Como montar uma clínica odontológica: Contratação de funcionários!

Olá Doutores! Sejam bem vindos ao 5º artigo da série de posts Como montar uma clínica odontológica. Neste artigo o SEBRAE nos mostra quais as regras para contratação de funcionários para a sua clínica e a importância do atendimento para que sua empresa seja muito bem sucedida.

Vamos entender melhor este tão importante assunto?

Contratação de funcionários para a clínica odontológica

Pessoal

O atendimento é um item relevante que pode garantir o sucesso de uma clínica odontológica. Os funcionários desse tipo de negócio devem estar em constante aprendizado, obtendo noções de informática, marketing e administração através de cursos de capacitação. Dessa maneira, o empreendedor dentista poderá, cada vez mais, ampliar sua área de atuação e garantir o retorno de seus clientes.

A quantidade de funcionários a compor o quadro de uma clínica odontológica depende de seu porte.

Em uma clínica odontológica de estrutura simples, é possível incluir os seguintes profissionais:

1) Especialista

  • Atendimento dos clientes
  • Gestão administrativa
  • Gestão financeira
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão contábil

2) Recepcionista

  • Atendimento telefônico
  • Receber e orientar pacientes
  • Marcar e remarcar procedimentos
  • Confirmação de agendamento
  • Realizar cobranças
  • Zelar pela qualidade do ambiente
  • Transmitir carisma
  • Organização documental e arquivamento
  • Ter conhecimentos em softwares de gestão

3) Instrumentador

  • Gerir equipamentos e materiais de procedimentos
  • Realizar pedidos de materiais junto a fornecedores
  • Auxiliar o profissional durante o atendimento
  • Esterilizar os materiais para reutilização
  • Ter conhecimentos de programas de computador

Nesse caso, o próprio empreendedor, que também exerce a função de especialista, fica encarregado de gerenciar o empreendimento, necessitando apenas de dois profissionais que façam a recepção e a instrumentação ao atender um paciente. Assim, os gastos com recursos humanos podem diminuir para que se possa investir em outros aspectos mais relevantes, pela baixa frequência de pacientes ou pela simples escassez de recursos financeiros.

Em uma clínica odontológica com uma estrutura mais ampla, contendo uma variedade de especialidades, as chamadas clínicas de especialidades, é possível contar com a seguinte estrutura de funcionários e funções:

1) Recepcionistas

  • Atendimento telefônico
  • Receber e orientar pacientes
  • Confirmação de agendamento
  • Marcar e remarcar procedimentos
  • Realizar cobranças
  • Zelar pela qualidade do ambiente
  • Transmitir carisma
  • Organização documental e arquivamento
  • Ter conhecimentos em softwares de gestão

2) Serviços gerais

  • Garantir a limpeza e asseio de todas as áreas da clínica
  • Verificar a validade de equipamentos de segurança (extintores)
  • Orientar gerente quando da necessidade de ajustes na estrutura da clínica
  • Informar da necessidade de aquisição de materiais de limpeza

3) Office boy

  • Realizar serviços bancários
  • Realizar serviços de cartório
  • Auxiliar recepcionistas

 

4) Secretária / Instrumentadores (neste caso, talvez cada odontólogo necessite de um profissional)

  • Cuidar da agenda do odontólogo
  • Manter as fichas de atendimento de pacientes atualizadas
  • Gerir equipamentos e materiais de procedimentos
  • Realizar pedidos de materiais junto a fornecedores
  • Auxiliar o profissional durante o atendimento
  • Esterilizar os materiais para reutilização
  • Ter conhecimentos de programas de computador

5) Especialistas

  • Atendimento de clientes

6) Gerente

  • Gestão administrativa
  • Gestão de recursos humanos e departamento pessoal
  • Gestão de recursos físicos
  • Gestão financeira junto aos sócios
  • Gestão contábil junto ao contador

Por se tratar de uma área vinculada à saúde, é importante que o empresário se atente às exigências da legislação quanto a prevenção de acidentes, uso de vacinas e outras medidas. É necessário que todos os funcionários cumpram e se adequem aos procedimentos obrigatórios, devendo passar por constantes treinamentos, orientações e capacitações.

