Gestão Financeira da sua Clínica Médica

Um procedimento indispensável para o sucesso do seu consultório!

A quantidade excessiva de operadoras de planos de saúde , combinado com a crise econômica que o nosso país vem enfrentando,  faz das cobranças dos valores de consultas dos pacientes um desafio crescente para as clínicas médicas. Por isso a gestão financeira da sua clínica médica é fundamental diante do cenário complexo que se apresenta para o sucesso do empreendimento!.

Quando se fala em finanças, muitos empreendedores têm certas dificuldades. Por isso é essencial ter entendimento sobre o que é preciso fazer para manter uma gestão financeira da sua clínica médica eficiente, de modo a  ter uma visão holística de toda a gestão administrativa operacional do consultório.

Muita atenção aos impostos!

Quem não quer ter problemas com a gestão financeira de sua clínica médica, precisa estar atento aos impostos. Para quem deseja abrir uma clínica médica e não possui muitos conhecimentos a respeito, essa questão dos tributos pode ser um grande enigma.

Muitos empreendedores acabam pagando mais, porque não tem esse conhecimento, e por não possuírem conhecimentos contábeis, acabam tendo que arcar com multas e juros. Consequentemente descapitalizam seu caixa, o que pode ser péssimo para o negócio.

Veja bem, assim como nenhum profissional e empresa são iguais, a tributação também não é, já que existem regimes tributários diferentes. Ou seja, há o modelo para empresa individual, há o modelo para sociedade simples, para sociedade limitada ou ainda para a empresa individual de responsabilidade limitada. Portanto, o valor de cada regime e faturamento implicará no total a ser pago.

É importante que o empresário ou responsável pela gestão financeira de sua clínica médica esteja ciente de que, caso o faturamento altere, também será preciso se planejar uma mudança de regime tributário, por isso ter um contador como aliado na gestão de seu consultório, é tão importante.

No entanto, para ter a gestão financeira de sua clínica médica eficiente e uma contabilidade eficaz,  você precisará:

Ter descrito todas as transações financeiras que foram realizadas pela clínica médica, incluindo todas as receitas e despesas de cada mês. Alguns médicos pensam que somente as transações de alto valor é que são importantes, mas isso não é verdade. Qualquer tipo de transação feita, mesmo que pequena, deve ser registrada.

Isso quer dizer que, seja a compra de uma caneta para assinar receitas ou as demais despesas da clínica, devem ser todas criteriosamente registradas.

Conhecer os custos da hora, faz toda diferença na gestão financeira da sua clínica médica

Não é possível estabelecer valores e principalmente repassar essa informação para os pacientes, se o empreendedor não conhece os custos que envolvem o trabalho da clínica.

Portanto, o cálculo deve ser feito dividindo o valor de todas as despesas que são fixas, como conta de energia, conta de água, salário, pelas horas de atendimento. Somente dessa forma é possível saber o quanto é preciso cobrar pela hora da clínica. Controlar os custos/hora é fundamental para que a gestão financeira de sua clínica médica seja eficiente!

Relacionando a projeção dos gastos e dos lucros

Se os gestores da clínica médica tiverem total conhecimento da sua situação financeira atual, os mesmos terão maior condição também de avaliar o futuro da empresa. Será necessário, portanto, projetar as estimativas de gastos e do lucro para os meses seguintes. Dessa forma, será avaliado o crescimento da clínica e o acúmulo de reservas, de modo que, ao aumentarem as despesas, se possa ter equilíbrio e capital de giro suficiente para suportar o momento. Este aporte garante uma visão positiva da gestão financeira de sua clínica médica.

Demissão de funcionários, décimo terceiro salário, férias, entre outros, são apenas algumas situações que afetam o caixa do negócio. E por isso, ter uma gestão financeira da sua clínica médica,  e uma contabilidade efetiva, será capaz de reduzir os impactos negativos.

Por isso é necessário conhecer…

A importância de se fazer a gestão financeira da sua clínica médica

Será a partir da adoção de uma gestão financeira que sua clínica médica terá a capacidade de lidar com diversos resultados, seja para melhorar, corrigir, ampliar ou reduzir os custos.

Considerando a falta de tempo da maioria dos médicos ou a falta de experiência com questões gerenciais e também administrativas é que se faz necessário ter um plano bem elaborado para não se perder no desenvolvimento de todo o trabalho que precisa de muita atenção e dedicação.

