Transformação digital – sua clínica ou consultório precisa?

Provavelmente você já deve ter ouvido falar da transformação digital. Essa é uma das tendências mais comentadas da atualidade e se tornou um processo de expansão em diversos setores, principalmente o da saúde. 

Mas o que de fato seria esse processo? São medidas que as empresas estão tomando para utilizar a tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar o alcance e gerar resultados mais eficientes.É importante entender que essas mudanças englobam também a chegada de novos hábitos e comportamentos. Afinal, a tecnologia precisa ser utilizada como uma ferramenta para desbloquear potenciais humanos.

Na prática, já não existe outra saída. O mundo mudou e a transformação digital é algo imprescindível. Para clínicas e consultórios, isso significa melhorar a gestão, otimizar processos, diminuir a margem de erros, melhorar o atendimento e experiência do paciente e, inclusive, gerar novas oportunidades de negócio. Não é por acaso que a cada dia presenciamos o surgimento de mais e mais startups na área da saúde.

E agora, por onde começar?

Para que sua clínica ou consultório realize a transformação digital, o primeiro passo é enxergar o negócio de uma maneira completa, assim, com essa visão macro e micro, você conseguirá identificar as necessidades da empresa e investir com maior assertividade nas ferramentas de gestão.

Esse tipo de mudança exige planejamento, investimento em soluções tecnológicas e também treinamento para a equipe.

Quais são os benefícios?

As vantagens giram em torno dos pontos apresentados anteriormente. Por exemplo, a clínica ou consultório precisa ter um software de gestão que auxilie na otimização do tempo, que armazene dados relevantes para análises futuras – como entendimento de gastos, fluxo de caixa, dias e horários com mais movimento, procedimentos mais utilizados etc -, que seja de fácil consulta, que tenha uma navegação intuitiva e que também possua um serviço de suporte de qualidade.

O prontuário eletrônico também é uma solução muito eficaz. Ele permite que os profissionais tenham acesso ao histórico do paciente. Isso faz com que essas informações facilitem até um atendimento multiprofissional, sem contar que o médico ou dentista pode utilizar alguns recursos para discutir casos e encontrar alternativas melhores para os pacientes.

Também falamos sobre novas oportunidades de negócio. Um exemplo recente disso é a telemedicina que pode ser uma nova atividade na rotina dos profissionais de saúde. Essa área de atendimento ainda está sendo discutida e precisa se consolidar, mas a cada dia percebemos que a tecnologia avança e que ela continuará modificando todas as formas de consumir, trabalhar, estudar e se cuidar.

Se você ainda não iniciou o processo de transformação digital, procure profissionais especializado para te auxiliar nesse caminho. Caso precise de ajuda para planejar a gestão financeira e contábil, conte com os serviços da Proativa. É só falar com um dos nossos consultores!

Veja como fazer o faturamento de convênios e evitar glosas

Quando um profissional de saúde resolve abrir sua própria clínica ou consultório, além dos conhecimentos técnicos específicos de sua área, ele também acaba se tornando responsável pela administração de seu negócio. Essa nova função exige outras habilidades desse médico ou dentista, que precisa ser ainda mais organizado, consciente de suas decisões e, muitas vezes, metódico para que todos os processos funcionem perfeitamente.

Se o profissional opta por realizar seus atendimentos via operadoras de convênios, essa escolha se torna um dos principais fatores para a saúde financeira da empresa e deve ser tratada com muita dedicação, especialmente porque as chamadas glosas, que são faturamentos não recebidos ou recusados, podem afetar significativamente o negócio como um todo.

Fuja das glosas e tenha vantagens para a sua clínica ou consultório

Evitar glosas permite que o seu planejamento financeiro seja mantido, proporciona um controle maior do fluxo de caixa, evita retrabalho, perda de tempo, prejuízos e também abre um espaço maior para dedicação à uma gestão de pacientes, que gera serviços de qualidade e fidelização.

As glosas são classificadas de três formas: administrativas, técnicas e lineares

Glosa administrativa: normalmente mais fáceis de resolver, são falhas nos processos administrativos, como preenchimento incorreto de informações do beneficiário do plano de saúde, inclusão de serviços que não fazem parte das coberturas, falta de assinaturas etc.

Glosa técnica: esse tipo exige uma auditoria para avaliar os procedimentos que foram cobrados sem argumentações técnico-científicas.

Glosa linear: acontecem de acordo com um posicionamento unilateral dos convênios. Podem caracterizar práticas irregulares e necessitarem de medidas regulatórias da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).

Confira as dicas que a Proativa separou para você

1. Entenda o processo como um todo e invista em treinamento

Os procedimentos para faturar com os convênios são realmente complexos. O passo número um para evitar erros é entender como tudo funciona e garantir que todos os profissionais que fazem parte das etapas estejam alinhados. Investir em treinamento e ter recursos para consultas, em caso de dúvidas, faz com que a equipe se torne capacitada e gere resultados bem-sucedidos.

2. Tenha uma gestão diária das informações

Esse controle do fluxo das informações, desde o momento da chegada do paciente até a realização do último procedimento, é fundamental para evitar prejuízos e perda de tempo. Afinal, se o responsável por aquela etapa tiver acesso facilitado a esse banco de dados (que muitas vezes pode ser uma simples planilha), ele não perde tempo procurando em lugares diferentes e resolve qualquer eventual pendência mais rápido.

3. Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente existem softwares de gestão que facilitam muito o dia a dia das clínicas e consultórios, permitindo que o trabalho manual seja reduzido e resultando em menos oportunidades de erros. Esses programas são ótimas ferramentas para organização e integração das informações. Existem inúmeras opções no mercado, por isso, pesquise a que se encaixe melhor às necessidades do seu negócio.

Quer manter a saúde financeira da sua clínica ou consultório? Conte com os serviços especializados da Proativa Consultoria Contábil e Empresarial. Entre em contato conosco!

Coworking para profissionais de saúde – as vantagens da economia colaborativa

Compartilhar. Essa palavra tem agregado cada vez mais sentido e valor na rotina da sociedade moderna. E não estamos falando de compartilhamento de postagens nas mídias sociais, mas de uma economia colaborativa que gerou uma nova percepção de mundo: substituir o acúmulo pela divisão.

Essa tendência é muito bem representada por aplicativos como Airbnb, Yellow e Uber que geraram soluções que transformaram formas de consumo. Dentro dessas novas formas, não poderíamos deixar de falar do coworking, modelo de trabalho que é baseado no compartilhamento de espaço e recursos de escritório. Esse modelo tem se expandido e alcançou os profissionais de saúde, se tornando uma alternativa bem interessante para quem não tem (ou não quer gastar) uma reserva financeira investindo na própria clínica ou consultório.

Fora a questão da economia, esses espaços são vantajosos por oferecerem experiências tanto para os profissionais quanto para os pacientes. Esses diferenciais vão desde a arquitetura e design dos ambientes, que esbanjam modernidade e fogem completamente dos padrões de consultórios tradicionais, até a possibilidade de networking, pois a oportunidade de conhecer outros profissionais, trocar conhecimentos e realizar parcerias não pode ser desperdiçada.

Como médicos e dentistas podem utilizar espaços de coworking?

No Brasil já existem espaços de coworking especializados para profissionais de saúde. Eles possuem facilidades para agendamento de consultas, recepcionistas, café, cozinha, armários, bicicletários, áreas para exames e equipamentos específicos para a área. Muitos também oferecem serviços personalizados que permitem que o médico ou dentista tenha uma linha telefônica, website, cartão de visita, entre outros itens de papelaria.

Quanto custa trabalhar em um coworking?

Existem diferentes tipos de pacotes, mas um dos mais comuns é o pay-per-use, no qual os profissionais só pagam pelo tempo que utilizarem o espaço escolhido. Esse recurso evita a geração de gastos quando o profissional não estiver atendendo.

Juntando com o fato de que as despesas de espaço, equipamentos de escritório, mobiliário e funcionários acabam sendo compartilhados, atender em um coworking permite uma economia expressiva.

Quem atende em espaços de coworking precisa de um contador?

Segundo Marcelo Henrique Pereira da Silva, sócio da Proativa Consultoria Contábil e Empresarial, mesmo os profissionais que optarem por atender no modelo de economia colaborativa irão precisar dos serviços de um contador. “Na verdade, toda empresa precisa. Além das obrigações fiscais e conformidades perante o fisco, o contador irá desenvolver planejamentos tributários e de custos, proporcionando um apoio financeiro diferenciado para o negócio”.

Marcelo também aproveita para dar dicas para os profissionais que estão em início de carreira e pensam em fazer parte da tendência do coworking. “É importante prestar atenção na escolha do local. Dê preferência para lugares que não sejam tão impessoais e que, mesmo que sejam tão grandes, tenham uma boa infraestrutura, localidade e conforto para os seus pacientes. Também é necessário verificar a viabilidade da utilização do endereço fiscal para a atividade médica”.

Vai iniciar seus atendimentos em algum coworking?

Entre em contato conosco e deixe sua empresa com as obrigações fiscais em dia.

Dicas valiosas para médicos e dentistas melhorarem as redes sociais de suas clínicas ou consultórios

As redes sociais são uma verdadeira extensão do atendimento que você oferece aos seus pacientes em sua clínica ou consultório. Esse ambiente digital, além de ser uma forte ferramenta para prospecção de novos pacientes, é o local onde o seu negócio está exposto para o mundo. Essa enorme vitrine online tem inúmeras vantagens, mas, caso seja utilizada de forma incorreta, pode ser um grande fator de risco para a saúde da sua empresa.

Como ninguém quer ser malvisto no universo da internet, a Proativa separou algumas dicas valiosas para você, médico ou dentista, aproveitar as redes sociais para consolidar a imagem do seu negócio e até aumentar seu faturamento. Continue a leitura e prepare-se para colocar tudo em prática!

Antes de tudo, conheça seu público

Tão importante quanto ser especialista na sua área é conhecer o seu público. Isso irá determinar o tipo de conteúdo e a linguagem que o seu negócio deve ter nas redes sociais. Informações como faixa etária, interesses, localização e gênero fazem toda a diferença. Por exemplo, se você tem um consultório de odontopediatria, seu público não é de crianças, mas muito provavelmente de mães. Você pode buscar entender o comportamento dessas mães e direcionar um conteúdo realmente relevante para elas.

