Como controlar o custo fixo da sua clínica médica em 6 passos

O controle financeiro de uma clínica médica exige a distribuição das receitas, dos custos fixos e dos custos variáveis. Para controlar o custo fixo da sua clínica médica, é importante, antes de tudo entender as diferenças entre os custos fixos e variáveis e a necessidade de diferenciá-los.

Para entender melhor todos os custos da clínica médica e classificá-los em suas devidas contas, é preciso, antes de tudo, levantar todos os gastos em um período de tempo, sabendo que quanto maior o período, menor será a variação de custos, uma vez que existem despesas que aparecem em frequências diferenciadas, podendo ser semestrais ou anuais.

Com os dados em mãos, é hora de separar os custos pelos quais a empresa é responsável, mesmo que o ritmo e o volume sejam variáveis. Entre os custos fixos, podemos destacar as despesas de aluguel, limpeza, manutenção de equipamentos, telefonia e salários, entre outros.

Os custos variáveis são aqueles que estão diretamente relacionados ao volume de atendimento, da prestação de serviços. Assim, esses custos variam todos os meses. Eles podem estar relacionados à compra de materiais de uso e consumo, de medicamentos, de serviços contratados, ou seja, são todos os custos relacionados diretamente ao atendimento de clientes ou procedimentos médicos.

O que são os custos fixos?

Explicando de uma forma bastante simples, portanto, devemos colocar como custos fixos para uma clínica médica, todas as despesas que não possuem alteração, ou que tenham pequenas alterações, durante as atividades. Esses custos fixos também podem ser classificados como custos de estrutura, como o aluguel, que pode sofrer reajustes todos os anos, mas que permanece fixo todos os meses. Da mesma maneira é a folha de pagamento dos funcionários, que só apresenta um reajuste anual, não se alterando durante os meses do ano.

O que são os custos variáveis?

Por outro lado, os custos variáveis são aqueles diretamente ligados à atividade da clínica médica, sofrendo alterações todos os meses. Um bom exemplo é o uso de medicamentos e materiais de uso em curativos e cirurgias. Quanto mais se faz curativos, mais se gasta com esses materiais. Assim, o custo da clínica médica vai variar dependendo da quantidade de curativos feitos durante os meses. Mesmo que o atendimento de clientes não tenha variação de um mês para o outro, esses custos nunca serão fixos, porque dependem da quantidade de clientes atendidos em cada período de apuração dos resultados.

É preciso entender ainda que existem custos que, mesmo classificados como variáveis, podem ter uma parte que se enquadra nas duas categorias. Como exemplo numa clínica médica que possua uma sala de cirurgia, podemos destacar a energia elétrica: existe a parte que é usada na administração, que deve ser considerada como custo fixo, e a parte que é usada somente quando há cirurgias, considerada, portanto, um custo variável, já que está diretamente relacionada ao número de cirurgias praticadas.

As razões para controlar o custo fixo da sua clínica médica

Depois de diferenciados os custos fixos dos custos variáveis, vamos procurar entender as razões para fazer a distinção e para controlar o custo fixo da sua clínica médica.

A primeira razão para essa distinção é saber o quanto custa a manutenção mensal da clínica e preparar a reserva necessária para a possibilidade de períodos menos movimentados, quando a receita pode cair, enquanto esses custos continuam os mesmos.

Os custos variáveis são proporcionais ao atendimento, e sempre são cobertos pelo faturamento, mas os custos fixos independem do atendimento e do número de clientes em cada mês.

Isso pressupõe que a clínica médica deve ter sempre uma reserva financeira para continuar funcionando, haja ou não clientes.

A segunda e mais importante razão para controlar o custo fixo da sua clínica médica é a precificação dos serviços. O que precisamos entender, aqui, é que, quanto maior o número de atendimento, maiores também serão os custos variáveis.

Contudo, a quantidade de atendimento vai reduzir o impacto dos custos fixos sobre cada serviço ou atendimento prestado, já que estes não variam, seja com maior ou menor número de clientes.

Dessa forma, quanto maior o número de atendimentos, maior será a possibilidade de a clínica médica reduzir o valor de uma consulta ou de uma cirurgia, por exemplo, que vai custar menos para a empresa.

Vamos ver os passos que devem ser analisados para controlar o custo fixo de sua clínica médica:

Primeiro passo: fazer o levantamento de todos os custos

Em uma planilha de controle financeiro para clínicas médicas, é necessário fazer o levantamento de todos os custos (fixos e variáveis), separando-os pelas suas denominações e pelos meses utilizados para o levantamento. Nessa etapa, não é necessário ainda separar os custos fixos dos variáveis, apenas os números de cada mês.

Segundo passo: separar os valores mensais pelo seu volume

Os valores, agora, devem ser separados segundo o seu volume, desde que sejam próximos. Por exemplo, a conta de energia elétrica pode variar um pouco para mais ou para menos, mas mantém-se num valor constante

Terceiro passo: classificar as contas de custos

O terceiro passo é separar as contas entre os valores que são aproximados e aqueles que são esporádicos ou não constantes em cada um dos meses, colocando os aproximados como custos fixos e os inconstantes como variáveis.

Quarto passo: analisar cada uma das contas

Como a classificação deve espelhar a realidade, é hora de analisar cada uma das contas para saber se ela está ou não diretamente ligada ao atendimento. Por exemplo, custos de medicamentos podem ser constantes se o número de pacientes estiver constante, mas não devem ser considerados como fixos, já que o número de atendimento poderá variar de mês a mês.

Quinto passo: montar o plano de contas

Agora que está tudo separado, para controlar o custo fixo de sua clínica médica, é só montar o plano de contas de custos para que os próximos lançamentos sejam feitos de forma correta. Cada despesa deverá ser lançada no seu campo apropriado para que se tenha uma contabilidade dentro dos padrões.

Sexto passo: montar o fluxo de caixa

Por fim, para se controlar o custo fixo de sua clínica médica de forma adequada,  basta montar o fluxo de caixa com os valores obtidos com o levantamento realizado e fazer a projeção para os próximos meses.

Se os custos fixos se mostrarem muito altos, é de suma importância que se ajuste os mesmos ao volume de atendimento para se manter a eficiência da gestão e a saúde financeira da clínica.

Os gestores envolvidos no gerenciamento financeiro de uma clínica médica devem considerar mais do que apenas os custos fixos e variáveis e também apenas as receitas financeiras. Devem ter uma compreensão em profundidade de quanto custa para atender a um paciente (servir um cliente), bem como sua equipe está realizando suas tarefas de modo adequado.

Eficiências em ambas as áreas são necessárias para alcançar um resultado de satisfação máxima do paciente. Afinal, é disso que se trata uma gestão de sucesso.

Até a próxima!

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