão influenciar as campanhas a serem feitas e as atitudes tomadas para divulgar o consultório médico, e devem ser condizentes com o posicionamento do consultório médico na área de saúde.

De uma maneira básica, é preciso conhecer a área de saúde da região e analisar a participação do consultório nesse meio, tomando atitudes para aumentar a participação, fazendo do plano de marketing para consultórios médicos um guia para o futuro da empresa.

A criação e o desenvolvimento de um bom plano de marketing para consultórios médicos dependem do conhecimento de um especialista em marketing, já que se trata de uma área muito ampla e com inúmeras técnicas que podem ser aplicadas. Como se trata de um campo específico, o de saúde, o especialista poderá direcionar melhor as campanhas, atendendo as determinações do código de ética médico.

O plano de marketing deve representar o posicionamento do consultório médico, estando de acordo com a visão, a missão, os valores e os objetivos, tornando-se a vitrine, por assim dizer, do consultório médico, como se fosse uma amostra dos serviços prestados pelos profissionais.

O investimento deve ser feito criteriosamente, necessitando de um responsável pelo marketing, já que se trata de um passo importante para o consultório e para os profissionais que ali trabalham.

O profissional de marketing responsável pelo plano de marketing para consultórios médicos deve fazer o acompanhamento de tudo o que foi elaborado e das campanhas que serão realizadas, para que não apresentem erros ou divergências com relação às determinações do CFM e para que as campanhas resultem de forma positiva para o aumento de clientes.

Desde seu início, o plano de marketing deve ser registrado, com todas as ações anotadas, gerando um histórico para o consultório médico que, assim, poderá saber o que deu certo e o que precisa ser mudado.

Plano de marketing para consultórios médicos: valorizando os profissionais e a empresa

Mesmo que seja um consultório pequeno, um bom plano de marketing sempre valoriza o empreendimento. O plano de marketing para consultórios médicos vai auxiliar também no controle de custos e no registro de todas as ações que possam aumentar o número de clientes.

O plano de marketing não é obrigatoriamente um calhamaço de papéis, ou seja, não tem necessidade de ser um documento muito extenso. O que é preciso é que todas as ações sejam planejadas e anotadas para verificar o seu resultado.

Portanto, muito embora o profissional médico possa até ter certos conhecimentos de marketing, é importante contratar um especialista para a elaboração do plano.

Ações para a montagem do plano de marketing para consultórios médicos

A seguir, vamos conversar sobre as principais ações necessárias para a montagem de um plano de marketing para consultórios médicos:

  • Analisando o ambiente para fazer o marketing

A primeira das ações é fazer uma avaliação de como está o consultório médico e dos fatores internos e externos que podem influenciar suas atividades, além de conhecer bem o segmento de saúde e saber quais são as capacidades do consultório.

É importante colocar no papel as forças e fraquezas do consultório e o capital que será investido nas ações de marketing para que ele tenha sustentabilidade.

  • Conhecendo o público-alvo

O plano de marketing para consultórios médicos deve ser direcionado para o seu público-alvo, para a especialidade em que ele atua. Nessa parte do plano, é preciso analisar o mercado, verificando a demanda, o potencial e a taxa de crescimento da população, além do percentual dessa população que normalmente procura os consultórios médicos.

  • Conhecendo os concorrentes

Embora não seja tão ético falar em concorrência no setor de saúde, é certo que ela existe. Por isso, é importante avaliar quantas clínicas e consultórios médicos existem na cidade e na região voltados para a mesma área de saúde do consultório médico e conhecer um pouco mais sobre sua atuação entre os clientes.

  • Definindo ações e estratégias

Aqui vamos trabalhar com o objetivo do plano de marketing para consultórios médicos. O consultório vai procurar convênios com empresas ou com planos de saúde ou vai direto atrás de clientes? Para definir as ações é importante saber de onde está saindo o maior faturamento e avaliar onde é possível melhorar, dentro da capacidade de atendimento dos profissionais.

As ações devem ser voltadas tanto para a internet quanto para o marketing tradicional e isso será definido de acordo com os objetivos.

  • Montando um cronograma

Cada ação ou campanha do plano de marketing para consultórios médicos deve ter uma duração, com a posterior avaliação dos resultados e as mudanças necessárias para a próxima. Fazendo o registro de tudo o que ocorre em cada campanha torna-se mais fácil encaminhar a seguinte. É importante ter em mente que um plano de marketing deve ser continuado, sempre revisado e atualizado para que possa trazer resultados efetivos.

Conclusão

A qualidade da implementação de um plano de marketing para consultórios médicos é de fato tão importante quanto a qualidade do planejamento em si para que se tenha realmente chances de um resultado bem-sucedido.

Enquanto a fórmula do sucesso aqui possa não corresponder exatamente à citação de Thomas Edison que diz:  “Ser um Gênio é 1% de inspiração e 99% de transpiração”, é claro que a implementação eficaz de um plano de marketing bem concebido para consultórios médicos é pelo menos metade da batalha. Diferenças dramáticas no resultado de estratégias e planos de marketing semelhantes ou idênticos, executados em situações semelhantes ou idênticas, reforçam esta realidade.

Por isso, consulte profissionais especializados em marketing para divulgar seu consultório médico, pois estes profissionais são capazes de montar a melhor estratégia de marketing para o seu negócio e são capazes de implementar tais estratégias de forma eficiente, de modo a garantir os resultados tão almejados.

Até a próxima!

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: A ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS PRODUTIVOS

Em nosso 8º artigo da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA os consultores do SEBRAE falam sobre pontos onde você e sua equipe podem organizar e melhorar o processo produtivo de sua clínica odontológica,  implementando métodos mais eficientes ou integrando produtos para ajudar a economizar tempo. Isto é necessário para que você tenha um forte senso de que seu fluxo de trabalho implica diretamente nos resultados financeiros de sua clínica odontológica.

Quais aspectos produtivos do dia a dia de sua clínica podem ser otimizados para maximizar a sua lucratividade? – (considerando desde a recepção, agendamentos, até um procedimento cirúrgico, por exemplo).

Boa leitura!

Organização do Processo Produtivo

O processo produtivo para clínicas odontológicas segue o seguinte fluxo:

1 – Recepção de clientes

Recomenda-se a contratação de pessoas que tenham experiência prévia no atendimento pessoal ou que a pessoa selecionada realize cursos de curta duração oferecidas pelo Sebrae ou Senai.

A recepcionista deve manter o paciente informado a todo instante, para que não aconteçam desvios de informações em caso de atrasos ou adiantamento de consultas e procedimentos.

2 – Atendimento

Dentro da odontologia são trabalhados os protocolos de atendimento. Estes procedimentos visam uma avaliação inicial aprofundada para detecção de problemas de saúde, com a finalidade de encontrar a causa inicial do problema e seus desdobramentos. A partir do estabelecimento do diagnóstico, o profissional determinará, de forma específica, a abordagem odontológica que será aplicada ao paciente.

Todo o atendimento é registrado em prontuário específico de cada paciente, afim de que as informações tenham um histórico. Assim, todos os materiais e procedimentos utilizados ficam registrados e documentados pelo especialista. O indicado é que para cada procedimento da clínica tenha sido gerado um Procedimento Operacional Padrão (POP) para que, como o próprio nome indica, todos os procedimentos tenham um padrão de atendimento, beneficiando o paciente, funcionários e o empreendedor.

Para estabelecimentos voltados à saúde, após os procedimentos de atendimento ao paciente, com utilização de equipamentos e materiais, é necessário o uso de protocolos para a esterilização. O processamento compreende a limpeza e a desinfecção e/ou esterilização de materiais. Esses processos devem seguir o fluxo, de modo a evitar o cruzamento de materiais não processados (sujos) com materiais desinfetados ou esterilizados (limpos).