Cuidado com o conteúdo

Um ponto de atenção que profissionais de saúde precisam levar em consideração é que, se o seu discurso é direcionado para clientes/pacientes, você precisa se comunicar para eles. O que isso quer dizer?

Muitos médicos ou dentistas postam imagens de cirurgias ou qualquer outro procedimento e ainda enchem as legendas com termos técnicos e difíceis para o público geral compreender.

É necessário ter bom senso. Escolha imagens que transmitam o resultado do seu trabalho e não o “problema” que você solucionou. Você pode tomar como exemplo as campanhas publicitárias de grandes hospitais: elas nunca vão mostrar um paciente debilitado, em tratamento ou sendo operado, mas sempre feliz e sorridente, transmitindo a sensação de que foi bem cuidado. O discurso segue a mesma linha e precisa cumprir sua missão de ser entendido.

Fique dentro da lei

Tanto o Conselho Federal de Medicina, quanto o de Odontologia possuem seus códigos de ética e precisam ser respeitados. Posts como “antes e depois”, consulta e diagnóstico online, promessas de resultados e exposição vexatória de pacientes não são permitidos. Caso você fique na dúvida se o que você vai postar está de acordo com o código de ética da sua classe, não hesite em pesquisar e confirmar antes.

Não deixe seu público “a ver navios”

Busque solucionar qualquer eventual problema e sempre demonstre preocupação com a solicitação do seu cliente. Lembre-se, todas essas pessoas são formadoras de opinião na internet, mesmo que em pequena escala.

Também é importante prestar atenção na frequência de postagens. Monte um cronograma e programe-se para cumpri-lo.

Considere investir

Mesmo as redes sociais fazendo parte do nosso dia a dia, manter um perfil ou página profissionais exige alguns investimentos, seja de tempo e/ou dinheiro.

Caso você não tenha uma agenda que permita que você dê uma atenção especial a essa área do seu negócio, procure capacitar algum funcionário ou busque a ajuda de profissionais especializados.

Analise seus resultados

Mais do que números de curtidas, comentários ou compartilhamentos, você pode utilizar as redes sociais para escutar as necessidades (ou reclamações) do seu público e transformá-las em soluções para a sua clínica ou consultório. Por exemplo, se você recebe muitas mensagens perguntando sobre um serviço X, que você não oferece, considere estudar melhor a possibilidade de implementá-lo.

A Proativa Consultoria Contábil e Empresarial está sempre buscando soluções para que o seu negócio seja ainda mais bem-sucedido. Continue acompanhando nosso blog e, caso surja alguma dúvida, entre em contato com o nosso time!

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: DIVERSIFICAÇÃO/AGREGAÇÃO DE VALOR

A qualidade na oferta de serviços em uma clínica odontológica pode ser o diferencial competitivo do negócio, abrangendo desde o atendimento do cliente, a qualidade das instalações e equipamentos, as informações repassadas aos pacientes, até o ambiente, os preços e prazos de pagamento oferecidos e os dias e horários de atendimento.

A oferta diferenciada de serviços precisa ser feita sob medida para atender as necessidades e desejos principais dos clientes-alvo. São eles que irão orientar o processo de diferenciação dos serviços e produtos a serem oferecidos do negócio.

Assim, em nosso 14º artigo da Série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, os especialistas do SEBRAE tratam de algumas estratégias de diferenciação que podem agregar muito valor aos serviços prestados por uma clínica odontológica:

    1. O preparo dos funcionários pode proporcionar serviços mais precisos e eficientes. Um bom atendimento irá auxiliar na percepção de bons serviços dentários prestados, fazendo a diferença entre dois estabelecimentos.
    2. A abrangência dos serviços oferecidos e as especializações que serão atendidas na clínica podem ser um atrativo para a clientela. A clínica, sendo multidisciplinar, contando com serviços de vários profissionais em várias especialidades odontológicas, permite que o paciente seja tratado unicamente naquele ambiente.
    3. O ambiente da clínica como um lugar mais confortável e amigável, com amplos serviços de atendimento pode diferenciar sua clínica odontológica das demais. As instalações modernas, amplas e confortáveis, em uma localização privilegiada (boa visibilidade, acesso e estacionamento) pode conquistar a preferência dos pacientes. Da mesma forma, salas de atendimento com alto grau de sofisticação podem fazer a diferença para serviços de estética, implantodontia, etc.
    4. A utilização de equipamentos modernos e de qualidade podem transmitir maior qualificação aos pacientes.
    5. A contratação de profissionais reconhecidos e competentes ou que possuam notória qualificação acadêmica podem fazer o diferencial de seus serviços.
    6. As clínicas populares podem diferenciar das demais pelo baixo preço cobrado pelos serviços. Variedade de opções de prazos para pagamento dos honorários também podem diferenciar um estabelecimento pela possibilidade de negociação oferecida.
    7. Um sistema de educação voltado às necessidades dos pacientes transmite maiores cuidados e agrega valor aos serviços prestados. A prestação de serviços de orientação sobre saúde bucal aos seus pacientes pode ser uma estratégia que atraia pacientes ao negócio, já que saúde bucal é parte integrante da saúde total do nosso organismo. Cuidar dos dentes é uma tarefa que vai além da beleza e visa manter o resto do corpo saudável. Uma boca cuidada de forma correta previne inúmeras doenças e ajuda a manter uma ótima qualidade de vida. Assim, mais do que simplesmente tratar problemas bucais estabelecidos, a clínica pode trabalhar para preveni-los. A orientação à prevenção pode proporcionar serviços mais amplos e interessantes aos pacientes. Faça Isso através de um site bem construído para a clínica, um blog bem estruturado, redes sociais, e outros métodos de Marketing Digital .
    8. A manutenção de contato ao longo do tempo dos pacientes pode reforçar os vínculos com a clínica. A utilização de estratégias de relacionamento do tipo e-mails informativos podem ser meios de manter relacionamento com os clientes quando eles não estão em tratamento. O relacionamento amigável ao longo do tempo favorece a fidelidade e incentiva a propaganda boca a boca.

