Quais são as funções da recepcionista de uma clínica médica?

O contato inicial de um cliente ao chegar em uma clínica médica é diretamente com a recepcionista e, por isso, é importante que essa profissional saiba como melhor atender à todos que chegam na clínica.

Para exercer as funções de recepcionista de uma clínica médica é importante que a profissional tenha o jeito certo para falar, para agir, para ouvir e para atender o cliente, permitindo um bom atendimento desde o primeiro momento em que entra na clínica.

Cordialidade no acolhimento é um detalhe que faz toda a diferença para o cliente, tornando o trabalho mais fácil, mais agradável e fornecendo ao cliente a tranquilidade que ele precisa, principalmente se estiver se sentindo mal com algum problema de saúde.

Bom relacionamento está entre as funções da recepcionista de uma clínica médica

Qualquer pessoa em determinado momento da vida pode se tornar um paciente, já que estamos todos passíveis de sofrer problemas de saúde e, quando nos tornamos pacientes, queremos ser atendidos por uma pessoa que entenda a situação e que nos ofereça o melhor atendimento.

Embora tenhamos uma tecnologia muito avançada na medicina, o mais importante em qualquer tratamento está no relacionamento com os profissionais, numa comunicação adequada, no estabelecimento de um vínculo solidário, no respeito para com o paciente.

A recepcionista, como primeiro contato de uma clínica médica, deve estar bem treinada e preparada para isso.

E, nessa época, em que as clínicas médicas não podem dispensar pacientes, a recepcionista se torna fundamental para o bom funcionamento do negócio. Assim, entre as funções da recepcionista de uma clínica médica, devemos considerar a gentileza.

A gentileza da recepcionista tem o objetivo de conquistar a confiança do cliente. A forma como o cliente é tratado ao ser recepcionado é o fator que irá definir o restante do relacionamento da clínica com o cliente.

Para a recepcionista é importante ser gentil, simpática, receber todos os clientes sempre de forma agradável, ou seja, através de gestos simples, que refletem a preocupação da clínica com seu cliente desde sua chegada.

Os problemas pessoais, atritos com companheiros de trabalho ou qualquer outro motivo que possa atrapalhar o atendimento deve ser deixado de lado, resolvido em outro momento.

A empatia demonstrada no atendimento torna-se necessária e, para isso, a recepcionista deve ser perspicaz o suficiente para partilhar dos problemas pelos quais o cliente está passado, esclarecendo dúvidas e trazendo a calma necessária, mostrando que é solidária com ele e que estará fazendo o que for possível para ajudá-lo nesse momento que pode ser crítico.

Organização faz parte das funções da recepcionista de uma clínica médica

Para que possa executar suas atividades dentro do esperado, entre as funções da recepcionista de uma clínica médica está a manutenção da organização da recepção.

Em primeiro lugar, é preciso organizar a agenda do profissional médico, para que haja espaço e disponibilidade para o atendimento de todos os clientes com consulta marcada.

Saber o tempo de cada procedimento, o tempo das consultas, a taxa de atraso máximo permitido e quais as atitudes a tomar quando um cliente não comparecer, são atividades que devem ser feitas todos os dias, dentro do prazo, para manter a organização necessária.

Assim, é necessário, todos os dias, manter uma reunião com os profissionais médicos da clínica e definir o que deverá ser feito durante o dia, dando prioridade às consultas e aos procedimentos e permitindo que haja continuidade no atendimento.

Manter documentos dentro da ordem, ter sempre à mão os contatos e informações importantes sobre os pacientes, definir o protocolo de atendimento para confecção de cadastros fazem parte dessa atividade. Uma recepcionista deve encontrar a maneira de evitar qualquer tipo de engano que possa trazer prejuízo ao cliente e à clínica médica.

Tudo o que deve ser feito no atendimento e na organização tem como objetivo principal evitar qualquer tipo de imprevisto para a clínica.

Quando tratamos de saúde, mesmo com todo o planejamento, mesmo com toda a presteza no atendimento, sempre pode ocorrer algo inesperado, como uma emergência médica, um problema pessoal urgente dos profissionais médicos, atrasos de pacientes, etc., que vão exigir maior responsabilidade por parte da recepcionista para buscar a solução mais adequada.

Uma pequena relação das funções da recepcionista de uma clínica médica

Comentamos de uma maneira rápida sobre a forma como a recepcionista deve se comportar durante seu período de trabalho. Para esclarecer melhor, acompanhe uma relação das funções da recepcionista de uma clínica médica:

  • Controle do acesso e acolhida dos pacientes, profissionais e fornecedores à clínica;
  • Orientação sobre os procedimentos iniciais, informação sobre horários e tempo de espera, sinalização dos locais de atendimento, banheiro e copa;
  • Manter-se disponível para prestar qualquer esclarecimento ou solucionar dúvidas;
  • Chegar sempre antes do horário de funcionamento, fazer reunião com o profissional todos os dias e preparar o que for necessário para o atendimento;
  • Estar sempre atenta e ser solícita e atenciosa para com todos, garantindo um bom fluxo de informações e promovendo maior rapidez ao atendimento;
  • Oferecer entretenimento e atenção aos acompanhantes e, no caso de uma clínica onde haja internação, às visitas, para que se direcionem aos locais corretos;
  • Manter o rigoroso controle das consultas, confirmando antecipadamente com os pacientes, verificando horários e intervalos possíveis para atendimento de emergência;
  • Fazer os encaixes e ajustes necessários sem tirar a ordem das consultas marcadas, estabelecendo prioridades e comunicando atrasos, sempre com muita atenção;
  • Manter o ambiente da recepção sempre organizado e arrumado para receber os pacientes e seus possíveis acompanhantes, evitando barulhos, discussões ou excesso de ruídos que possam incomodar os presentes;
  • Verificar se os banheiros estão higienizados, a copa impecável, os sofás arrumados, as revistas e jornais em ordem;
  • Ouvir o que está sendo dito pelo paciente para entender suas necessidades, anotando tudo o que for necessário, e confirmando todos os dados de cada paciente.

A recepcionista é uma profissional que deve ter todas as qualidades necessárias para auxiliar no processo de atendimento e, para isso, deve ser bem selecionada e treinada.

Até a Próxima!

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