Fluxo de limpeza dos materiais

A limpeza é a remoção mecânica de sujidades, com o objetivo de reduzir a carga microbiana, a matéria orgânica e os contaminantes de natureza inorgânica, de modo a garantir o processo de desinfecção e esterilização e a manutenção da vida útil do material. A limpeza deve ser realizada imediatamente após o uso, utilizando-se de solução aquosa de detergente. Logo após, os materiais devem ser submetidos ao enxágue, inspeção visual e secagem, que deve ser criteriosa para evitar que a umidade interfira nos processos e para diminuir a possibilidade de corrosão dos materiais.

Em seguida, os materiais serão desinfetados, embalados ou empacotados, a fim permitir a penetração do agente esterilizante e proteger os materiais de modo a assegurar a esterilidade até a sua abertura, e finalmente esterilizados em autoclave. A esterilização é o processo que visa destruir ou eliminar todas as formas de vida microbiana presentes, por meio de processos físicos ou químicos. Dessa forma, logo após o instrumental deve ser armazenado em local exclusivo, separado dos demais, em armários fechados, protegido de poeira, umidade e insetos para serem utilizados em outro procedimento.

3 – Pós-venda ou pós-atendimento

Para manter um nível de fidelidade e demonstração de interesse pelo bem estar de seus pacientes, a equipe da clínica odontológica deve, sob orientação do profissional, entrar em contato com os clientes para averiguar suas condições após os procedimentos ou para alertar sobre a necessidade de retorno para profilaxia. Para isso, o empreendimento deve possuir um cadastro atualizado de seus pacientes e utilizar alertas que notifiquem as recepcionistas da necessidade de entrar em contato com os pacientes.

Conclusão

Uma clínica odontológica, ou qualquer negócio bem sucedido, é construído por processos produtivos que permitam que a organização possa cumprir sua missão com excelência. Cada um desses processos deve ser bem estruturado e gerenciado. Caso contrário, haverá falhas na eficácia geral da clínica, principalmente em sua lucratividade.

Executar esses processos com consistência e integridade é o que levará à confiança de seus pacientes, colaboradores e gestores.

Até a próxima!

Próximo artigo: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO PARA A GESTÃO!

 

Fonte: SEBRAE

Como montar uma clínica odontológica: Contratação de funcionários!

Olá Doutores! Sejam bem vindos ao 5º artigo da série de posts Como montar uma clínica odontológica. Neste artigo o SEBRAE nos mostra quais as regras para contratação de funcionários para a sua clínica e a importância do atendimento para que sua empresa seja muito bem sucedida.

Vamos entender melhor este tão importante assunto?

Contratação de funcionários para a clínica odontológica

Pessoal

O atendimento é um item relevante que pode garantir o sucesso de uma clínica odontológica. Os funcionários desse tipo de negócio devem estar em constante aprendizado, obtendo noções de informática, marketing e administração através de cursos de capacitação. Dessa maneira, o empreendedor dentista poderá, cada vez mais, ampliar sua área de atuação e garantir o retorno de seus clientes.

A quantidade de funcionários a compor o quadro de uma clínica odontológica depende de seu porte.

Em uma clínica odontológica de estrutura simples, é possível incluir os seguintes profissionais:

1) Especialista

  • Atendimento dos clientes
  • Gestão administrativa
  • Gestão financeira
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão contábil

2) Recepcionista

  • Atendimento telefônico
  • Receber e orientar pacientes
  • Marcar e remarcar procedimentos
  • Confirmação de agendamento
  • Realizar cobranças
  • Zelar pela qualidade do ambiente
  • Transmitir carisma
  • Organização documental e arquivamento
  • Ter conhecimentos em softwares de gestão

