A Contabilidade eficaz para sua clinica médica

Talvez você, como um empreendedor da área da saúde esteja pensando: “Eu sei que eu deveria ter um orçamento adequado e uma contabilidade eficaz para minha clínica médica, mas eu nunca consegui chegar nem perto disso”.  Será que Isso soa familiar?

Fique tranquilo, você não está sozinho meu caro doutor. Muitas clínicas médicas não conseguem estabelecer um orçamento adequado para sua gestão financeira, e algumas o fazem, porém, algum tempo depois nunca mais olham para ele novamente.

Infelizmente, empreendedores da área da saúde que não fazem um planejamento orçamentário e uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, estão a cada dia mais endividados e com a saúde financeira da clínica indo de mal a pior. A sobrecarga orçamentária parece muito alta e muitas vezes não sobra sequer dinheiro suficiente para os próprios médicos no final do mês.

A falta de uma contabilidade eficaz para sua clínica médica gera uma série de outros problemas, tais como:

  • Excesso ou falta de pessoal
  • Desperdício de suprimentos
  • Compras impróprias ou desnecessárias
  • Conflitos entre os médicos (sócios)
  • Pagamento indevido de impostos sobre o faturamento
  • Falta de reserva para contingencias e planos de melhorias
  • As vezes geram até desfalques

Infelizmente não se aprende a fazer uma contabilidade eficaz para sua clínica médica nas faculdades de medicina ou em residências nos hospitais. Porém, é uma habilidade que todo empreendedor deve desenvolver, e nada melhor do que o auxilio de uma assessoria contábil para facilitar este aprendizado.

A assessoria contábil será uma grande aliada de sua clínica médica e o ajudará a manter a saúde financeira do seu empreendimento totalmente estável. Os contadores especializados irão criar juntamente com você um planejamento tributário e um planejamento financeiro, com controles orçamentários que irão gerar diversos benefícios para sua clínica médica. Você terá mais disciplina em suas retiradas, em seus processos de compra de suprimentos, controle de estoque, contratação de pessoal, gastos com infraestrutura e muito mais. Isto resultará numa prática financeira mais saudável para o negócio, mitigando os problemas e aumentando a lucratividade do mesmo.

Por isso, ao falarmos sobre uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, pensamos em três passos que você pode dar para estabelecer um padrão de gestão voltado ao crescimento do negócio, Vamos lá? .

Passo 1: Controle as despesas adequadamente através de um bom planejamento financeiro

Muitos médicos não conhecem sequer os custos para que a prática diária de seu ofício seja eficiente e sua clínica médica mantenha um bom padrão de atendimento. Alguns não sabem nem como fazer uma planilha simples para criar um acompanhamento diário ou semanal de suas contas a pagar e contas a receber. Isto é um fato!

Então vamos lá! Comece mantendo o controle de onde você gasta o seu dinheiro. Se você conta com o apoio de uma assessoria contábil, felizmente você terá padrões de controles estabelecidos para as despesas. Esses controles estão estabelecidos no seu planejamento financeiro, possibilitando assim previsões para evitar sobrecargas de contas a pagar ao final de um período. Tendo esta visão de para onde está indo o seu dinheiro, você poderá inclusive modificar o planejamento financeiro caso seja necessário.

Embora você possa controlar as despesas sem um planejamento financeiro adequado para sua clínica médica, se você não tiver um bom planejamento realizado por profissionais especializados em contabilidade, você terá uma difícil (ou quase impossível) missão de visualizar e entender se o seu empreendimento é lucrativo ou não.

Por isso, fazer uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, deve fazer parte do seu modelo de negócios. Este planejamento deve ser realizado pelos profissionais designados por sua assessoria contábil contratada, com a participação de todos os sócios e gestores, para que todos tenham ciência e se portem de modo à que o planejamento seja um sucesso!

Importante: O planejamento financeiro deve ser analisado mensal, trimestral ou semestralmente, para que ações de contingência sejam tomadas caso necessário.

Passo 2: Use pontos de referência para criar o seu planejamento financeiro

O próximo passo para se ter uma contabilidade eficaz para sua clinica médica, é criar um plano de contas simples para identificar cada despesa e receita do empreendimento em seu planejamento financeiro.  O ideal é se criar categorias para cada tipo de despesa e cada tipo de receita e ajustá-las em seu plano de contas, para que sirvam como pontos de referência em futuras análises contábeis comparativas entre o seu planejamento financeiro e real situação financeira da clinica.