Para um consultório médico ficar bem, financeiramente falando, é preciso ter controle das receitas, das despesas, do fluxo de caixa e ser conhecedor do faturamento total. Sendo assim, é indispensável a contratação de uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas médicas.

Estamos aqui para sermos os seus maiores aliados doutor! Venha nos consultar!

Até breve!

 

A Contabilidade eficaz para sua clinica médica

Talvez você, como um empreendedor da área da saúde esteja pensando: “Eu sei que eu deveria ter um orçamento adequado e uma contabilidade eficaz para minha clínica médica, mas eu nunca consegui chegar nem perto disso”.  Será que Isso soa familiar?

Fique tranquilo, você não está sozinho meu caro doutor. Muitas clínicas médicas não conseguem estabelecer um orçamento adequado para sua gestão financeira, e algumas o fazem, porém, algum tempo depois nunca mais olham para ele novamente.

Infelizmente, empreendedores da área da saúde que não fazem um planejamento orçamentário e uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, estão a cada dia mais endividados e com a saúde financeira da clínica indo de mal a pior. A sobrecarga orçamentária parece muito alta e muitas vezes não sobra sequer dinheiro suficiente para os próprios médicos no final do mês.

A falta de uma contabilidade eficaz para sua clínica médica gera uma série de outros problemas, tais como:

  • Excesso ou falta de pessoal
  • Desperdício de suprimentos
  • Compras impróprias ou desnecessárias
  • Conflitos entre os médicos (sócios)
  • Pagamento indevido de impostos sobre o faturamento
  • Falta de reserva para contingencias e planos de melhorias
  • As vezes geram até desfalques

Infelizmente não se aprende a fazer uma contabilidade eficaz para sua clínica médica nas faculdades de medicina ou em residências nos hospitais. Porém, é uma habilidade que todo empreendedor deve desenvolver, e nada melhor do que o auxilio de uma assessoria contábil para facilitar este aprendizado.

A assessoria contábil será uma grande aliada de sua clínica médica e o ajudará a manter a saúde financeira do seu empreendimento totalmente estável. Os contadores especializados irão criar juntamente com você um planejamento tributário e um planejamento financeiro, com controles orçamentários que irão gerar diversos benefícios para sua clínica médica. Você terá mais disciplina em suas retiradas, em seus processos de compra de suprimentos, controle de estoque, contratação de pessoal, gastos com infraestrutura e muito mais. Isto resultará numa prática financeira mais saudável para o negócio, mitigando os problemas e aumentando a lucratividade do mesmo.

Por isso, ao falarmos sobre uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, pensamos em três passos que você pode dar para estabelecer um padrão de gestão voltado ao crescimento do negócio, Vamos lá? .

Passo 1: Controle as despesas adequadamente através de um bom planejamento financeiro

Muitos médicos não conhecem sequer os custos para que a prática diária de seu ofício seja eficiente e sua clínica médica mantenha um bom padrão de atendimento. Alguns não sabem nem como fazer uma planilha simples para criar um acompanhamento diário ou semanal de suas contas a pagar e contas a receber. Isto é um fato!

Então vamos lá! Comece mantendo o controle de onde você gasta o seu dinheiro. Se você conta com o apoio de uma assessoria contábil, felizmente você terá padrões de controles estabelecidos para as despesas. Esses controles estão estabelecidos no seu planejamento financeiro, possibilitando assim previsões para evitar sobrecargas de contas a pagar ao final de um período. Tendo esta visão de para onde está indo o seu dinheiro, você poderá inclusive modificar o planejamento financeiro caso seja necessário.

Embora você possa controlar as despesas sem um planejamento financeiro adequado para sua clínica médica, se você não tiver um bom planejamento realizado por profissionais especializados em contabilidade, você terá uma difícil (ou quase impossível) missão de visualizar e entender se o seu empreendimento é lucrativo ou não.

Por isso, fazer uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, deve fazer parte do seu modelo de negócios. Este planejamento deve ser realizado pelos profissionais designados por sua assessoria contábil contratada, com a participação de todos os sócios e gestores, para que todos tenham ciência e se portem de modo à que o planejamento seja um sucesso!

Importante: O planejamento financeiro deve ser analisado mensal, trimestral ou semestralmente, para que ações de contingência sejam tomadas caso necessário.

Passo 2: Use pontos de referência para criar o seu planejamento financeiro

O próximo passo para se ter uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, é criar um plano de contas simples para identificar cada despesa e receita do empreendimento em seu planejamento financeiro.  O ideal é se criar categorias para cada tipo de despesa e cada tipo de receita e ajustá-las em seu plano de contas, para que sirvam como pontos de referência em futuras análises contábeis comparativas entre o seu planejamento financeiro e real situação financeira da clinica.

Provavelmente sua assessoria contábil já tenha um modelo padrão de plano de contas e um ponto de referência estabelecido para facilitar a integração de dados contábeis com o sistema contábil utilizado pela mesma. Assim o processo ganha em agilidade e segurança, pois se evita uma terceira digitação de dados, o que poderia incorrer em erros comuns de digitação, gerando dados não confiáveis.

Importante: Através do plano de contas, você pode criar uma linha de referência para seus relatórios financeiros anuais ou seu balanço. Todos os anos, é de suma importância a atualização dos dados de referência do período, para que os seus pontos de referência sempre reflitam a realidade financeira do negócio.

Passo 3: Regularmente compare a realidade financeira de sua clínica com o seu planejamento financeiro

Um planejamento financeiro não serve para nada se você não comparar periodicamente as finanças reais da sua clínica médica, com o seu plano orçamentário, para assim realizar alguns ajustes caso seja necessário.

Este tipo de avaliação comparativa é conhecido como “análise de variância.” Em uma análise de variância, você deve olhar para todos os números financeiros reais de sua clínica que estão dentro do estabelecido em seu planejamento financeiro, o quanto eles variam e por que razão. Realizar este tipo de análise e agir sobre o que você identificou com ela, orientando adequadamente a sua atenção para uma solução imediata da questão,  é o que faz ser muito útil a criação de um planejamento financeiro e consequentemente uma contabilidade eficaz para sua clínica médica.

Recomendamos uma analise de variância para a maioria das clinicas médicas, para que possíveis problemas sejam identificados antecipadamente e um plano de contingência seja colocado em prática. Assim, evita-se que a saúde financeira da clínica fique em risco e a estabilidade no negócio ameaçada.

Vamos a um exemplo prático de analise de variância:

Se os custos com horas extras dos funcionários das clínicas ou de médicos contratados estão subindo de forma demasiada, e os gestores querem descobrir isso antes do final do ano, uma análise de variância mensal pode ser muito para a maioria das clinicas, já que o número de dias (e às vezes o número de períodos de pagamento) varia a cada mês e algumas clínicas praticam formas de pagamentos distintas, tais como pagamentos trimestrais, semestrais e até anuais dessas horas extras.  Logo, o mais indicado seria uma análise trimestral, que tenderia a suavizar a variação estatística mensal, mostrando um cenário mais próximo da realidade, com menos falso-positivos para anormalidades.

Além da análise da variância trimestral, você também deve ajustar o seu orçamento a qualquer momento, prevendo ou provisionando possíveis mudanças, como no caso de um aumento de retiradas dos sócios ou algumas premiações extras por metas concretizadas para motivar seus os funcionários.

Como mencionado anteriormente, é melhor que sua assessoria contábil realize esta análise de variância. E quando uma análise revelar quaisquer estatísticas que variam de forma significativa a partir do planejamento financeiro, um contador responsável por sua empresa é quem irá explicar cuidadosamente os resultados obtidos com as análises aos sócios.

Importante: Apenas por segurança, é muito interessante que os sócios e gestores da clínica possam ocasionalmente realizar esta análise em conjunto com sua assessoria contábil. Assim, evita-se qualquer tipo de desconforto em relação aos resultados apresentados e se tem a ciência de todos em relação à realidade financeira do negócio.  

E por fim…

Um investimento realmente inteligente ao se pensar em empreender na área da saúde com a abertura de uma clínica médica é a contratação de uma assessoria contábil quando você estiver montando o seu plano de negócios, pois assim você terá um planejamento financeiro antes mesmo do empreendimento entrar em funcionamento.

Este tipo de investimento possibilitará que você tenha uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, resultando em uma prática empreendedora de seu ofício mais suave, mais rentável e menos estressante para todos.

Nós da Proativa Contabilidade, somos especializados em contabilidade para clinicas médicas. Venha tomar um café conosco, vamos finalmente fazer o planejamento financeiro de sua clinica médica, para que você consiga ter realmente um diagnóstico adequado sobre a saúde financeira do seu tão sonhado empreendimento na área da saúde!