3) Instrumentador

  • Gerir equipamentos e materiais de procedimentos
  • Realizar pedidos de materiais junto a fornecedores
  • Auxiliar o profissional durante o atendimento
  • Esterilizar os materiais para reutilização
  • Ter conhecimentos de programas de computador

Nesse caso, o próprio empreendedor, que também exerce a função de especialista, fica encarregado de gerenciar o empreendimento, necessitando apenas de dois profissionais que façam a recepção e a instrumentação ao atender um paciente. Assim, os gastos com recursos humanos podem diminuir para que se possa investir em outros aspectos mais relevantes, pela baixa frequência de pacientes ou pela simples escassez de recursos financeiros.

Em uma clínica odontológica com uma estrutura mais ampla, contendo uma variedade de especialidades, as chamadas clínicas de especialidades, é possível contar com a seguinte estrutura de funcionários e funções:

1) Recepcionistas

  • Atendimento telefônico
  • Receber e orientar pacientes
  • Confirmação de agendamento
  • Marcar e remarcar procedimentos
  • Realizar cobranças
  • Zelar pela qualidade do ambiente
  • Transmitir carisma
  • Organização documental e arquivamento
  • Ter conhecimentos em softwares de gestão

2) Serviços gerais

  • Garantir a limpeza e asseio de todas as áreas da clínica
  • Verificar a validade de equipamentos de segurança (extintores)
  • Orientar gerente quando da necessidade de ajustes na estrutura da clínica
  • Informar da necessidade de aquisição de materiais de limpeza

3) Office boy

  • Realizar serviços bancários
  • Realizar serviços de cartório
  • Auxiliar recepcionistas

 

4) Secretária / Instrumentadores (neste caso, talvez cada odontólogo necessite de um profissional)

  • Cuidar da agenda do odontólogo
  • Manter as fichas de atendimento de pacientes atualizadas
  • Gerir equipamentos e materiais de procedimentos
  • Realizar pedidos de materiais junto a fornecedores
  • Auxiliar o profissional durante o atendimento
  • Esterilizar os materiais para reutilização
  • Ter conhecimentos de programas de computador

5) Especialistas

  • Atendimento de clientes

6) Gerente

  • Gestão administrativa
  • Gestão de recursos humanos e departamento pessoal
  • Gestão de recursos físicos
  • Gestão financeira junto aos sócios
  • Gestão contábil junto ao contador

Por se tratar de uma área vinculada à saúde, é importante que o empresário se atente às exigências da legislação quanto a prevenção de acidentes, uso de vacinas e outras medidas. É necessário que todos os funcionários cumpram e se adequem aos procedimentos obrigatórios, devendo passar por constantes treinamentos, orientações e capacitações.

Os profissionais dessa área encontram-se expostos a diversos riscos na sua prática diária, sendo que, para minimizar, prevenir ou reduzir esses riscos, é necessária a adoção de medidas de precauções-padrão. As seguintes medidas devem ser adotadas na assistência d os pacientes:

a) Utilizar Equipamentos de Proteção Individual – EPIs.

b) Lavar as mãos antes e após o contato com o paciente e entre dois procedimentos realizados no mesmo paciente.

c) Manipular cuidadosamente o material perfuro-cortante.

d) Não reencapar, entortar, quebrar ou retirar as agulhas das seringas. Se o paciente precisar de complementação anestésica de uma única seringa, a agulha pode ser reencapada pela técnica de deslizar a agulha para dentro da tampa deixada sobre uma superfície (bandeja do instrumental ou mesa auxiliar).

e) Transferir os materiais e artigos, durante o trabalho a quatro mãos, com toda a atenção e, sempre que possível, utilizando-se uma bandeja.

f) Manter as caixas de descarte dispostas em locais visíveis e de fácil acesso e não preenchê-las acima do limite de 2/3 de sua capacidade total.

g) Efetuar o transporte dos resíduos com cautela para evitar acidentes.

h) Não afixar papéis em murais utilizando agulhas.