CONCLUSÃO

O conceito de diversificação e agregação de valor pode ajudar uma clínica odontológica a aprimorar suas funções essenciais. A agregação de valor é a base do serviço de atendimento ao cliente. Sem um forte compromisso com sua prestação de serviços aos seus pacientes, uma clínica odontológica terá dificuldades em atingir seu pleno potencial.

Saiba que seus pacientes, na maioria das vezes, julgam se uma clínica é boa ou não pela sua experiência durante suas consultas, tais como, a qualidade estética da clínica e a forma que o mesmo é atendido, desde a recepção até o profissional que executará seu tratamento.

Um excelente tratamento clínico, combinado com uma receptividade de serviços superior e um relacionamento pós consulta amplo e diversificado, é uma das melhores fórmulas para o sucesso em longo prazo de sua clínica odontológica!

Pense nisso e sucesso!

Fonte: SEBRAE

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: O CAPITAL DE GIRO

Em nosso 13º post da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, vamos falar sobre a importância do capital de giro para a saúde financeira de uma clínica odontológica.

O que é Capital de Giro?

O capital de giro é o montante de recursos financeiros que a clínica odontológica precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da clínica para suportar as oscilações de caixa. O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela clínica, são eles:

  • prazos médios recebidos de fornecedores (PMF);
  • prazos médios de estocagem (PME) e
  • prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos pacientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro.

Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao paciente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa. Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao paciente para pagamento dos serviços, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa.

Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da clínica deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa. Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem menores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos pacientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a clínica odontológica venha a ter problemas com seus pagamentos futuros.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na clínica para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.

Existem dois tipos de montantes necessários para a estruturação de um negócio, o primeiro deles compreende o investimento fixo, que foi mencionado no tópico anterior e que é destinado à aquisição de equipamentos e estrutura física. O segundo deles compreende o capital de giro.

O Capital de Giro permite sustentar as atividades financeiras da clínica odontológica por determinado tempo até que o negócio se estabeleça, ou seja, até que o empreendedor dentista consiga pacientes, atenda-os e receba o montante necessário para quitar este investimento. Esses recursos ficam nos estoques, nas contas a receber, no caixa, no banco, etc. É o conjunto de valores necessários para a empresa fazer seus negócios acontecerem.

Para manter o controle de seu capital de giro, o dentista empreendedor deve estar atento às entradas e saídas de seu caixa. Essa reserva é destinada sempre que o negócio necessitar quitar seus compromissos em dia. Dessa forma, o capital de giro indica a parte do patrimônio que sofre constante movimentação nas empresas, tais como as disponibilidades e os valores realizáveis, diferenciando-se entre estes os créditos, os estoques e os investimentos. A redução do ciclo de caixa requer a adoção de medidas de natureza operacional, envolvendo o encurtamento dos prazos de estocagem, produção, operação e vendas.

Para manter o controle do capital de giro da clínica, o empreendedor dentista deve atentar-se aos seguintes itens:

  • Manter organizado o controle de pagamentos a receber;
  • Desenvolver técnicas de negociações para obter maior prazo para pagamento de fornecedores;
  • Evitar ao máximo a utilização de financiamento como capital de giro em função dos juros;
  • Estruturar reservas para capital de giro baseado no investimento total;
  • Em caso de contração de empréstimos, priorizar instituições que ofereçam melhores condições, como prazos estendidos e taxas mais baixas.

As dificuldades relativas ao capital de giro numa clínica odontológica são devidas, principalmente, à ocorrência dos seguintes fatores:

    • Redução de vendas de serviços
    • Crescimento da inadimplência
    • Aumento das despesas financeiras
    • Aumento de custos
    • Desperdícios de natureza operacional

A necessidade de capital de giro para uma clínica odontológica dependerá dos gastos do empreendimento. Neste tipo de empreendimento, os gastos são relativamente variáveis, acarretando um maior controle por parte do empreendedor, que deve se preocupar com a movimentação cambial de moeda estrangeira no caso de aquisição de matéria prima importada ou a necessidade de aquisição de maquinário com tecnologia de ponta.

A recomendação ou estimativa do capital de giro para esse tipo de negócio, com base na rotatividade da prestação de serviços odontológicos e na cadeia de fornecedores, é em torno de 15% do montante de investimentos fixos realizados instalação do consultório, de modo a garantir o equilíbrio de contas.

Conclusão

O capital de giro permite uma flexibilidade de ações em sua clínica odontológica e lhe garante paz de espírito.

Um fluxo de caixa saudável é tão importante para o sucesso de uma clínica odontológica quanto oferecer um excelente atendimento ao paciente. O planejamento é fundamental para todos os elementos da gestão da clínica e não pode ser ignorado, pois é o principal ingrediente para manter a estabilidade financeira da mesma.

O planejamento permite aos gestores o gerenciamento efetivo de seu fluxo de caixa e permite a tomada das decisões mais inteligentes sobre quando e como utilizar o capital de giro e até mesmo quando é necessário se pedir empréstimos junto às instituições financeiras e/ou investidores. O planejamento também inclui descobrir maneiras de reduzir as despesas do negócio. Poupar dinheiro lhe dará mais dinheiro para trabalhar.

Pense nisso e muito boa sorte!

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: QUAIS OS INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS?

Ter um planejamento é fundamental para qualquer empresa que deseja iniciar suas atividades de forma sólida e sustentável. Um empreendedor que tenha uma boa habilidade no planejamento pode se antecipar aos possíveis problemas e evitar ao máximo, incidentes que possam gerar estresse, perda de dinheiro, desafios e problemas que podem afetar a estabilidade da empresa.

É por meio do plano de negócio que o empreendedor dentista poderá estabelecer os serviços e especialidades que serão disponibilizados em sua clínica odontológica, a maneira como serão prestados tais serviços, como será o desempenho da empresa perante a concorrência, como atrair mais clientes/pacientes para o consultório, montar um ambiente que suporte todas as necessidades de pacientes e colaboradores, e quais profissionais contratar para execução dos serviços oferecidos.

Neste, que é o nosso 12º post da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA, falaremos sobre um dos itens fundamentais do seu plano de negócio: Qual o investimento inicial para montar uma clínica odontológica? É a partir deste investimento que outras questões relacionadas com a empresa serão planejadas.

QUAIS OS INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS PARA MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA?

A abertura de uma clínica odontológica requer um investimento considerável para se iniciar suas atividades, principalmente por conta dos equipamentos que precisarão ser comprados, tais como cadeiras apropriadas, armários, alguns tipos de máquinas, equipamentos específicos, assim como uma diversidade muito grande de materiais. A adequação do espaço físico também é outra necessidade provável, sendo a estruturação e organização condições para a comodidade dos clientes e para o atendimento à legislação vigente.

O investimento para início das atividades de uma clínica odontológica varia de acordo com o porte do empreendimento e da estrutura pretendida para o negócio. Considerando uma clínica de pequeno porte, será necessário um investimento de cerca de aproximadamente R$ 65 mil, a ser alocado majoritariamente na adaptação do local e compra de móveis, equipamentos e instrumentais, incluindo:

DESCRIÇÃO TOTAL

Reformas e adaptação do Imóvel R$ 10.000,00
Fachada R$ 1.300,00
Abertura da Empresa R$ 1.800,00
Serviços de publicidade e marketing R$ 1.800,00
02 microcomputadores     R$ 3.200,00
02 impressoras multifuncionais      R$ 1.000,00
02 aparelhos telefônicos + linha  R$ 600,00
Contratação de internet banda larga R$ 250,00
Aparelho refrigerador    R$ 900,00
Purificador de água           R$ 500,00
02 ar condicionado 9000 BTUS(com instalação) R$ 2.500,00
Móveis e utensílios para escritório                   R$ 4.500,00
Equipamentos odontológicos                    R$ 26.000,00
Instrumentais odontológicos (clínicos e cirúrgicos)        R$ 5.000,00
Material de consumo odontológico e utensílios    R$ 5.000,00
TOTAL GERAL R$   64.350,00

Observação: Os valores contidos nessa cotação indicam a compra de equipamentos novos, entretanto, deve ser considerada a aquisição de materiais usados em bom estado de conservação. Outro fator relevante na aquisição de materiais odontológicos é a vasta disponibilidade de produtos de diferentes marcas (nacionais e importadas) que variam entre 10% e 80% de preço umas das outras, fato que pode diminuir os gastos para quase a metade do investimento aqui apresentado.

  • Valores com aluguel de imóvel não inclusos;
  • Valores com aquisição de imóvel não incluso.

Conclusão

O importante para que sua clínica odontológica seja realmente um sucesso e lhe traga os retornos esperados, é que antes de tudo você realmente planeje muito bem cada etapa do processo de abertura e funcionamento de seu empreendimento.

Independentemente se você está investindo numa nova clínica ou numa clínica que já atua há algum tempo, quanto mais você estruturá-la de forma adequada, melhores serão suas chances de sucesso. Por isso, não economize no planejamento e conte com o apoio de profissionais experientes na análise de custos, como um contador, por exemplo, pois ele lhe trará dados precisos sobre como você pode investir melhor os seus recursos e assim, iniciar suas atividades de forma segura e sustentável, fatores essenciais para o crescimento de qualquer negócio.