 

Um forte abraço e até muito breve!

Clínica Médica – 6 lições do dia a dia para fazer da contabilidade uma grande aliada

O empreendedor da área da saúde que visa ter crescimento em sua clínica médica deve ter um conhecimento profundo sobre a questão econômica e financeira de seu empreendimento.

Um recurso muito valioso para a boa gestão do negócio tem a ver com a contabilidade para clínicas médicas. Entre diversas vantagens, a análise contábil permite uma maior compreensão dos custos da sua clínica médica e da rentabilidade do capital investido.

Tendo a contabilidade de sua clínica médica bem administrada, o médico/empresário tem melhores condições para tomar decisões assertivas e compreender sobre seu aporte.

Uma boa gestão contábil traz diversos benefícios que envolvem temas muito importantes para a o negócio, como por exemplo, redução da carga tributária que incide sobre a clínica médica.

A partir de uma boa orientação de seu contador, o empreendedor da área da saúde pode escolher o mais adequado regime de tributação, de acordo com a realidade momentânea de sua clínica de seu negócio.

Lições do dia a dia

O contador também dará indicações essenciais que auxiliarão o médico/empresário sobre o nível de endividamento , pontuará se está adequado ou se a clínica médica não está tendo lucro.

De fato, escolher uma assessoria contábil especializada na área médica é fundamental para o processo de iniciação ou crescimento e desenvolvimento de sua clínica médica, para obter assim, um melhor acompanhamento do negócio.

Relatórios da contabilidade. Você sempre precisará disso. Será necessário saber o desempenho de um determinado produto/serviço ou departamento, e até mesmo de um colaborador de sua clínica médica.

O detalhamento dos custos e receitas gerados por períodos é uma forma de saber os meses de maior faturamento e prejuízos. De modo que com esse resultado, é possível corrigir falhas e fazer as mudanças cabíveis.

As demonstrações contábeis é outro diferencial, nele entram: balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do valor adicionado, e do fluxo de caixa.  

Por meio de uma contabilidade bem administrada para clínica médica é possível obter uma boa redução de desperdícios. Sejam eles com os recursos financeiros, tecnológicos, humanos ou que estejam relacionados a diferentes áreas da empresa. Outro detalhe a esse respeito tem a ver com os gargalos de processos, ou seja, por meio de uma boa assessoria contábil, o empresário tem grandes vantagens de solucionar os processos que possuem algum tipo de limitação e que podem até mesmo comprometer os resultados de todo o faturamento da clínica.

Através de uma Assessoria Contábil eficiente para sua clínica médica, o empreendedor da área da saúde consegue ter mais apoio em todas as suas ações quanto a gestão, pois a saúde financeira e gerencial do negócio terá todo o aporte necessários para que novas ações sejam implementadas e melhoradas, sem que para isso, ocorram prejuízos. Dessa maneira, as ações estratégicas serão tomadas com maior acerto, com clareza, objetividade e foco.

Conclusão

Como você pôde conferir, foram citados alguns conselhos para que uma adoção de um processo contábil bem administrado possa ter influência positiva e otimizada dentro da sua clínica médica. Mas, existem muitos outros benefícios associados que podem ser vistos ao longo do tempo.

Portanto, uma clínica médica bem estruturada, é totalmente ciente da saúde financeira de seu negócio, e por isso, tem maiores e melhores condições de prosperar no mercado, porque entende de forma objetiva e concreta onde estão as saídas, opções, ponto de retorno e quais as decisões que devem ser tomadas de acordo com cada área de análise.

Uma análise aprofundada diante a todas as operações comerciais, de atendimento e gerenciais da clínica médica, é uma excelente estratégia de atuação, pois assim, as oportunidades são trabalhadas com maior ênfase; os riscos são minimizados e as fraquezas podem ser operadas para que a empresa se torne forte e engajada.

Curta, compartilhe e cuide bem da saúde empresarial de sua clínica médica. Nós da PROATIVA – CONSULTORIA CONTÁBIL E EMPRESARIAL,  somos especializados em Contabilidade para Clinicas Médicas. Venha fazer uma consulta conosco Doutor e nos deixe fazer um diagnóstico adequado sobre a saúde financeira de seu empreendimento.

Em caso de dúvidas, comente abaixo, queremos interagir com você!

Um forte abraço e até a próxima!