i) Descontaminar as superfícies com desinfetantes preconizados pelo Controle de Infecção, caso haja presença de sangue ou secreções potencialmente infectantes.

j) Submeter os artigos utilizados à limpeza, desinfecção e/ou esterilização, antes de serem utilizados em outro paciente.

k) Não tocar os olhos, nariz, boca, máscara ou cabelo durante a realização dos procedimentos ou manipulação de materiais orgânicos, assim como não se alimentar, beber ou fumar no consultório.

l) Manter os cuidados específicos na coleta e manipulação das amostras de sangue.

m) Durante os procedimentos (com luvas), não atender telefones, abrir portas usando a maçaneta nem tocar com as mãos em locais passíveis de contaminação.

Os profissionais que exercem a atividade em clínicas odontológicas, por estarem mais expostos, possuem um risco elevado de aquisição de doenças infecciosas, devendo estar devidamente imunizados. As vacinas mais importantes para os profissionais da Odontologia são contra hepatite B, influenza, tríplice viral e dupla tipo adulto. Essas vacinas devem ser preferencialmente administradas nos serviços públicos de saúde ou na rede credenciada para a garantia do esquema vacinal, do lote e da conservação adequada. Alguns procedimentos devem ser adotados a fim de minimizar os riscos físicos a que estão submetidos esses profissionais:

a) Utilizar protetores auriculares.

b) Usar óculos de proteção para os procedimentos odontológicos, o manuseio de equipamentos que possuem luz alógena e o laser.

c) Utilizar equipamentos de proteção radiológica, inclusive para os pacientes.

d) Manter o ambiente de trabalho com iluminação eficiente.

e) Proteger o compressor de ar com caixa acústica.

f) Tomar cuidado ao manusear os instrumentais com temperatura elevada.

g) Manter o ambiente arejado e ventilado, proporcionando bem-estar.

A exposição a agentes químicos (poeiras, névoas, vapores, gases, mercúrio, produtos químicos em geral e outros) também é uma preocupação dessa atividade. Os principais causadores desse risco são: amalgamadores, desinfetantes químicos (álcool, glutaraldeído, hipoclorito de sódio, ácido peracético, clorexidina, entre outros) e os gases medicinais (óxido nitroso e outros).

O risco químico pode ser minimizado utilizando-se dos seguintes procedimentos:

a) Limpar a sujidade do chão, utilizando pano umedecido para evitar poeiras.

b) Utilizar Equipamentos de Proteção Individual – EPIs (luvas, máscaras, óculos e avental impermeável) adequados para o manuseio de produtos químicos desinfetantes.

c) Usar EPI completo durante o atendimento ao paciente e disponibilizar óculos de proteção ao mesmo para evitar acidentes com produtos químicos.

d) Utilizar somente amalgamador de cápsulas.

e) Acondicionar os resíduos de amálgama em recipiente inquebrável, de paredes rígidas, contendo água suficiente para cobri-los, e encaminhá-los para coleta especial de resíduos contaminados.

f) Armazenar os produtos químicos de maneira correta e segura, conforme instruções do fabricante, para evitar acidentes.

g) Fazer manutenção preventiva das válvulas dos recipientes contendo gases medicinais.

Conclusão

A melhor maneira de contratar funcionários para a clínica odontológica e passar credibilidade, de modo a evitar um desagradável “turnover” e reter a nova equipe, é deixá-los saber o que eles podem esperar de seus novos empregadores e o que os gestores da clínica espera deles.

O ideal, nos dois primeiros dias em seu novo trabalho, é que cada novo membro da equipe dentária receba orientações gerais sobre todo o funcionamento da clínica. Isto é, eles precisam receber e assimilar todas informações sobre o escopo do trabalho, estrutura hierárquica, organograma, procedimentos e funções que deverão exercer na nova  empresa.

As orientações tendem a ser mais eficazes quando são fornecidos materiais de referência por escrito, como um manual do empregado, por exemplo. É necessária que haja orientação contínua para todo o pessoal, principalmente quando houverem mudanças na política ou em procedimentos internos ou externos da clínica. Isso, na maioria das vezes pode ser realizado durante uma reunião de pessoal.

Tópicos a serem considerados para orientação de um novo funcionário de sua clínica odontológica

  • Quais são as prioridades de sua função;
  • Para quem ele deve pedir informações e orientações;
  • Como preencher prontuários no sistema de dados e outras formas de cadastro e informações dos pacientes;
  • Quem será seu supervisor;
  • Quais outros funcionários o supervisionarão;
  • Quais os recursos estão disponíveis para eles (suprimentos, equipamentos, recursos financeiros, contratos, laboratórios, consulta, encaminhamento de pacientes);
  • Quais métodos de avaliação e os indicadores de performance que serão utilizados para medir sua atuação;
  • Quando as avaliações serão realizadas;
  • Padrões de conduta e desempenho;
  • Conteúdo de qualquer manual da clínica odontológica, procedimentos médicos ou mesmo do empregado;
  • Informações sobre o status social e econômico do público alvo que será atendido;
  • Qualquer formação intercultural necessária que se julgue necessário também fazer parte da sua orientação;

A ideia que deve ser a bússola orientadora no processo de contratação de funcionários para a clínica odontológica é o pensamento de longo prazo. Contratar o primeiro candidato que aceitar uma oferta de salário baixo é provavelmente uma “falsa economia”, especialmente se o novo contratado falhar na execução de seus trabalhos e desperdiçar tempo dos gestores clínicos devido a falta de habilidade em gerir sua própria função.

A falta de pacientes (clientes) e um baixo volume de negócios (novos pacientes ou vendas de novos tratamentos) pode ser ainda mais caro para uma clínica odontológica do que para outros segmentos corporativos. Por isso, Não há nada pior para sua clínica odontológica do que a alta rotatividade dos membros da equipe.

Uma alta rotatividade gera um atendimento confuso, falta de empatia entre equipe e pacientes e provavelmente os que sentirão mais a falta de organização serão seus pacientes, que não se sentirão acolhidos e procurarão, com certeza, seus concorrentes.

Pense nisso e dedique tempo para uma estratégia adequada de contratação de funcionários para sua clínica odontológica.

Boa sorte!

Fonte Referência: SEBRAE

Se você gostou deste post, então vai adorar o próximo: Como montar uma clínica odontológica: Quais os equipamentos necessários?

Como montar uma clínica odontológica: A Estrutura Física

Nos artigos anteriores sobre Como Montar uma Clínica Odontológica, destacamos que o segmento de odontologia é um dos setores que mais se destaca dentre outros que integram a indústria brasileira de saúde, pois é o único setor que apresenta superávit na balança comercial.

Falamos também sobre a escolha de uma localização para a clínica odontológica, onde o empreendedor deve se atentar quanto aos dados demográficos da cidade, a renda per capita, o crescimento populacional, a quantidade de profissionais lá estabelecidos e suas respectivas especialidades, além do custo de vida, para que não hajam surpresas capazes de abalar o planejamento previamente realizado.

E por último enfatizamos as exigências legais para abertura da empresa, etapas do registro, os alvarás sanitários, toda documentação necessária, as exigências da Anvisa e toda legislação que regulamenta a abertura de uma clínica odontológica.

No nosso 4º post da série, falaremos sobre a estrutura física de uma clínica odontológica. Como deve ser esta estrutura? Existem regras específicas?

É isto que veremos a seguir.

Boa Leitura!

Estrutura Física de Uma Clínica Odontológica

É importante realizar a diferenciação entre Clínica Odontológica e Consultório Odontológico.