Pense nisso e muito boa sorte!

Até o nosso próximo post da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: O CAPITAL DE GIRO

Fonte referência: SEBRAE

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: A ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS PRODUTIVOS

Em nosso 8º artigo da série: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA os consultores do SEBRAE falam sobre pontos onde você e sua equipe podem organizar e melhorar o processo produtivo de sua clínica odontológica,  implementando métodos mais eficientes ou integrando produtos para ajudar a economizar tempo. Isto é necessário para que você tenha um forte senso de que seu fluxo de trabalho implica diretamente nos resultados financeiros de sua clínica odontológica.

Quais aspectos produtivos do dia a dia de sua clínica podem ser otimizados para maximizar a sua lucratividade? – (considerando desde a recepção, agendamentos, até um procedimento cirúrgico, por exemplo).

Boa leitura!

Organização do Processo Produtivo

O processo produtivo para clínicas odontológicas segue o seguinte fluxo:

1 – Recepção de clientes

Recomenda-se a contratação de pessoas que tenham experiência prévia no atendimento pessoal ou que a pessoa selecionada realize cursos de curta duração oferecidas pelo Sebrae ou Senai.

A recepcionista deve manter o paciente informado a todo instante, para que não aconteçam desvios de informações em caso de atrasos ou adiantamento de consultas e procedimentos.

2 – Atendimento

Dentro da odontologia são trabalhados os protocolos de atendimento. Estes procedimentos visam uma avaliação inicial aprofundada para detecção de problemas de saúde, com a finalidade de encontrar a causa inicial do problema e seus desdobramentos. A partir do estabelecimento do diagnóstico, o profissional determinará, de forma específica, a abordagem odontológica que será aplicada ao paciente.

Todo o atendimento é registrado em prontuário específico de cada paciente, afim de que as informações tenham um histórico. Assim, todos os materiais e procedimentos utilizados ficam registrados e documentados pelo especialista. O indicado é que para cada procedimento da clínica tenha sido gerado um Procedimento Operacional Padrão (POP) para que, como o próprio nome indica, todos os procedimentos tenham um padrão de atendimento, beneficiando o paciente, funcionários e o empreendedor.

Para estabelecimentos voltados à saúde, após os procedimentos de atendimento ao paciente, com utilização de equipamentos e materiais, é necessário o uso de protocolos para a esterilização. O processamento compreende a limpeza e a desinfecção e/ou esterilização de materiais. Esses processos devem seguir o fluxo, de modo a evitar o cruzamento de materiais não processados (sujos) com materiais desinfetados ou esterilizados (limpos).

Fluxo de limpeza dos materiais

A limpeza é a remoção mecânica de sujidades, com o objetivo de reduzir a carga microbiana, a matéria orgânica e os contaminantes de natureza inorgânica, de modo a garantir o processo de desinfecção e esterilização e a manutenção da vida útil do material. A limpeza deve ser realizada imediatamente após o uso, utilizando-se de solução aquosa de detergente. Logo após, os materiais devem ser submetidos ao enxágue, inspeção visual e secagem, que deve ser criteriosa para evitar que a umidade interfira nos processos e para diminuir a possibilidade de corrosão dos materiais.

Em seguida, os materiais serão desinfetados, embalados ou empacotados, a fim permitir a penetração do agente esterilizante e proteger os materiais de modo a assegurar a esterilidade até a sua abertura, e finalmente esterilizados em autoclave. A esterilização é o processo que visa destruir ou eliminar todas as formas de vida microbiana presentes, por meio de processos físicos ou químicos. Dessa forma, logo após o instrumental deve ser armazenado em local exclusivo, separado dos demais, em armários fechados, protegido de poeira, umidade e insetos para serem utilizados em outro procedimento.

3 – Pós-venda ou pós-atendimento

Para manter um nível de fidelidade e demonstração de interesse pelo bem estar de seus pacientes, a equipe da clínica odontológica deve, sob orientação do profissional, entrar em contato com os clientes para averiguar suas condições após os procedimentos ou para alertar sobre a necessidade de retorno para profilaxia. Para isso, o empreendimento deve possuir um cadastro atualizado de seus pacientes e utilizar alertas que notifiquem as recepcionistas da necessidade de entrar em contato com os pacientes.

Conclusão

Uma clínica odontológica, ou qualquer negócio bem sucedido, é construído por processos produtivos que permitam que a organização possa cumprir sua missão com excelência. Cada um desses processos deve ser bem estruturado e gerenciado. Caso contrário, haverá falhas na eficácia geral da clínica, principalmente em sua lucratividade.

Executar esses processos com consistência e integridade é o que levará à confiança de seus pacientes, colaboradores e gestores.

Até a próxima!

Próximo artigo: COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO PARA A GESTÃO!

 

Fonte: SEBRAE

COMO MONTAR UMA CLÍNICA ODONTOLÓGICA: MATÉRIA PRIMA E MERCADORIAS PARA OS TRATAMENTOS ODONTOLÓGICOS!