Os profissionais dessa área encontram-se expostos a diversos riscos na sua prática diária, sendo que, para minimizar, prevenir ou reduzir esses riscos, é necessária a adoção de medidas de precauções-padrão. As seguintes medidas devem ser adotadas na assistência d os pacientes:

a) Utilizar Equipamentos de Proteção Individual – EPIs.

b) Lavar as mãos antes e após o contato com o paciente e entre dois procedimentos realizados no mesmo paciente.

c) Manipular cuidadosamente o material perfuro-cortante.

d) Não reencapar, entortar, quebrar ou retirar as agulhas das seringas. Se o paciente precisar de complementação anestésica de uma única seringa, a agulha pode ser reencapada pela técnica de deslizar a agulha para dentro da tampa deixada sobre uma superfície (bandeja do instrumental ou mesa auxiliar).

e) Transferir os materiais e artigos, durante o trabalho a quatro mãos, com toda a atenção e, sempre que possível, utilizando-se uma bandeja.

f) Manter as caixas de descarte dispostas em locais visíveis e de fácil acesso e não preenchê-las acima do limite de 2/3 de sua capacidade total.

g) Efetuar o transporte dos resíduos com cautela para evitar acidentes.

h) Não afixar papéis em murais utilizando agulhas.

i) Descontaminar as superfícies com desinfetantes preconizados pelo Controle de Infecção, caso haja presença de sangue ou secreções potencialmente infectantes.

j) Submeter os artigos utilizados à limpeza, desinfecção e/ou esterilização, antes de serem utilizados em outro paciente.

k) Não tocar os olhos, nariz, boca, máscara ou cabelo durante a realização dos procedimentos ou manipulação de materiais orgânicos, assim como não se alimentar, beber ou fumar no consultório.

l) Manter os cuidados específicos na coleta e manipulação das amostras de sangue.

m) Durante os procedimentos (com luvas), não atender telefones, abrir portas usando a maçaneta nem tocar com as mãos em locais passíveis de contaminação.

Os profissionais que exercem a atividade em clínicas odontológicas, por estarem mais expostos, possuem um risco elevado de aquisição de doenças infecciosas, devendo estar devidamente imunizados. As vacinas mais importantes para os profissionais da Odontologia são contra hepatite B, influenza, tríplice viral e dupla tipo adulto. Essas vacinas devem ser preferencialmente administradas nos serviços públicos de saúde ou na rede credenciada para a garantia do esquema vacinal, do lote e da conservação adequada. Alguns procedimentos devem ser adotados a fim de minimizar os riscos físicos a que estão submetidos esses profissionais:

a) Utilizar protetores auriculares.

b) Usar óculos de proteção para os procedimentos odontológicos, o manuseio de equipamentos que possuem luz alógena e o laser.

c) Utilizar equipamentos de proteção radiológica, inclusive para os pacientes.

d) Manter o ambiente de trabalho com iluminação eficiente.

e) Proteger o compressor de ar com caixa acústica.

f) Tomar cuidado ao manusear os instrumentais com temperatura elevada.

g) Manter o ambiente arejado e ventilado, proporcionando bem-estar.

A exposição a agentes químicos (poeiras, névoas, vapores, gases, mercúrio, produtos químicos em geral e outros) também é uma preocupação dessa atividade. Os principais causadores desse risco são: amalgamadores, desinfetantes químicos (álcool, glutaraldeído, hipoclorito de sódio, ácido peracético, clorexidina, entre outros) e os gases medicinais (óxido nitroso e outros).