  • A clínica odontológica: é o estabelecimento de assistência odontológica caracterizado como um conjunto de consultórios odontológicos, independentes entre si, com uma área de espera em comum e um único responsável técnico como um todo.
  • Já o Consultório Odontológico:  é o estabelecimento de assistência odontológica caracterizado por possuir somente um conjunto de equipamento odontológico.

As clínicas odontológicas deverão ser mantidas nas mais perfeitas condições de ordem e higiene, inclusive no que se refere ao pessoal e ao material. É importante verificar, antes de construir, comprar ou alugar uma clínica odontológica, a legislação vigente junto à Vigilância Sanitária de seu município.

Conforme a RDC/Anvisa n.º 50/02, as clínicas odontológicas devem possuir os seguintes ambientes de apoio:

  • Sala de espera para pacientes e acompanhantes com área mínima de 1,2 m2 por pessoa;
  • Depósito de material de limpeza (DML) com área mínima de 2 m2 e dimensão mínima de 1 metro, equipado com tanque;
  • Sanitário (s) para pacientes com área mínima de 1,6 m2 e dimensão mínima de 1 metro;
  • Central de material esterilizado (CME) simplificada com dois ambientes contíguos, a saber:
  • Ambiente Sujo: sala de lavagem e descontaminação de materiais com bancada, pia e guichê para a área limpa (sala de esterilização de material), com área mínima de 4,8 m2.
  • Ambiente Limpo: sala de preparo/esterilização/estocagem de material, com bancada para equipamentos de esterilização, armários para guarda de material e guichê para distribuição de material, com área mínima de 4,8 m2.

São considerados ambientes opcionais:

  • Sanitários para funcionários com área mínima de 1,6 m2 e dimensão mínima de 1 metro;
  • Depósito de equipamentos/materiais com área mínima a depender dos tipos de equipamentos e materiais;
  • Sala administrativa com área mínima de 5,5 m2 por pessoa;
  • Copa com área mínima de 2,6 m2 e dimensão mínima de 1,15 m.

Outras exigências:

  • Iluminação sem ofuscamento ou sombras.
  • Ventilação: circulação e renovação de ar. Deve haver mecanismos para reduzir o nível de unidades formadoras de colônias (UFC) no ar ambiente (aparelho esterilizador de ar e/ou filtros especiais).
  • Os estabelecimentos de assistência odontológica que possuírem aparelhos de ar condicionado deverão mantê-los limpos e providenciar a troca ou limpeza de filtros periodicamente (6 meses). Manter registro escrito.
  • Devem ser adotadas medidas para evitar a entrada de animais sinantrópicos nos ambientes do EAS, devendo-se telar todas as aberturas externas.
  • Os pisos devem ser de material liso, lavável e impermeável. Resistente a produtos de limpeza.
  • As paredes de alvenaria ou divisórias de cor clara, de material liso, lavável e impermeável.
  • Forros de cor clara sem presença de mofo, infiltrações ou descontinuidades.
  • As superfícies da sala clínica devem ser impermeáveis, permitindo a desinfecção. Proibido o uso de mesas e bancadas de madeira.
  • As instalações elétricas ou hidráulicas embutidas ou protegidas por calhas ou canaletas externas, para não haver depósito de sujidade em sua extensão.
  • As cortinas devem ser de material que permita a higienização. Proibido uso de cortina de pano.
  • O escritório deve estar separado da área de atendimento. Evitar reservatórios de microrganismos.
  • O espaço clínico não deve conter plantas, aquários, quadros, sofás, brinquedos e outros materiais que possam se constituir em focos de insalubridade.
  • Compressor de ar comprimido instalado em ambiente com tomada de ar externa e/ou com proteção acústica eficiente. Se instalado no banheiro deve ser acoplado através de ducto a ponto de captação de ar externo.
  • O lavatório deve ter água corrente (água potável da rede pública), de uso exclusivo para lavagem de mãos, com dispositivo que dispense o contato de mãos com a torneira durante o seu fechamento (inclusive no lavatório da auxiliar, se houver). Toalhas de papel descartável não reciclado e sabonete líquido. As clínicas que realizam cirurgias devem possuir lavabo cirúrgico (100 x 50 x 50 cm) e utilizar degrane líquido para as mãos.
  • As clínicas odontológicas devem contar com equipamentos para esterilização fora da área de atendimento – CME (Central de Material Esterilizado), que devem apresentar duas áreas distintas (área suja e área limpa) e ventilações independentes, diretas ao exterior e separadas até o teto, com guichê de passagem, sem cruzamento de fluxo, sendo uma área dotada de ponto de agua, cuba e bancada para recepção de material contaminado, expurgo e lavagem e outra para o preparo, esterilização, guarda e distribuição do material.
  • É aconselhável que os consultórios isolados tenham CME separado da sala clínica. Na sala clínica adotar bancadas separadas para lavagem de mãos e lavagem de instrumentais para que o fluxo de materiais seja adequado. Quando estiverem na mesma bancada devem ter distância compatível entre elas, ou barreira para que respingos da pia para lavagem de instrumental não contamine a de lavagem de mãos (lavatório).
  • A sala de espera deverá proporcionar condições para que os pacientes aguardem o atendimento sentado e possuir boa ventilação natural ou artificial. Sanitário masculino e feminino, água potável e copo descartável; Um dos banheiros adaptado para uso de pacientes portadores de necessidades especiais.
  • Cadeira, equipo, refletor, mocho, sugador de saliva, amalgamador elétrico e demais equipamentos limpos e dentro das normas técnicas e as legislações específicas.
  • Possuir DML – Depósito de Material de Limpeza – Sala destinada à guarda de aparelhos, utensílios e material de limpeza, dotado de tanque de lavagem.
  • Todas as áreas “molhadas” do Estabelecimento de Assistência à Saúde – EAS devem ter fechos hídricos (sifões) e tampa com fechamento escamoteável. É proibida a instalação de ralos em todos os ambientes onde os pacientes são examinados ou tratados.
  • Rodapés: Não arredondar. Evitar ressalto junto à parede.
  • Instalação de som: somente caixa de som, preferencialmente metálica, dentro da sala clínica.
  • Possuir vestiário para o profissional e auxiliares.
  • Ambientes incompatíveis: Escritório x Sala Clínica, CME x DML, Copa x Sala Clínica.

No caso do consultório odontológico, a exigência é que tenha área mínima de 9 m2. Devem dispor de instalações hidráulicas (água fria e esgoto), elétricas (pontos de força e iluminação), iluminação natural ou artificial, ventilação natural ou forçada e, caso necessário, gases medicinais (oxigênio, ar comprimido e vácuo medicinal).

Diante de todas estas exigências, os dentistas empreendedores devem entender que é fundamental conhecer todas as normas técnicas que determinam as adequações necessária da estrutura física de uma clínica odontológica, e isso deve ser abordado na elaboração do plano de negócios para abertura de seu empreendimento na área da saúde.

Não basta apenas pensar numa decoração atraente e confortável, com uso das mais modernas tecnologias e equipamentos odontológicos de última geração. Deve se levar em consideração em sua arquitetura alguns  quesitos básicos alinhados à ergonomia e a  biossegurança, e que principalmente,seja totalmente adequada às necessidades de todos, isto é, dos profissionais da saúde, dos pacientes, acompanhantes e também de todos os colaboradores do empreendimento.

Todos esses cuidados tornam a estrutura física de uma clínica odontológica  num empreendimento seguro e humanizado na prestação dos serviços de saúde odontológica!

Não deixe de ler o nosso próximo tema:

Como montar uma clínica odontológica: Contratando funcionários!

Até a próxima!

Fonte: SEBRAE

Leia também: OS SEGREDOS PARA MELHORAR A GESTÃO CONTÁBIL DO SEU CONSULTÓRIO ODONTOLÓGICO!