Chegamos ao nosso 7º artigo da série COMO MONTAR UMA CLINICA ODONTOLÓGICA. Até aqui falamos desde os conceitos iniciais até os equipamentos necessários para se montar uma clínica odontológica de sucesso. Hoje os especialistas do SEBRAE falam sobre a compra de materiais e estoque dos suprimentos necessários para que os tratamentos odontológicos sejam bem sucedidos.

Matéria Prima/Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado. Obs.: Quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão.

Portanto, o estoque dos produtos em uma clínica odontológica deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.

Abaixo segue relação de materiais destinados à atividade básica, considerando a atuação em clínica geral e pequenas cirurgias.

  • IRM (Intermediate Restorative Material) – Material Restaurativo Intermediário;
  • Ionômero de vidro;
  • Resinas (A1, A2, A3, A3,5, A4, B1, T, 0A2, OA3);
  • Pasta de polimento resinas;
  • Tiras de poliéster;
  • Matriz metálica;
  • Tiras de lixa metálicas;
  • Cunhas de madeira;
  • Discos soflex;
  • Pasta profilática;
  • Flúor tópico;
  • Flúor verniz;
  • Selante;
  • Paramono;
  • Tricresol;
  • Formocresol;
  • Tartarite;
  • Bicarbonato de sódio;
  • Cariostático;
  • Cimento cirúrgico;
  • Hemostesin;
  • Dycal;
  • Anestésicos com vaso;
  • Anestésico sem vaso;
  • Anestésico tópico;
  • Dessensibilizante;
  • Cimento endodôntico;
  • Cones guta;
  • Cones acessórios;
  • Hipoclorito;
  • EDTA;
  • Clorexidine 0,12%;
  • Clorexidine 2%;
  • Sugadores;
  • Roletes de algodão;

 

Para a aquisição do material é necessário que o empreendedor dentista realize um bom planejamento, contando com a realização de orçamentos para a compra dos produtos e materiais necessários para o consumo da clínica odontológica. É necessário dimensionar adequadamente os materiais a serem adquiridos para não incorrer em erros.

A relação com fornecedores deve ser estabelecida com muito cautela. Existem vários profissionais interessados em comercializar produtos que podem ter origem duvidosa ou em vias de serem proibidos pela ANVISA. Assim, ao escolher seus fornecedores, verifique se atendem às exigências dos demais órgãos de controle, como a Vigilância Sanitária. É necessário estar atento às notícias sobre legislação, além de produções científicas advindas de fontes seguras de pesquisa.

Ao montar uma clínica odontológica, você, como dentista empreendedor, deve levar em consideração que o planejamento é o que mais importa no início das atividades.

Há um ditado que diz: Se você deixar de planejar, você planeja falhar.” Isso é especialmente verdadeiro no início de qualquer novo negócio. Logo, pense nisso ao planejar a compra de equipamentos e dos materiais e suprimentos necessários para o funcionamento de sua clínica odontológica.

No 8º artigo de nossa série, falaremos sobre:

Como montar uma Clínica Odontológica: A Organização dos Processos Produtivos.

Até a próxima!

Fonte: SEBRAE

Leia Também: A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE NO CONSULTÓRIO ODONTOLÓGICO

Como montar uma clínica odontológica: Quais os equipamentos necessários?

Você finalmente decidiu montar sua clínica odontológica e vai começar o empreendimento do zero? Uau, isso é sensacional! E agora você esta fazendo sua lição de casa, isto é, pesquisando as melhores soluções em tecnologia para equipar a sua clinica e torna-la segura, atraente para o seu público, respeitando todas as normas legais, exigências e especificações da vigilância sanitária. Muito bom. Você está mesmo no caminho!

É importante você saber que para montar uma clínica odontológica – do zero, reformar uma já existente ou aumentar o tamanho de seu empreendimento dental, contratando novos funcionários ou integrando novos serviços e especialidades – será necessário que você invista na compra de novos equipamentos dentários para concluir o projeto.

Mais do que pensar apenas no tipo de tecnologia que será utilizada para tratar seus pacientes, você precisa considerar que entre os equipamentos para uma clinica odontológica estão inclusos também os sistemas de gestão, sistemas para monitorar os processos usados para protocolos de controle de infecção e até mesmo todos os equipamentos usados para esterilização e desinfecção dos instrumentos usados durante os procedimentos.

Os equipamentos para uma clínica odontológica podem ser divididos em várias categorias para abranger os tipos de tratamentos e especialidades que serão oferecidos pelas mesmas, tais como, a endodontia ou a cirurgia bucal.

Neste 6º artigo da nossa série: como montar uma clínica odontológica, os especialistas do SEBRAE nos mostram todas as exigências em relação aos equipamentos para uma clínica odontológica.

Boa leitura!

Equipamentos para uma Clinica Odontológica

No caso da clinica odontológica a legislação prevê que a estrutura mínima a ser considerada, independente do número de salas de atendimento, deverá ser uma sala de espera ou recepção, banheiro, área para estocagem de material de limpeza (depósito), central de material esterilizado (CME), sendo composto por 2 ambientes: área suja e área limpa.

Itens a serem considerados para os espaços que compõem a clinica odontológica:

    Consultório clínico

– Ar condicionado com potência apropriada para a metragem da sala

– Cadeira odontológica

– Micromotor odontológico

– Aparelho de radiografia intra/ extra oral

– Aparelho de sucção de alta/baixa potência

– Equipamento para profilaxia odontológica bicarbonato de sódio/ ultrassom

– Motor elétrico

– Fotopolimerizador

– Aparelho de polimerização de resinas

– Compressor

– Armário com gaveteiro

– Foco cirúrgico

– Negatoscópio

– Toalhas e materiais descartáveis

– Pia para lavagem de materiais

   Recepção ou sala de espera

– Iluminação apropriada

– Poltronas para espera

– Mesa de apoio

– Suporte para revistas

– Mesa de apoio

– Purificador de água

– Copos

– Garrafa térmica para café

– Aparelho telefônico

– 1 computador desktop

– Mesa escrivaninha

– 1 Impressora multifuncional

– Material de escritório

– 1 aparelho televisor com medidas pertinentes à metragem do ambiente

    Banheiro

– Papel higiênico

– Sabonetes

– Álcool em gel

   Depósito (área para estocagem de produtos de limpeza)

– Armário

– Materiais de limpeza, em geral

    Área suja – CME

– Bancada de apoio

– Pia

    Área limpa – CME

– Autoclave

– Seladora

– Geladeira

– Materiais odontológicos, em geral.

– Armários

A escolha para a aquisição de equipamentos para uma clínica odontológica deve ser criteriosa. No processo de aquisição de equipamentos devem ser avaliadas as aplicações clínicas, o custo do equipamento e de sua manutenção e sua conformidade com as leis sanitárias do país. O custo de manutenções, o material de consumo, a disponibilidade de fornecedores destes materiais, a garantia de segurança aos usuários (pacientes e operadores) desses equipamentos, o custo de calibrações, o tempo de garantia, bem como o tempo médio de vida dos equipamentos e dos acessórios são informações decisivas para garantir a viabilidade econômica do uso dos equipamentos.

Assim, é necessário planejar antes da aquisição, o custo de manutenção mensal e/ou anual do equipamento, além de analisar o valor percentual que será gasto em manutenção, a necessidade e o custo de equipamentos para calibração, o valor das peças de reposição e dos acessórios, e o tempo de entrega dos mesmos. Recomenda-se fazer a previsão orçamentária para os insumos descartáveis ou os acessórios e partes que sofrem desgaste natural em função do uso.

Para o controle total dos equipamentos em um serviço de Odontologia é recomendável que se tenha o registro histórico do equipamento, formado por: relatórios de Manutenção Preventiva (MP) e Manutenção Corretiva (MC), histórico de incidentes, histórico de falhas técnicas e operacionais e outras informações pertinentes ao equipamento, além do seu custo total. Outro aspecto importante a ser considerado é o ergonômico, que busca respeitar as interações entre o ser humano e outros elementos de um sistema, de modo a otimizar o bem-estar humano e o desempenho geral do sistema.

Dicas importantes:

  • Listar os melhores equipamentos: procurar fabricantes reconhecidos e que prestem assistência técnica adequada, ou seja, rápida e eficiente. Pode-se optar pela montagem do equipamento, entretanto deve-se certificar que os componentes são de boa origem e executados por um técnico capaz e que preste a devida assistência. Não é possível paralisar o andamento do negócio e ficar esperando a boa vontade da assistência;
  • Definidas as configurações e possíveis fornecedores, é necessário orçar os equipamentos, comparando preços e condições de pagamento;
  • Fabricantes de equipamentos odontológicos usualmente promovem descontos de seus produtos em congressos, feiras e seminários. Mantenha-se informado.
  • Equipamentos de segunda mão podem ser uma solução mais barata e eficiente para início das atividades.
  • Recomenda-se a aquisição de sistema de segurança e seguro contra incêndios, acidentes, furtos, etc., em função do alto valor do maquinário e equipamentos adquiridos.
  • Deve-se prever a necessidade de contratação de serviços de pintura, elétrica e hidráulica.

Conclusão

Há muitas coisas a se considerar quando você está planejando comprar novos equipamentos para uma clínica odontológica, e a maioria destas considerações são muito específicas e devem ser analisadas de acordo com cada tipo de equipamento que você estiver pesquisando. No entanto, existem alguns princípios universais que devem ser levados em conta sempre que você estiver pensando em investir em melhorias para a sua clínica odontológica com a adição de novos equipamentos.

Primeiro, é importante ter um plano de como o equipamento será configurado e usado em sua clínica. Em seguida, certifique-se de que você e sua equipe receberão um suporte adequado a fim de obter o máximo de benefícios dos equipamentos.

Importante: Você deve considerar e planejar os investimentos em marketing para clínicas odontológicas, para que assim você possa obter o mais rápido possível o retorno de todos os investimentos que disponibilizou para montar uma clinica odontológica. Divulgue seus serviços e especialidades, enfatize seus diferenciais e faça com que seus pacientes saibam muito sobre todos os tipos de tratamentos que você oferece e também sobre o atendimento personalizado que cada um receberá ao optar por cuidar da saúde bucal em seu empreendimento!.

Não perca o nosso próximo artigo:

Como montar uma clinica odontológica: Matéria Prima e Mercadorias para os tratamentos odontológicos!

Até a próxima!