O risco químico pode ser minimizado utilizando-se dos seguintes procedimentos:

a) Limpar a sujidade do chão, utilizando pano umedecido para evitar poeiras.

b) Utilizar Equipamentos de Proteção Individual – EPIs (luvas, máscaras, óculos e avental impermeável) adequados para o manuseio de produtos químicos desinfetantes.

c) Usar EPI completo durante o atendimento ao paciente e disponibilizar óculos de proteção ao mesmo para evitar acidentes com produtos químicos.

d) Utilizar somente amalgamador de cápsulas.

e) Acondicionar os resíduos de amálgama em recipiente inquebrável, de paredes rígidas, contendo água suficiente para cobri-los, e encaminhá-los para coleta especial de resíduos contaminados.

f) Armazenar os produtos químicos de maneira correta e segura, conforme instruções do fabricante, para evitar acidentes.

g) Fazer manutenção preventiva das válvulas dos recipientes contendo gases medicinais.

Conclusão

A melhor maneira de contratar funcionários para a clínica odontológica e passar credibilidade, de modo a evitar um desagradável “turnover” e reter a nova equipe, é deixá-los saber o que eles podem esperar de seus novos empregadores e o que os gestores da clínica espera deles.

O ideal, nos dois primeiros dias em seu novo trabalho, é que cada novo membro da equipe dentária receba orientações gerais sobre todo o funcionamento da clínica. Isto é, eles precisam receber e assimilar todas informações sobre o escopo do trabalho, estrutura hierárquica, organograma, procedimentos e funções que deverão exercer na nova  empresa.

As orientações tendem a ser mais eficazes quando são fornecidos materiais de referência por escrito, como um manual do empregado, por exemplo. É necessária que haja orientação contínua para todo o pessoal, principalmente quando houverem mudanças na política ou em procedimentos internos ou externos da clínica. Isso, na maioria das vezes pode ser realizado durante uma reunião de pessoal.

Tópicos a serem considerados para orientação de um novo funcionário de sua clínica odontológica

  • Quais são as prioridades de sua função;
  • Para quem ele deve pedir informações e orientações;
  • Como preencher prontuários no sistema de dados e outras formas de cadastro e informações dos pacientes;
  • Quem será seu supervisor;
  • Quais outros funcionários o supervisionarão;
  • Quais os recursos estão disponíveis para eles (suprimentos, equipamentos, recursos financeiros, contratos, laboratórios, consulta, encaminhamento de pacientes);
  • Quais métodos de avaliação e os indicadores de performance que serão utilizados para medir sua atuação;
  • Quando as avaliações serão realizadas;
  • Padrões de conduta e desempenho;
  • Conteúdo de qualquer manual da clínica odontológica, procedimentos médicos ou mesmo do empregado;
  • Informações sobre o status social e econômico do público alvo que será atendido;
  • Qualquer formação intercultural necessária que se julgue necessário também fazer parte da sua orientação;

A ideia que deve ser a bússola orientadora no processo de contratação de funcionários para a clínica odontológica é o pensamento de longo prazo. Contratar o primeiro candidato que aceitar uma oferta de salário baixo é provavelmente uma “falsa economia”, especialmente se o novo contratado falhar na execução de seus trabalhos e desperdiçar tempo dos gestores clínicos devido a falta de habilidade em gerir sua própria função.

A falta de pacientes (clientes) e um baixo volume de negócios (novos pacientes ou vendas de novos tratamentos) pode ser ainda mais caro para uma clínica odontológica do que para outros segmentos corporativos. Por isso, Não há nada pior para sua clínica odontológica do que a alta rotatividade dos membros da equipe.

Uma alta rotatividade gera um atendimento confuso, falta de empatia entre equipe e pacientes e provavelmente os que sentirão mais a falta de organização serão seus pacientes, que não se sentirão acolhidos e procurarão, com certeza, seus concorrentes.

Pense nisso e dedique tempo para uma estratégia adequada de contratação de funcionários para sua clínica odontológica.

Boa sorte!

Fonte Referência: SEBRAE

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