Provavelmente sua assessoria contábil já tenha um modelo padrão de plano de contas e um ponto de referência estabelecido para facilitar a integração de dados contábeis com o sistema contábil utilizado pela mesma. Assim o processo ganha em agilidade e segurança, pois se evita uma terceira digitação de dados, o que poderia incorrer em erros comuns de digitação, gerando dados não confiáveis.

Importante: Através do plano de contas, você pode criar uma linha de referência para seus relatórios financeiros anuais ou seu balanço. Todos os anos, é de suma importância a atualização dos dados de referência do período, para que os seus pontos de referência sempre reflitam a realidade financeira do negócio.

Passo 3: Regularmente compare a realidade financeira de sua clínica com o seu planejamento financeiro

Um planejamento financeiro não serve para nada se você não comparar periodicamente as finanças reais da sua clínica médica, com o seu plano orçamentário, para assim realizar alguns ajustes caso seja necessário.

Este tipo de avaliação comparativa é conhecido como “análise de variância.” Em uma análise de variância, você deve olhar para todos os números financeiros reais de sua clínica que estão dentro do estabelecido em seu planejamento financeiro, o quanto eles variam e por que razão. Realizar este tipo de análise e agir sobre o que você identificou com ela, orientando adequadamente a sua atenção para uma solução imediata da questão,  é o que faz ser muito útil a criação de um planejamento financeiro e consequentemente uma contabilidade eficaz para sua clínica médica.

Recomendamos uma analise de variância para a maioria das clinicas médicas, para que possíveis problemas sejam identificados antecipadamente e um plano de contingência seja colocado em prática. Assim, evita-se que a saúde financeira da clínica fique em risco e a estabilidade no negócio ameaçada.

Vamos a um exemplo prático de analise de variância:

Se os custos com horas extras dos funcionários das clínicas ou de médicos contratados estão subindo de forma demasiada, e os gestores querem descobrir isso antes do final do ano, uma análise de variância mensal pode ser muito para a maioria das clinicas, já que o número de dias (e às vezes o número de períodos de pagamento) varia a cada mês e algumas clínicas praticam formas de pagamentos distintas, tais como pagamentos trimestrais, semestrais e até anuais dessas horas extras.  Logo, o mais indicado seria uma análise trimestral, que tenderia a suavizar a variação estatística mensal, mostrando um cenário mais próximo da realidade, com menos falso-positivos para anormalidades.

Além da análise da variância trimestral, você também deve ajustar o seu orçamento a qualquer momento, prevendo ou provisionando possíveis mudanças, como no caso de um aumento de retiradas dos sócios ou algumas premiações extras por metas concretizadas para motivar seus os funcionários.

Como mencionado anteriormente, é melhor que sua assessoria contábil realize esta análise de variância. E quando uma análise revelar quaisquer estatísticas que variam de forma significativa a partir do planejamento financeiro, um contador responsável por sua empresa é quem irá explicar cuidadosamente os resultados obtidos com as análises aos sócios.

Importante: Apenas por segurança, é muito interessante que os sócios e gestores da clínica possam ocasionalmente realizar esta análise em conjunto com sua assessoria contábil. Assim, evita-se qualquer tipo de desconforto em relação aos resultados apresentados e se tem a ciência de todos em relação à realidade financeira do negócio.  

E por fim…

Um investimento realmente inteligente ao se pensar em empreender na área da saúde com a abertura de uma clínica médica é a contratação de uma assessoria contábil quando você estiver montando o seu plano de negócios, pois assim você terá um planejamento financeiro antes mesmo do empreendimento entrar em funcionamento.

Este tipo de investimento possibilitará que você tenha uma contabilidade eficaz para sua clínica médica, resultando em uma prática empreendedora de seu ofício mais suave, mais rentável e menos estressante para todos.

Nós da Proativa Contabilidade, somos especializados em contabilidade para clinicas médicas. Venha tomar um café conosco, vamos finalmente fazer o planejamento financeiro de sua clinica médica, para que você consiga ter realmente um diagnóstico adequado sobre a saúde financeira do seu tão sonhado empreendimento na área da saúde!

 

Um forte abraço e até muito breve!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *